Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign：ユーザーガイド

最終更新日 : 2024年4月30日

概要

Adobe Acrobat Sign と Microsoft Dynamics を統合することで、フォームや契約書など任意の文書の署名を取得するためのプラグ＆プレイソリューションが提供されます。 Dynamics 365 CRM 向け Acrobat Sign の統合には、次のような利点があります。

取引先担当者、取引先企業、潜在顧客、商談、受注、請求書、見積もり、契約や任意のカスタム CRM エンティティなど、管理者が定義した CRM レコードに Acrobat Sign 機能が組み込まれています。
Dynamics から契約書をすぐに送信できるため、見積もりから現金化までのプロセス全体を高速化できます。
取引先企業や取引先担当者などの Dynamics のエンティティからのデータを契約書に結合し、署名プロセス中に署名者から収集したデータを Dynamics に自動的に返送できます。
Sales Hub（Dynamics 365 バージョン 9.0 以降で利用可能）からモバイルデバイスで有効にすることができます。
受信者がいつでもどこでも、どのデバイスからでも署名できる柔軟性があります。
Dynamics 内から、署名用に送信された文書をトラックできます。
プロセス全体を通して、手作業が必要なくなります。

『Microsoft Dynamics オンライン向け Adobe Acrobat Sign：ユーザーガイド』では、Microsoft Dynamics 向け Adobe Acrobat Sign 統合（オンラインバージョン 9.0 以降）の使用方法について説明します。次の手順について説明しています。

Microsoft Dynamics CRM 環境内で Acrobat Sign にアクセス
契約書を署名用に送信
Acrobat Sign ハブを使用して契約を表示および管理
契約書ステータスを確認
ステータスを更新、リマインダーを送信、契約書をキャンセル

Acrobat Sign にアクセス

Acrobat Sign は Dynamics 管理者がインストールし、アクセス権はセキュリティロールによって付与されます。

Acrobat Sign のホームページでは、重要な機能にアクセスできます。

「ようこそ」バナーには「詳細情報」へのリンクがあり、ユーザーガイド（このマニュアル）が開きます。このリンクは、ユーザーが契約書の作成を開始するまで使用できます。

契約書を作成すると、ようこそメッセージと「詳細情報」リンクは契約書フィルターへのリンクで置き換えられます。

次のオプションを使用して、現在の契約書を表示したり、新しい契約書を署名用に送信したりできます。

処理中の契約書 - ユーザーが作成し、現在処理中のすべての契約書の一覧を表示します。
あなたの処理待ち - 受信者の対応を待っている契約書の一覧を表示します。
署名を依頼 - 新しい契約を作成し、署名用に送信できます。

メモ：メインページに Acrobat Sign のオプションが表示されない場合、Dynamics 管理者に連絡してユーザーアクセス権を依頼してください。

Microsoft Dynamics の管理者は、ホームページで次の管理ツールにアクセスできます。

データマッピングを作成 - データマッピング作成ページへのショートカット
再利用可能なテンプレートを作成 - 契約書テンプレート作成ページへのショートカット
ユーザーアクセスを許可 - インストールガイドの「セキュリティロール」セクションへのショートカット

ニュース、警告、エラーメッセージを表示

Acrobat Sign のホームページには、ニュースや警告、エラーが表示されます（該当する場合）。メッセージの詳細を表示したり、メッセージを閉じることができます。

契約書を署名用に送信

次のいずれかの方法で、署名用の契約書を作成して送信できます。

Dynamics エンティティから
+（新規）メニューから
契約書ページから

Dynamics エンティティから契約書を送信するには：

Dynamics CRM 内のエンティティレコード（商談や取引先企業など）に移動し、選択して開きます。

トップメニューから、（詳細コマンドメニュー）／署名を依頼を選択します。

エンティティレコードが新しい契約書として開きます。

表示される新しい契約書ページで、次の手順に従って契約書の詳細を設定します。

「受信者」で、次の操作を行います。

1 人以上の署名者を追加するには、「+ 受信者を追加」を選択します。
表示されるクイック作成：受信者ダイアログで、次の操作を行います。
1. 「受信者タイプ」フィールドで、次のいずれかの受信者タイプを選択します。
  新規 – Dynamics で定義されていない受信者
  取引先担当者 – Dynamics で取引先担当者エンティティとして定義されている受信者
  潜在顧客 – Dynamics で潜在顧客として定義されている受信者
  ユーザー – Dynamics 環境の内部ユーザー
2. 新しい受信者の場合は、受信者のフルネーム、電子メールアドレス、役割を入力します。
3. 必要に応じて、本人確認方法を指定します。
4. 完了したら、「保存して閉じる」を選択します。
署名者として自分自身を含めるには、「+ 自分を追加」を選択します。自分のユーザー詳細を含む受信者行が追加されます。
「受信者の役割」フィールドで、受信者ごとに次のいずれかの役割を選択します。
- 署名者（デフォルト）：署名者は、契約書に 1 つ以上の署名を行う必要があります。
- 承認者：承認者は契約書に署名する必要はありません（ただし、署名フィールドが配置されている場合は署名することができます）が、契約書を「承認」する必要があります。承認イベントは、ログに記録されます。
- CC：CC（カーボンコピー）に指定した関係者は、契約書の通知プロセスに含まれますが、契約書や署名サイクルに関与することはありません。
「認証」フィールドで、各受信者に対して次のいずれかの認証方法を選択します。
- 電子メール：デフォルト値。受信者は電子メールのリンクから契約書にアクセスする必要があります。
- Acrobat Sign：受信者は Adobe ID システムで認証する必要があります。送信者のみが署名する契約書は、「本人確認」を「Acrobat Sign」に設定する必要があります。
- 電話：入力する必要のあるコードを含むメッセージが受信者に送信されます。送信者は、受信者の設定時に受信者の電話番号を入力する必要があります。
- パスワード：送信者は、受信者が本人であることを確認できるように、別途パスワード情報を受信者に知らせる必要があります。
- ナレッジベース：米国内のユーザーは、受信者の公開情報（およびオプションで米国社会保障番号）を確認して一連の質問をすることができます。
受信者の署名順序を設定するには、「署名順序」チェックボックスをオンにします。契約書は、「受信者」セクション内の順序で受信者に送信されます。
受信者の署名順序を変更するには、受信者の行の「署名順序」フィールドを選択して、順序を示す値を編集します。他の受信者の順序は自動的に調整されます。
完了したら、「保存」を選択します。

