カスタム送信ワークフローの概要と設定

最終更新日 : 2025年8月11日

「カスタムワークフローデザイナー」を使用して、文書、ポリシー、コンプライアンス要件をサポートするように設計されたカスタムの「作成」ページを作成します。

「カスタムワークフローデザイナー」は、ユーザーがワークフローテンプレートを作成し、トリガーされたときにカスタム「作成」ページを作成するための環境を提供します。デザインプロセスを通じて、カスタム「作成」ページはビジネスニーズに合わせて調整され、契約書の作成と一貫した署名プロセスが合理化されます。その直感的なインターフェイスを使用して、参加者の詳細（電子メール、名前、役割、ルーティング）を定義し、特定の文書を含め、事前入力されたフォームフィールドを設定し、電子メール配信を管理し、有効期限やパスワードなどのオプションを設定できます。

ワークフローテンプレートのメリット

ワークフローテンプレートはカスタム指示と事前定義されたフィールドを提供することで、一貫性が向上し、エラーを減らし、契約書の作成が容易になります。

規制遵守が必要な契約書の場合、ワークフローにより署名と通知の複雑な設定が合理化されます。制御可能な要素を事前定義し、送信者が追加した値に対してガードレールを適用することで一貫性を確保します。このアプローチにより、時間の節約と適用される規制の遵守が確保されます。

ログインしたら、ホーム画面の上部メニューから「ワークフロー」を選択します。

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アクセスとアクション

すべてのユーザー：個人用にワークフローを作成します。アクセス権はグループまたは組織全体に割り当てできます（そのように設定されている場合）。
グループ管理者：グループ管理者はワークフローの作成とアクセス権の付与を行うことができます。
- グループ管理者は、管理者権限を持つグループと共有しているワークフローを編集および再設定できます。
アカウント管理者：組織内の任意のユーザーやグループのワークフローを作成し、アクセス権を付与できます。
- アカウント管理者は、グループや組織と共有しているワークフローを編集および再設定できます。

ワークフローテンプレートから生成される契約書は、個別の契約書として処理され、その履歴と監査レポートには「管理」ページからアクセスできます。
有効期限の変更やリマインダーの作成など、個々の契約書のすべての通常操作が許可されます。

レポートとデータの書き出し

ワークフローフィルターを適用して特定のワークフローをレポートデータセットに含めることで、契約書レポートを生成し、データの書き出しを行います。

設定

利用対象：

Acrobat Standard および Acrobat Pro：未サポート
Acrobat Sign Solutions：サポート対象
Acrobat Sign for Government：サポート対象

設定範囲：

「カスタム送信ワークフロー」に影響を与える可能性があるコントロールは、アカウントレベルとグループレベルでアクセスできます。

メモ

このガイドでは、組織に対して次の設定が有効になっていると想定しています。

新しいカスタムワークフロー送信機能を有効にする
テンプレートで定義した署名の配置を有効にする

これらの設定が有効になっていない場合は、サポートまたはサクセスマネージャーに連絡して、設定の更新を依頼してください。

これらの設定なしでは、一部の機能が正常に作動しない場合があります。最新のエクスペリエンスは更新された機能に依存しており、以前の設定と完全には互換性がありません。

最新のワークフローエクスペリエンスを有効にすると、ワークフローが手動の「送信」プロセスの機能のようになります。

追加された機能：

リフロー型のページレイアウト：レイアウトの柔軟性が改善され、使いやすさが向上します。
最新のオーサリング環境：最新のオーサリング環境にアクセスできます。
デジタル署名：1 人以上の受信者がデジタル署名を使用できます。
プレミアム ID 確認：受信者の高度な ID 確認を設定します。
受信者グループ：送信プロセス中または再利用可能な受信者グループを使用して、受信者グループを設定します。
文書の添付ファイルオプション：契約書の送信時に送信者が選択できる複数の文書テンプレートを添付します。

有効にする方法：

グローバル設定／新しいカスタムワークフローエクスペリエンスに移動し、新しいワークフローエクスペリエンスをデフォルトとして設定します。

プレミアム ID 認証

ワークフローデザイナーでは、有効な認証方法のすべてが受信者オブジェクトに表示されます。

チェックボックスオプション：認証方法がチェックボックスとして表示され、ワークフローデザイナーは使用可能なオプションを指定できます。グループ設定で有効になっている方法のみが表示されます。
送信者の柔軟性：デザイナーで複数の認証オプションを選択した場合、送信者は送信プロセス中に同じオプションにアクセスできます（受信者が「編集可能」とフラグ付けされている場合）。

この設定により、受信者の認証方法に対する制御を維持しながら、柔軟性が確保されます。

署名者のプロパティが表示され、認証オプションがハイライト表示されている「受信者」タブ

受信者グループ

ワークフローデザイナーでは、受信者オブジェクトを受信者グループとして割り当て、署名ワークフローを柔軟に行うことができます。

再利用可能なグループまたはアドホックグループ：送信者は、アドレス帳から受信者グループを選択するか、複数の電子メールアドレスを指定してアドホックグループを作成できます。
共有責任：受信者グループでは、複数の個人が 1 つの署名ステップに対してアクションを実行できます。

