Microsoft Dynamics 365 オンプレミス向け Adobe Acrobat Sign：インストールガイド

管理ツール

Adobe Acrobat Sign サービスの価値を拡張するために管理者が一般的に使用するツール：

• 新規データマッピングの作成 – 「新しいデータマッピング」インターフェイスが開きます。
• 新規契約テンプレートを作成 – 「新規契約テンプレート」インターフェイスが開きます。
• ユーザーのアクセス権の変更 - 設定ガイドへのショートカットリンク - ユーザーの管理セクション

オプションの設定

• ユーザーの自動プロビジョニングを有効にする – この設定を有効にすると、Adobe Acrobat Sign エンティティへのアクセス権を与えられた新規ユーザーが初めて使用するときに、Adobe Acrobat Sign システム内のユーザーが自動的にプロビジョニングされます。  プロビジョニングは、ユーザー名ではなくユーザーの主な電子メールアドレスに基づいて行われます。この処理はバックグラウンドで実行されるので、ユーザーやアカウント管理者が作業することはありません。  

• 署名済み文書を契約書に添付エンティティ – このオプションを有効にすると、完成した文書の PDF コピーが Dynamics に返送され、契約書レコード（「メモ」セクション）に添付されます。  これは、Adobe Acrobat Sign サーバーに保持される正本のコピーとなります。
• 署名済み契約書への監査追跡の添付 – この設定を有効にすると、契約書が署名されて完成したときに、Adobe Acrobat Sign の監査追跡 PDF が契約書レコード（「メモ」セクション）に添付されます。 監査追跡には、契約書のイベント（表示、署名、委任など） 、これらのイベントの時系列、およびイベントが発生した場所の IP アドレスが明記されます。
• 監査証跡を添付 - 有効にすると、監査レポートが本契約レコードの［ノーツ］セクション内に個別のファイルとして添付されます。
  
• 文書のプレビュー画像を表示 – このオプションを有効にすると、レコードに署名済みの完成した文書の画像が添付されるので、PDF ファイルをダウンロードして開かなくても文書を簡単に閲覧できます。  この画像は、契約書レコードの一番下に表示されます。
• adobe_agreement エンティティに対するアクティビティフィードを有効にする - オンにすると、契約エンティティでアクティビティフィードが有効になります。
  

リソース

最も一般的なリソースのリスト：

• 設定ガイド – 本ドキュメント
• ユーザーガイド– ユーザーが契約書の送信と管理の基本的なワークフローを理解するためのガイド
• Dynamics ワークフローにおける Adobe Acrobat Sign – Adobe Acrobat Sign ワークフローアセットのガイド
• 最新のリリースノート – MS Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign の最新バージョンのリリースノート

データマッピングを使用すると、契約書生成プロセスを大幅に効率化でき、Dynamics CRM からフィールド値を直接取得することで、人為ミスなく文書のフィールドに適切な内容を設定できます。

また、マッピングによって、完成した契約書から新しいコンテンツを Dynamics に書き戻すことができます。これにより、手作業でデータを操作しなくても、CRM に有用な情報を入力できます。  

フォーム／テキストタグについての簡単な注記

マッピングを適切に行うには、CRM フィールドと Adobe Acrobat Sign フォームフィールドを論理的に関連付けられるように、フィールド名が定義されたフォームをあらかじめ作成しておく必要があります。 

シンプルなフォームを以下に示します。  フィールドは、ある程度の空間をあけて配置された中括弧のペア（フィールド幅を定義）と、フィールド名（中括弧の間の文字列）によって定義されます。 

テキストタグには、名前の値のほかに、検証、計算、正規表現などの追加の引数を含めることができます。 フォームの作成について詳しくはこちらを参照してください。フォームの作成方法を習得すると、署名プロセス中に取得するデータの品質が大幅に向上します。

フォームを PDF 形式で作成することもできます。

データマッピングテンプレートの定義

データマッピングを設定するためのアクセスポイントは 2 つあります。

1 つ目のオプション：Adobe Acrobat Sign／データマッピング

これにより、「データマッピング」ページが読み込まれます。このページには、既存のすべてのデータマップのリストが表示され、レビュー、編集または削除ができます。

• 左上の「+新規」をクリックして「新しいデータマッピング」ページにアクセスします。

2 つ目の方法では、管理者設定ページの新規データマッピングの作成リンクにアクセスします。

このリンクは、すべてのデータマップのリストではなく、「新しいデータマッピング」ページを直接開きます。

「新しいデータマッピング」ページの読み込みには時間がかかることがあります。「エンティティ」フィールドが展開されると、ページの読み込みが完了します。

1. データマップにわかりやすい名前を入力します。

2. このデータマッピングをこのエンティティのデフォルトのマッピングとして使用するかどうかを指定します。

3. ドロップダウンから、CRM の「エンティティ」を選択します。

• これにより、マッピングに使用できるフィールドは定義済みエンティティのみとなります。
• 1 つのエンティティに複数のデータマップを設定できます。
• エンティティの値を設定すると、その後変更することはできません。