「ファイル」セクションで「+ ファイルを追加」を選択し、次のいずれかの場所から必要なファイルを選択します。

マイコンピューター。
テンプレート：Acrobat Sign アカウントにアップロードされたテンプレートにアクセスできます。
Acrobat Sign ライブラリからファイルを添付：新しい契約書を作成するときにのみ使用できます。テンプレートを作成するときには使用できません。管理者のみがライブラリに文書を追加できます。

メモ：添付されたすべてのファイルは、署名プロセス用に 1 つの PDF に結合されます。文書の順序は、「添付ファイル」セクションで指定した順序になります。ドキュメントの順序を変更するには、順序フィールドを選択し、ドキュメント番号を手動で更新します。

「メッセージ」セクションで、次のフィールドに入力します。

件名 – 「件名」は主に通知プロセスで利用されます。電子メールの件名の行に表示されるほか、電子メール本文では太字で、ボイラープレートテキストでは小さなフォントで表示されます（以下の黄色でハイライトされた部分）。
メッセージ – 「メッセージ」フィールドは自由に入力可能なプレーンテキストのフィールドで、署名者に対する任意のメッセージや指示を挿入できます（以下の緑色でハイライトされた部分）。

「オプション」セクションでは、必要に応じて次の設定を有効にできます。

送信前に署名をプレビューして位置を設定：フォームフィールドを配置できるように、契約書を自動的にオーサリングモードで開きます。
完了期限：契約書の終了日を設定します。
契約期限切れまでの日数：「契約書の有効期限」機能が有効になっている場合に、契約書に署名可能な残り日数を定義します。
対面署名を要求：受信者は、電子メールを使用せずに、送信者のローカルシステムまたはタブレットで直接署名する必要があります。

注意：KBA、Adobe Sign、電話認証では、お使いのブラウザーでサードパーティの Cookie を有効にする必要があります。

署名後のランディングページを追加：受信者が契約書の操作を完了した後にリダイレクトされる URL を指定できます。
署名後のランディングページ：このフィールドには、「署名後のランディングページを追加」が有効な場合に、受信者をリダイレクトするページの URL を入力します。
リダイレクトの遅延秒数：この設定は、署名の適用後、指定したランディングページに受信者がリダイレクトされるまでの遅延時間を指定します。「署名後のランディングページ」が定義されている場合は必須です。
受信者リマインダー：トランザクションのリマインダーサイクル（日次または週次）を定義します。
サインタイプ：契約に電子サインまたは手書きサインタイプを設定できます。
管理者は、受信者が電子サインの代わりに手書きサインを選択するオプション、またはその逆を有効にできます。
手書きサインの場合、受信者はドキュメントをダウンロードし、物理的にサインしてから、そのサイン済みドキュメントのスキャン画像をアップロードする必要があります。
受信者の言語：受信者の電子メールおよび web インターフェイスで使用される言語を指定します。
パスワードで保護：不正アクセスを防止するために、最終的な文書にパスワードを設定できます。

必要な詳細情報をすべて入力したら、上部のメニューバーから「契約書を送信」を選択します。

テンプレートを使用して Dynamics エンティティから契約書を送信するには

Microsoft Dynamics の管理者は、ワークフローが予測可能な繰り返し発生するプロセスに対して、再利用可能なテンプレートを作成できます。これらのテンプレートは、署名を依頼サブメニューにアルファベット順に表示されます。

契約書テンプレートを使用する場合、事前定義されているフィールドには値が自動的に入力されるため、必要なのは契約書の受信者情報と契約書名を入力し、署名用文書を追加することだけです。

Dynamics 管理者は、Dynamics エンティティ（取引先担当者、商談、取引先企業）向けのテンプレートを 1 つ以上作成できます。テンプレートにより、契約書が事前に設定され、送信者が手動でおこなう設定作業が削減されます。

テンプレートには、リボンのその他コマンド（…）アイコンからアクセスします。

+（新規）メニューから契約書を送信するには

テンプレートが作成されたエンティティタイプがわかっている場合は、+ 新規メニューからすばやく契約書を作成して送信できます。次の手順を実行します。

上位メニューから、+（新規）アイコン > Agreement を選択します。
「クイック作成：契約書」パネルが開きます。
使用するテンプレートに関連付けられているエンティティ（例えばこの例では商談）を選択します。
2 つのルックアップが公開され、契約書を関連付ける特定のオブジェクトおよび使用するテンプレートを選択できるようになります。
「商談を選択」フィールドを選択し、使用可能なオプションからレコードを選択します。
「テンプレートの選択」フィールドを選択し、関連付けられたテンプレートのリストからテンプレートを選択します。
「保存」を選択します。

テンプレートの値に基づいて契約書が作成されます。

テンプレートに受信者または添付ファイルがない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていても、テンプレートで「ワンクリック送信」が有効になっていない場合、契約書は「下書き」ステータスで作成されます。
テンプレートに受信者および添付ファイルが含まれていて、「ワンクリック送信」が有効になっている場合、契約書は署名のために自動的に送信されます。