Adobe Acrobat Sign でメールやダウンロードに監査レポートを添付

Adobe Acrobat Sign が最終完了メールで配信される契約 PDF および管理ページからダウンロードされる PDF に監査レポートを追加するかどうかを制御します。

Acrobat Sign では、最終的な「署名が完了し、保管されました」電子メールで配信される契約書 PDF および管理ページからダウンロードされる契約書 PDF に監査レポートを追加することができます。これにより、署名済みドキュメントとその監査証跡が単一のファイルに結合され、記録管理が簡素化されますが、特に添付ファイルがメールで送信される場合、監査詳細の配布が拡大する可能性もあります。

はじめる前に

• この設定を構成するには、アカウント管理者またはグループ管理者である必要があります。
• 監査レポート添付ファイルを有効にする前に、組織が署名済み契約をメールでどのように配布するかを確認してください。
• 監査メタデータを外部の受信者と共有すべきかどうかを判断するために、データガバナンスポリシーをレビューしてください。

設定

監査レポートを文書に添付設定は、Acrobat Sign を通じて送信されるすべての契約書に適用されます。

利用対象：

• Acrobat Sign Solutions：サポート対象
• Acrobat Sign for Government：サポート対象
• Acrobat Standard および Acrobat Pro：未サポート

設定範囲：

監査レポートを添付は、アカウントレベルとグループレベルで設定できます。

• グループレベルの設定は、アカウントレベルの設定を上書きします。

デフォルト値：

• 監査レポートを「署名が完了し、保管されました」電子メールに添付：すべて。
• 管理ページからのダウンロード時、監査レポートを文書に添付：無効。

この機能にアクセスするには、管理者の設定メニューから、グローバル設定／監査レポートを文書に添付に移動します。

コントロール

• 監査レポートを「署名が完了し、保管されました」電子メールに添付
  • なし：最終メール添付ファイルと一緒に監査レポートを受信する人はいません。
  • 送信者のみ：送信者のみが、最終メール添付ファイルと一緒に監査レポートを受信します。
  • すべて（デフォルト）：最終メール添付ファイルのすべての受信者が監査レポートを受信します。

影響：受信者がメールと添付ファイルを転送できるため、この制御により完了時にメールで配信される内容が大幅に拡大する可能性があります。

• 管理ページからのダウンロード時、監査レポートを文書に添付
  • 有効：管理ページからのダウンロードには、監査レポートが末尾に追加された 1 つの PDF が含まれます。
  • 無効（デフォルト）：管理ページからのダウンロードには、契約コンテンツのみが含まれます。ユーザーは監査レポートを個別にダウンロードする必要があります。

使用方法

• メール制御は最終完了メール（「署名済みおよびファイル済み」）に適用されます。
• ダウンロード制御は、ユーザーが管理ページから契約をダウンロードする場合にのみ適用されます。
• いずれかのコントロールが有効になっている場合、Acrobat Sign で配信される（ダウンロードまたは電子メールに添付される）PDF の末尾に監査レポートが追加されます。
• 契約書がまだ処理中の場合、Acrobat Sign でダウンロードの時点で存在する暫定監査レポートが追加されます。

ベストプラクティス

• 受信者が完全な監査証跡を必要としない限り、メールによる監査レポート配布を制限してください。
• 管理ページのダウンロード制御を使用して、メール配布を自動的に拡大することなく内部記録管理をサポートしてください。
• 監査レポートを外部と共有することが組織のデータガバナンスポリシーと一致することを確認してください。

知っておくべきこと

• メール制御は、署名済み契約 PDF が最終完了メールに添付されている場合にのみ適用されます。
• 受信者はメール添付ファイルを転送できるため、監査レポートの配布が元の参加者を超えて拡大する可能性があります。