エンティティの値を設定すると、「データマッピング」タブが表示されます。 フィールドマッピングツールにアクセスするには、このタブをクリックします。

Adobe Acrobat Sign フィールド名への Dynamics CRM フィールドの関連付け

これで、Dynamics CRM フィールド名と、先ほど定義した Adobe Acrobat Sign フォームフィールド名との間の関連付けを作成できるようになりました。 データマッピングは、データの流れに基づいて設定します。

• CRM データの Adobe Acrobat Sign 契約書へのマッピング - 定義されている Dynamics エンティティに関連付けられているフィールド値を使用して、フォームのフィールドにあらかじめ値が入力されます。
  • Adobe Acrobat Sign フォームフィールドに入力する代替 CRM フィールド値の「ハントグループ」を作成することができます。 非 Null 値が見つかり、挿入されるまで、グループの各メンバーが順番に試されます （以下を参照）。
• Adobe Acrobat Sign 契約書データの CRM データへのマッピング -（契約書が完成した後）署名プロセスを通して取得したフォームフィールド値を使用して、Dynamics エンティティの空のフィールドに値を入力します。
  • デフォルトでは、値が設定されている CRM フィールドには新しい値がプッシュされません。
  • この内容保護機能を上書きし、既存のフィールド値を署名済みフォームの新しい内容で置き換えるような関連付けをデータマップに定義することも可能です。

データタイプについて

Adobe Acrobat Sign データマッピングでは、以下のデータタイプがサポートされています。

• テキスト - テキストのフォームフィールドは、CRM の「1 行テキスト」としてサポートされています。
• ブール値（2 オプション） - CRM のブール値フィールドでは、チェックボックスがサポートされています。 

○ ブール値の CRM フィールドでドロップダウンまたはラジオボタンフォームフィールドが使用されている場合、CRM から Adobe Acrobat Sign へのマッピングに失敗することがあります。  Adobe Acrobat Sign から CRM へのマッピングは機能します。

• オプションセット - CRM のオプションセットフィールドでは、ドロップダウンリストおよびラジオボタンフォームフィールドがサポートされています。

フィールドの関連付け（CRM データから Adobe Acrobat Sign 契約書）：

• 属性ドロップダウンから CRM フィールドを選択します。
• 「契約書フィールド」入力ボックスに、Adobe Acrobat Sign フォームフィールド名を入力します。
• （オプション）これらのフィールドマッピングを Adobe Acrobat Sign から CRM の方向にも関連付ける場合は、「逆方向のマッピングを追加」チェックボックスをオンにします。
• （オプション）CRM フィールドの既存の内容を無視して、Adobe Acrobat Sign フィールドの新しい内容をフィールドに強制的に入力する場合は、「上書き」チェックボックスをオンにします。
• 「追加」をクリックします。

新しいフィールドの関連付けは数秒で処理され、設定の下に関連付けが表示されます。  

逆方向の追加を選択した場合は、「Adobe Acrobat Sign から CRM」 設定フィールドの下にも新しい関連付けが表示されます。 

内容保護の「上書き」を選択した場合は、関連付けレコードに上書きすることが示されます。

フィールドの関連付け（Adobe Acrobat Sign 契約書から CRM データ）：

Adobe から CRM に個別にマッピングを作成する方法は上記と同じですが、「逆方向のマッピングを追加」するオプションはありません。

マッピングされた関連付けの削除

次の方法に従って、1 つ以上のマッピングされた関連付けを削除できます。

• レコードの左側のチェックボックスをオンにして、削除するレコードを選択します
• リストの右上にある詳細コマンドアイコンをクリックして、「削除」を選択します

代替フィールドマッピング関係（ハントグループ）

複数の CRM フィールドのいずれかから値を入力するフィールドを Adobe Acrobat Sign フォームに定義する場合は、CRM 属性の順序付きリスト（ハントグループ）を作成して、Adobe Acrobat Sign フィールドに入力する値を順番に探すことができます。

