Adobe Acrobat Sign のデータガバナンス

設定可能な保持ポリシーを使用して、Adobe Acrobat Sign での、契約書と関連データの保持期間を自動的に管理します。

Adobe Acrobat Sign のデータガバナンスにより、管理者は、定義された保持期間を過ぎると、Acrobat Sign システムから契約書と関連データを自動的に削除できます。これにより、組織は保存データを削減し、コンプライアンス要件を満たし、手動でのクリーンアップなしに契約書のライフサイクルを管理できます。

データガバナンスは、契約書が最終的なシステム状態に達した後にのみ開始される遅延トリガーとして機能します。

保持ポリシーは、契約書が完了、キャンセル、または期限切れなどの終了状態に達した後に適用されます。トリガーされると、ポリシーは契約書と関連データが完全に削除される前に保持される期間を定義します。

データガバナンスの仕組み

データガバナンスは、次のような、トリガーベースのモデルに従います。

• 契約書は、Acrobat Sign が契約書を完了、キャンセル、または期限切れとして記録したときにターミナル状態に達します。
• 保持ルールは、Acrobat Sign が契約書をターミナル状態で記録したときに適用されます。
• ルールは、契約書と関連データが削除される前に保持される期間を定義します。
• 新しくターミナル状態になった契約書に対して、一度に 1 つの保持ルールのみがアクティブになります。新しいルールが作成されると、それがアクティブなルールになり、将来終了状態に達するすべての契約書に適用されます。以前にアクティブだったルールは、すでに割り当てられた契約書に引き続き適用され、無効にする必要はありません。

保持ルールは、契約書が終了状態に達した時点で送信ユーザーが属するプライマリグループから採用されます。契約書が完了する前にユーザーがプライマリグループを変更した場合、新しいグループの保持ルールが適用されます。

保持期間は、契約書が終了状態で記録された時点から設定された期間に基づいて適用されます。ターミナル状態の処理が最大 12 時間遅延する場合があるので、保持期間の開始が遅れる場合があります。

終了状態のタイミングがデータガバナンスに与える影響

データガバナンスポリシーは、契約書が完了、キャンセル、または期限切れなどの終了状態に達した後にのみ開始されます。

システムのパフォーマンスを最適化するために、Acrobat Sign は、契約書を処理したサーバーに基づいて、オフピーク時間中にターミナル状態イベントを処理します。オフピーク時間は、サーバーのローカルタイムゾーンで午後 7 時～午前 7 時です。

契約書がピーク時間中に終了条件に達した場合、イベントはキューに入れられ、次のオフピークウィンドウ中に処理されます。これにより、最終的なステータス更新が最大 12 時間遅延する場合があります。

この処理期間中：

• 契約は、管理ページと API 応答の両方で、以前の状態である「進行中」のままになります。
• 受信者は契約に署名できなくなり、アクセスしようとするとエラーが表示されます。
• 有効期限が保留中の契約書の場合、送信者は、この期間中に有効期限を更新して署名期間を延長できます。
• 処理が完了するまで、終了イベントは監査レポートに記録されません。

データガバナンスポリシーは契約書が最終状態に達した後にのみトリガーされるため、処理の遅延は保持期間の開始も遅らせます。

使用方法

組織は、データガバナンスを次の目的で使用します。

• 定義された期間後に完了または非アクティブな契約を自動的に削除する。
• 保存される契約書データの量を削減する。
• 内部コンプライアンスポリシーと文書保持を整合させる。
• 手動介入なしでデータライフサイクルを管理する。

契約書が終了状態に達したときに保持ルールが定義されていない場合、削除日付は割り当てられません。契約書は手動で削除されるか、GDPR ツールを介して削除されるまでシステムに残ります。

削除できるもの

保持ルールは、ルールが実行されるときに削除される、次のようなデータを定義します。

• 契約書文書。
• 監査レポート。
• トランザクション中に収集された関連する個人データ。
• 署名者の ID レポートを生成する認証方法を使用する契約書の場合、そのレポートは個人データの一部として削除されます。

監査および個人データは、少なくとも本契約書と同じ期間保持する必要があり、必要に応じてより長く保持するように設定することができます。

知っておくべきこと

• 保持ルールは、契約書が作成されたときではなく、契約書がターミナル状態に到達したときに適用されます。
• 契約書が終了状態になった時点で、1 つの保持ルールのみが適用されます。
• 保持ルールは、契約書がターミナル状態に達した時点で送信ユーザーが属するグループに基づいて決まります。
• 契約書が完了する前にユーザーがグループを変更した場合、新しいグループのルールが適用されます。
• ピーク時には終了状態の処理が最大 12 時間遅延する可能性があり、保持ポリシーの開始が遅れます。
• 保持ルールが定義されていない場合、契約書は手動で削除されるか、他のプロセスを通じて削除されるまで保持されます。

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