設定收件者的拒絕選項

概覽

收件者拒絕簽署合約的功能可在帳戶或群組層級設定,且在啟用後,會有工具可用來關閉有關為何拒絕簽署合約的意見反應迴圈。

所有服務層級都能夠允許拒絕簽署以及擷取自訂原因。

定義您自己的拒絕簽署原因清單,以及在頁腳橫幅中顯示拒絕按鈕的選項,僅適用於服務的企業層級。


使用方式

當群組或帳戶啟用拒絕簽署合約的功能集時,eSign 頁面上的「選項」功能表中會插入「拒絕簽署」選項:

功能表中的拒絕

如果收件者選擇拒絕動作,他們將會看到預先定義的原因清單,和 (或) 供其自行輸入自訂拒絕原因的選項 (視功能集的設定方式而定):

拒絕簽署原因

合約一旦遭到拒絕即會取消,且合約的原建立者會收到通知。


活動和稽核報告項目

拒絕簽署合約的動作會記錄在兩處的交易記錄中:

  • 合約的「活動」記錄
  • 衍生自交易的「稽核報告」
拒絕 - 活動報告
活動報告

拒絕選項
審核報告

註解:

用於拒絕的註解只會顯示在「活動」清單上,不會顯示在「稽核報告」中。


重現拒絕的原因

拒絕簽署合約的原因可在合約的「活動」區段中檢閱 (如前所述),或藉由執行包含合約的報告來檢閱。

各項收件者資料後面會有「收件者拒絕原因」欄:

報告中的拒絕


設定選項

個人、商業和小型企業客戶可允許拒絕選項,但必須提供自訂原因。

  • 由於這些服務層級沒有原因清單可供使用,因此會擷取自訂原因
拒絕選項 - 商業層級

在服務的企業層級,「拒絕簽署原因」功能集包含五個可設定的選項。

  • 「允許簽署者拒絕簽署」是主要啟用切換開關,必須啟用才能存取另四個選項
拒絕選項


允許簽署者拒絕簽署

啟用這個最上層設定會插入一個選項,而大多數的收件者角色都可使用該選項拒絕簽署合約,並在過程中加以取消。

  • 被指派「認證收件者」角色的收件者會明確遭到排除,允許他們拒絕簽署的選項,必須由成功案例或支援人員個別設定。
拒絕選項


接受者:啟用拒絕按鈕

此選項啟用時,具有「接受者」角色的收件者會看到 Esign 頁面的頁腳上設定的「拒絕/接受」按鈕。

  • 「拒絕簽署」選項仍會包含在「選項」功能表中
頁腳中的拒絕按鈕


簽署者需要提供原因

「簽署者需要提供原因」選項啟用時,拒絕者會看到拒絕簽署的原因清單:

拒絕並提供原因

拒絕簽署的原因由帳戶/群組管理員所設定,至少須定義一個原因,否則將產生錯誤:

未提供原因而發生錯誤

若要建立新的拒絕簽署原因,請按一下加號圖示以顯示「建立」覆疊:

新增原因

定義拒絕簽署原因時需要三項要素:

  • 拒絕簽署原因名稱 - 原因記錄的名義名稱。
    • 提供該名稱以協助排序可能涉及多種語言的原因
  • 拒絕簽署原因文字 - 這是在「活動」記錄和報告欄位中插入的實際文字。
    • 原因文字長度限制在 255 字元以下
    • 收件者將在選取視窗中看到完整文字
  • 語言 - 只有當原因的語言值與簽署者環境中的語言值相符時,該原因才會呈現為選項。  如果您使用法語傳送合約,則只有標記為法語的原因可供選取
    • 如果簽署者使用的語言不與任何預先定義的原因相符,則可接受自訂原因

正確設定原因後,按一下「儲存」

所有簽署者都可立即使用該原因。

若要從清單「編輯」「刪除」原因,按一下原因以加以選取。

「編輯」或「刪除」動作會顯示在區段的左上方:

編輯或刪除原因


允許簽署者提供自訂原因

啟用自訂原因功能,可為收件者提供以其本身的用語手動輸入自訂原因的選項:

拒絕並提供自訂原因


顯示帳戶和群組之拒絕簽署原因的合併清單

只有在設定群組層級控制項時,才適用將帳戶層級與群組層級的拒絕簽署原因合併的選項。

使用此選項,可先在帳戶層級建立一組核心的通用拒絕簽署原因,然後在群組層級新增明確針對從該群組產生的內容而設計的專用原因。


注意事項...

控制項的「拒絕簽署原因」集會明確省略「認證收件者」角色。需要允許「認證收件者」拒絕簽署合約的客戶,必須洽詢其成功案例或支援聯絡人以啟用此選項。

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