例えば、CRM フィールド「名」と CRM フィールド「フリガナ（名）」の両方を FName というフォームフィールドにマッピングすることができます。  アプリケーションは、最初に「名」フィールドの内容をフィールドに入力しようと試みます。内容が見つからない場合、Adobe Acrobat Sign は「フリガナ（名）」フィールドの内容を使用します。  ハントグループ内のどの要素にも内容が見つからない場合、フィールドは空のままになります。

ハントグループを定義するには、次の手順に従います。

• 優先順位が最も高い CRM 属性と Adobe Acrobat Sign フォームフィールド名との間に CRM から Adobe Acrobat Sign への関連付けを作成します。
• 最初のレコードを作成したら、CRM 属性を 2 番目の CRM 属性に変えてその関連付けを追加します。 

• 代替マッピングを作成するかどうかを尋ねられたら、「OK」をクリックします。

システムでレコードが更新されたら、レコードのエンティティ属性の前に接頭辞が追加されます。

• 主な属性／デフォルト属性の前には、# が追加されます。   このフィールドは、内容が最初に確認されるフィールドです。
• 次の関連付けには、1 から N の番号が付けられます。 最初の代替フィールド関連付けは「(1)」と表示され、常に最初に確認される代替フィールドとなります。  「(2)」は 2 番目の代替フィールドとなります。3 番目以降も同様です。 

関係するエンティティへの添付ファイルの追加

契約書への署名が終わり、契約書が完成したら、Adobe Acrobat Sign は文書および署名プロセスの監査追跡の PDF コピーを生成します。  これらの文書を、テンプレートの親エンティティに関連する他の任意の CRM エンティティに PDF で添付することができます。

テンプレートページの「署名済みの契約書と監査追跡を CRM エンティティにマッピング」セクションでは、ドロップダウンから 3 つの文書タイプを使用できます。

• 「署名済み PDF」 - 署名済み文書のテキスト全体です。 これは、Adobe Acrobat Sign サーバーに保持される正本のコピーです。
• 監査証跡 - すべての主なイベント（署名や委任など）および関連付けられているメタデータ（時刻／日付、IP アドレスなど）。
• 結合 PDF - 両方の文書が 1 つの PDF に結合されて添付されます。

1 つ以上のファイルを任意の関連エンティティに添付できますが、これらは個別に明示的にマッピングする必要があります。

添付ファイルをマッピングするには、次の手順に従います。

• ドキュメントの種類ドロップダウンから必要な種類を選択します。
• 「CRM レコードに添付」ドロップダウンリストを使用して、文書をプッシュするエンティティを選択します。
  • 親エンティティに対して関連付けが定義されているエンティティのみが一覧表示されます。
• 「追加」をクリックします。

添付関係が設定の下に一覧表示されます。

添付ファイルの削除

添付レコードを削除するには、次の手順に従います。

• レコードの左側のチェックボックスをオンにして、削除するレコードを選択します
• 詳細コマンドアイコンをクリックして、「削除」オプションを選択します

Dynamics 環境内の Adobe Acrobat Sign 管理者は、契約テンプレートを作成し、そのテンプレートの中で大部分の契約書フィールドを事前設定したり、ファイルを添付したり、その契約書を関連するデータマッピングに結び付けたりできます。

契約テンプレートは Dynamics のエンティティに結び付けられ、「アクティブ」というフラグが付けられると、そのエンティティから送信される契約書で利用できるようになります。

データマッピングと同じように、新規の契約テンプレートを設定するためのアクセスポイントは 2 つあります。

1 つ目のオプション：Adobe Acrobat Sign／契約テンプレート

これにより、契約テンプレートページが読み込まれます。このページには、既存のすべてのテンプレートのリストが表示され、レビュー、編集または削除ができます。

• 画面左上の「+新規」をクリックして、新規テンプレートの作成を開始します。

2 つ目の方法では、管理者設定ページの「新規契約テンプレートを作成」リンクにアクセスします。

このリンクは、すべての契約テンプレートのリストではなく、新規契約テンプレートページを直接開きます。

新規契約テンプレートページが開くと、

• ユーザーがいつ使用すべきかわかるように、テンプレートに対してわかりやすい名前を入力できます
• テンプレートを関連付ける必要があるエンティティを確認できます
  • エンティティは後から変更できません
  • エンティティを選択すると、テンプレートが保存され、完全な契約テンプレートが読み込まれます

契約テンプレートには 4 つのタブがあり、それぞれで次の編集可能な値を設定できます。

• テンプレートの詳細 – 主要なオブジェクト間の関係と、テンプレートがアクティブかどうかを定義します。
• 受信者 – テンプレートに対して事前設定された署名パスを許可します。
• 契約書の詳細 - 個々の契約書の要素が含まれます。
  
