概要
一括送信を使用すると、「親」テンプレート契約書を作成して、最大 1,000 件の「子」契約書を生成することができます。各子契約書は、親テンプレート契約書と同じファイル、フィールド、プロパティを使用しますが、個別に作成された契約書のプライバシーとセキュリティをすべて備えた独立した状態が維持されます。
一括送信では、受信者を手動で入力したり、CSV ファイルを使用して受信者の電子メールのリストをアップロードしたりできます。CSV ファイルを使用することで、送信者は、複数の受信者のサポート、役割の割り当て、認証オプション、および個々の契約書の作成時にパーソナライズできるデフォルトのフィールド値を提供するなどの、追加の機能を使用できます。
使用方法
一括送信機能がプライマリグループで有効になっているユーザーは、ホームページの「一括送信」タイルから機能にアクセスできます。
このインターフェイスを使用して、ファイルをアップロードし、親テンプレート契約書のベース文書を定義できます。すべての文書が、「一括送信」バッチで作成されたすべての子契約書に含まれます。
受信者の電子メールアドレスは、手動または CSV ファイルを使用して追加されます。手動で入力すると、各電子メールアドレスに、独自に生成された子契約書が送信されます。CSV を使用すると、CSV の各行が子契約書に適用されます。いずれの場合でも、個々の受信者は、他の契約書を表示することはできません。各契約書は、安全で個人的なものになります。
それぞれの子契約書は、「管理」ページの処理中／完了／キャンセル済み／期限切れフィルターを使用して、独自に管理することができます。
子契約書の生成に使用されるテンプレートは、「一括送信」テンプレートは、「一括送信」フィルターの「管理」ページで管理することができます。親テンプレートには、次の 3 つの重要な機能があります。
親テンプレートには、すべての子契約書のリストの「アクション」リストの概要表が含まれます。テーブルには、各ステータスの契約書の数が表示されます。概要テーブルをクリックすると、個々の子契約書の並べ替え可能なビューが開きます。
「アクション」リストにある「アクティビティレポートを表示」オプションでは、「文書実行レポート」が表示されます。このレポートには、ステータス別に、詳細で印刷可能な子契約書の概要が表示されます。
「フォームフィールドデータをダウンロード」アクティビティでは、親テンプレートによって作成されたすべての子契約書のフィールドデータがダウンロードされます。
ベストプラクティス
組織内での一括送信の使用方法を検討することをお勧めします。すべての個人ユーザーが一括契約書イベントを生成しないと想定される場合は、アカウントレベルでアクセスを無効にすることをお勧めします。これにより、すべてのグループで機能の無効化が継承されます。用途を特定できる特定のグループ（「人事」など）を明示的に有効にします。または、ユーザーを複数のグループに割り当てることができる場合は、一括送信ユーザーのプライマリグループとして機能する専用のグループを作成します。
CSV ファイルの読み込みを有効にすると、この機能の操作性が大幅に向上します。すべてのユーザーを手動で入力するやむを得ない理由がない限り、CSV ファイルのアップロードを有効にすることを強くお勧めします。
新しい一括送信エクスペリエンスを有効にします。従来の環境で使用されていた CSV ファイルは引き続き機能するため、再設定は不要です。新しいオプションを使用すると、この機能の使用方法が飛躍的に拡張されます。
設定
利用対象：
一括送信は、チームおよびエンタープライズライセンスプランでご使用いただけます。
設定範囲：
チーム版アカウントでは、一括送信は CSV アップロードオプションが有効な状態で、デフォルトで有効になっています。管理者インターフェイスで使用できるコントロールはありません。
エンタープライズライセンスアカウントでは、一括送信はアカウントレベルとグループレベルで有効にすることができます。
この機能のコントロールは、グローバル設定／一括送信に移動して評価できます。
設定可能なオプションは次のとおりです。
「一括送信」が有効になっている場合、「ホーム」タブにタイルが表示され、ユーザーは機能にアクセスできるようになります。
「ユーザーの複数グループ所属」が有効になっているアカウントでは、プライマリグループで機能が有効になっているユーザーのみがこの機能を利用できます。
「一括送信」が有効になっているグループメンバー（ユーザーのプライマリグループでは有効になっていない場合）では、タイルは表示されますが、インターフェイスへの接続は許可されません。
受信者リストを CSV ファイルにアップロードするオプションを使用することを強くお勧めします。
受信者リストを CSV ファイルとして作成すると、「宛先：」フィールドに直接電子メールを入力するよりも制御が効果的になり、可視性が高まります。
また、CSV には受信者の役割、認証オプション、およびフィールド値を定義するデータ列を含めることができ、契約書を個々の受信者に合わせてパーソナライズして、受信者のエクスペリエンスと完了率を向上させることができます。
有効にすると、「CSV を読み込み」リンクが「宛先：」フィールドの下に挿入されます。
有効にすると、グループ内のユーザーは新しい「一括送信」環境を使用できるようになります。
切り替えリンクが有効になると、ユーザーは必要に応じて従来のエクスペリエンスに戻すことができます。
新しい環境では、新しい CSV 機能がすべて有効になりますが、以前の CSV 形式との下位互換性は維持されます。そのため、CSV が従来の形式で作成されている場合でも、問題なく使用できます。
新しい環境が無効になっている場合、ユーザーは従来のインターフェイスにアクセスして、今まで通りに使用できます。
知っておくべきこと
- ユーザーが「一括送信」インターフェイスにアクセスできるようにするには、ユーザーのプライマリグループでこの機能を有効にする必要があります。
- 「一括送信」機能を使用して生成できるトランザクションの数は、サービスの階層に基づいて制限されます。
- エンタープライズ版およびビジネス版のお客様は、最大 1,000 件のトランザクションを生成できます。
- チーム用の高度な電子サイン機能付きの Acrobat Pro および Adobe Acrobat Sign Professional のお客様は、最大 50 件のトランザクションを生成できます。
- 高度な電子サイン機能を備えた Acrobat Pro では、最大 50 件のトランザクションを生成できます。
- 小規模企業／チーム用の体験版では、最大 5 件のトランザクションを生成できます。
- エンタープライズ用の体験版では、最大 3 件のトランザクションを生成できます。