• 関連 – 関連するオブジェクトのリスト

テンプレートの詳細

テンプレートの詳細には、このテンプレートのテンプレート、エンティティ、データマップの関係が表示されます。

テンプレートの名前は、一番上に大きなフォントで表示されます。

• テンプレート名 - テンプレートの名前です。 これは、ページ上部に表示される名前と同じです。
• 主エンティティ - テンプレートは、Dynamics 内の単一のエンティティに結び付けられます。 宣言されたエンティティのみがこのテンプレートを表示します。
  • 契約書を作成すると、この値はロックされます。
• データマッピング - このフィールドは、テンプレートにバインドされているデータマップの名前を示します。

• アクティブ - このチェックボックスは、ユーザーが主エンティティから送信する場合にテンプレートを選択できるかどうかを指定します。
• ワンクリック送信 - この設定を有効にした場合、テンプレートを選択すると、自動的に契約書が送信されます。 
  • 例えば  、  連絡先が主エンティティとして指定された NDA テンプレートがあり、「受信者」セクションが連絡先の電子メールを読み込むように設定されているとします。
    • 送信者は、送信先の取引先担当者から NDA テンプレートを選択するだけです。 設定フェーズはスキップされ、テンプレートの選択以外の操作をおこなうことなく契約書が送信されます。
    • 受信者が設定されていない場合、ワンクリックは無視され、契約書を手動で設定する必要があります。

受信者

「受信者」セクションには、テンプレートに対して事前設定する受信者のリストと署名の順序が表示されます。

受信者 - ウィンドウの右上にある新しい受信者アイコンをクリックして、テンプレート内に受信者リストをハードコーディングできます。  設定オプションを示すポップダウンが表示されます。

• 契約書を設定する場合、デフォルトでは受信者リストは空のままになっており、送信者が手動で入力します。
• デフォルトの受信者を追加するには、「新しい受信者」をクリックして、「主エンティティから作成」を有効にして、デフォルト値を保存することによって、明示的におこなう必要があります。

• 「デフォルトの確認を上書き」オプションを選択すると、（「セキュリティ」セクションで設定される）デフォルトの確認方法を回避して、この受信者に対してのみ別の確認方法を適用できます。

• 追加の受信者（内部の副署プロセスなど）や、署名プロセスに関与しない受信者を追加する場合は、「主エンティティから作成」チェックボックスをオフにして、受信者を定義します。 最終版の文書の管理のみをおこなう CC 送信先のチームに適したオプションです。

契約書の詳細

「契約書の詳細」セクションには、次の 4 つのセクションが含まれています。

• メッセージの詳細 -各受信者に対して「署名してください」電子メールに表示される契約書名とグローバルメッセージ
• 添付ファイル - 署名用に送信されるファイル
  
• 契約オプション - 契約書を設定するためのオプション
  
• セキュリティオプション - パスワードで PDF をセキュリティ保護するオプション

メッセージの詳細

• 契約名 - 契約名は主に通知で利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートテキストでは小さなフォントで表示されます（以下の黄色でハイライトされた部分）。
• メッセージ - メッセージフィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドであり、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます（以下の緑色でハイライトされた部分）。

ファイルを添付

このセクションでは、契約書にあらかじめファイルを添付できます。  例えば、NDA のテンプレートを作成する場合、テンプレートに直接会社の NDA ファイルを添付すると、送信者はファイルを添付する必要がなくなります。

契約オプション：

• 送信前に署名をプレビューして位置を設定 - このチェックボックスをオンにすると、送信者がフォームフィールドを配置できるように、契約書でオーサリング環境が自動的に表示されます。
• 契約書の有効期限 - このチェックボックスをオンにすると、契約書が期限切れとなる終了日が契約書に定義されます。
  • 期限切れ までの 日数 - 「契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
• 署名後のランディングページを追加 - 有効にすると、受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
  • 署名後のランディングページ - このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL が表示されます。
  • リダイレクトの遅延秒数 - ランディングページに受信者がルーティングされるまでのリダイレクト遅延時間を秒単位で定義します。
    
• 対面署名を要求 - 署名者が電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレット上で署名する必要がある場合、送信者はこのオプションを使用して署名をホストできます。
• 自分の署名を要求 – 送信者が署名プロセスに参加する場合に使用します。
  • 送信者は最初か最後に署名するか、唯一の署名者である必要があります。
  • 署名順序は入力した順序になります。

• 署名順序 - 文書に署名する 2 つのワークフローからいずれかを選択します。
  • 任意の順序では、すべての署名者に一斉に通知が送信され、他の署名者が署名するのを待たずに署名できます。
  • 入力した順序では、契約書で署名者を定義した順序に基づいて、順番に署名プロセスが実行されます。
• 署名タイプ - 文書に署名する形式を選択します。
  • 電子サイン - 契約書を電子メールで送信し、受信者が電子的に署名します。
  • 手書き - 電子メールで文書を送信しますが、署名者は文書を印刷して手書きで署名します。 その後、同じ電子メールのリンクを使用して、文書を Adobe Acrobat Sign システムにアップロードする必要があります。
• 受信者のリマインダーをスケジュール - トランザクションのリマインダーサイクルを定義します。  リマインダーは、現在の受信者に対して、毎日または毎週送信するように設定できます。
• 署名言語 - この設定は、契約書が署名者に送信されるときの使用言語を定義します。  署名者に対するすべての電子メールおよび画面上のプロンプト／指示は、選択した言語になります。

セキュリティオプション

このセクションでは、受信者のデフォルトの確認方法と、最終版の PDF 文書のオプションのパスワードを定義します。

• 署名された PDF を開くためのパスワードを設定 - 最終的な文書に不正にアクセスされないようにパスワードを設定する場合にこの設定を有効にします。
• ID 確認 - 受信者を認証するための 2 要素確認を定義します。
  • 電子メール – 2 要素確認は適用されません。
  • パスワード - 標準的な英数字のパスワードフィールド。 パスワードを使用する場合、送信者は、別途、署名者にパスワードを伝える必要があります。
  • ナレッジベース   - ナレッジベース認証では、公開データベースを使用して、署名者の過去についていくつか質問をおこない、署名者の身元を確認します。
  • Web ID - ソーシャルメディアを使用して、2 つ目の認証を適用します。

Hub ダッシュボードは、ユーザーと関連付けられた契約書の図説的なレポートを提供します。

レポートを使用すると、各要素を掘り下げ、そのデータサブセットに固有の新しいグラフを作成できます。

ページはデフォルトセクション 3 つに分割されます。

• ステータス別の契約書
• 月別の契約状況
• 今週送信された契約書 

契約書セクションでは、契約書の完全なリストと、メタデータ（ステータス、作成日、署名日など）で契約書を並べ替えられる機能を提供します。

また、必要に応じて新しい契約書を作成できます。

データマッピングへのアクセス権を持つユーザーは、既存のデータマッピングを並べ替え、レビュー、編集できます。

新しいデータマップも作成できます。

テンプレートにアクセスできるシステム権限を持つユーザーは、既存のテンプレートをレビュー、並べ替え、編集できます。

新しい契約テンプレートも作成できます。

Dynamics 管理者は、Adobe Acrobat Sign 統合に関する管理者レベルの設定にアクセスして編集できます。

Adobe Acrobat Sign パッケージには、契約書を関連付けられる組み込みの CRM エンティティがいくつか含まれています。

• 取引先担当者
• 取引先企業
• 潜在顧客
• 営業案件
• 見積もり
• 請求書
• 受注
• 契約

次の簡単な手順に従って、これらにカスタムの CRM エンティティ（またはその他の組み込みの CRM エンティティ）を追加できます。

この例では、「顧客」というカスタムの CRM エンティティがあるとします。

• 設定／カスタマイズに移動します。

カスタマイズページが読み込まれます。

• 「システムのカスタマイズ」オプションをクリックします。

別ウィンドウに 既定のソリューションページが表示されます。

左側のレールの「コンポーネント」で、次の操作を行います。

• 「エンティティ」リストを展開します。
• カスタムエンティティ（この場合は「顧客）」を検索して、展開します。
• エンティティの名前をシングルクリックすると、フィールドおよびコントロールが表示されます。

• 「名前」フィールドから値をコピーします（この例では、値は「new_customer」です）。 
  • これは、カスタムエンティティの内部システム名です。
• カスタムエンティティの「1:N の関連付け」に移動します。
  • 「新しい一対多関連付け」ボタンをクリックします。

新しい 「関連付け」​​ウィンドウが表示されます。

新しい関連付けを作成するには、次の手順に従います。

1. 「関連エンティティ」フィールドで「契約」を選択します。
   • 「名前」フィールドの表示が、{entityName}_adobe_agreement に変わります。 

     2. カスタムエンティティの名前（この例では「new_customer」）を「表示名」フィールドに貼り付けます。

• 「名前」フィールドの値が、「new_」 + {entityName} + 「Id」に変わります。 （new_new_customerID）。

    3. 「保存して閉じ」をクリックします。

• 関連付けウィンドウが閉じます。
• 「1:N の関連付け」ページ上部の「すべてのカスタマイズの公開」をクリックします。