ユースケースの例：

3 人のマネージャーのうち 1 人が契約書に副署する必要がある場合：

3 人のマネージャーのすべての電子メールアドレスを含む受信者グループを追加します。
グループが署名するタイミングで、3 人のマネージャーすべてに通知が送信されます。
1 人の管理者のみが署名アクションを完了して続行する必要があります。

受信者グループは、柔軟性を確保し署名プロセスで不要な遅れを避けることで、ワークフローを合理化します。

受信者グループは、個別に有効にする必要があります。
再利用可能な受信者グループは、ワークフローデザインに含める前に設定する必要があります。

ワークフローで再利用可能な受信者グループを使用する場合、まずグループが作成されていること、次にワークフローの範囲内でアクセス可能であることを確認してください。例えばワークフローが組織全体で使用可能である場合、受信者グループも組織全体で使用可能である必要があります。

再利用可能な受信者グループを追加するには、「受信者グループを追加」をクリックし、グループセレクターを開きます。

受信者グループの互換性は次のワークフロー権限に依存します。

アカウント全体にアクセスできるワークフローでは、アカウント管理のグループのみを使用できます。
特定グループで使用できるワークフローでは、グループ管理のグループとアカウント管理のグループの両方を使用できます。
個々のユーザーのワークフローでは、ユーザー、グループ管理、およびアカウント管理のグループを使用できます。

その他の注意事項：

再利用可能なグループの名前は、テンプレートを使用した契約書を送信する際にグループ名として自動的に使用されます。
グループ内の受信者は編集、追加、または削除できません。
受信者グループは、受信者が必須としてマークされていない場合でも、署名フローから削除できません。
受信者グループとして設定した場合、テンプレートを使用した契約書を送信する際に、受信者は編集できなくなります。

「受信者グループを追加」ボタンがハイライト表示されている受信者設定パネル受信者グループピッカーウィンドウと結果の送信ページ

アドホック受信者グループは、カスタムワークフロー内で直接作成され、そのワークフローに固有です。他のプロセスで保存したり、再利用したりできません。

アドホック受信者グループを設定するには、次の手順を実行します。

受信者フィールドにグループメンバーの電子メールアドレスを入力し、カンマで区切ります。
「受信者グループとしてマーク」チェックボックスをオンにします。

送信者がワークフローを使用して契約書を開始すると、システムは自動的にグループ名を生成します。この名前には、自動的に生成されたと識別する接頭辞が含まれ、その後に「受信者グループ X」が表示されます。ここで X は、追加された受信者グループの合計数に基づいた通し番号です。

受信者が「編集可能」に設定されている場合、送信者は次の操作を実行できます。

グループ名の編集
事前入力されたメンバーの削除
必要に応じた新しいメンバーの追加

「受信者グループとしてマーク」がオンになっているワークフローデザイナーと、受信者グループのメンバーが一覧表示されている結果の送信ページ

「送信」ページのスタイルでカスタム「作成」ページを作成する、再フロー可能なデザイン。

「新規」設定のユーザーエクスペリエンスが、最新の再フロー可能なデザインに更新されました（送信
ページなど）。

従来のエクスペリエンスの受信者リストの右側にあった手順が、折りたたみ可能なウィンドウのページ上部に移動しました。

テンプレートで定義したフィールドの割り当て

テンプレートで定義したフィールド割り当てにより、カスタムワークフローデザイナーで定義されている受信者リストとフォームの適切なフィールドとの間に強力なリンクが確立されます。

ユースケースの例：

カスタマー署名者が最初に署名します。
オプションの連署者が 2 番目に署名できます。
2 番目または 3 番目の受信者として機能する販売担当者は、社内の副署を適用します。

従来は、受信者インデックス作成のために、2 つの個別のフォームが必要でした。

1 つは、署名者が 1 人のシナリオで、社内の副署を 2 番目の署名者インデックスに割り当てます。
1 つは、連署者シナリオで、連署者が署名者インデックス 2 、副署が署名者インデックス 3 として設計されています。

テンプレート定義のルールを使用し、すべての潜在的な受信者のフィールドを含めた単一のフォームをデザインできます。

仕組み：

（カスタムワークフローデザイナーで定義された）署名者インデックスは厳密に強制されます。
契約書が送信されると、省略された（オプション）受信者に割り当てられたフィールドは、インデックス番号の限りにおいて認識されますが、署名サイクル中には無視されます。

上記の例では、

連署者には、常に署名者インデックス 2 が割り当てられます。
連署者が省略されている場合、署名者 2 フィールドは無視されます。
副署名者（署名者インデックス 3）は署名者 3 フィールドにのみ割り当てられており、連署者（署名者インデックス 2）が存在するかどうかに関係なく、これらのフィールドのみで操作します。

テンプレートで定義した署名の配置を有効にするには、次の手順を実行します。

送信設定／カスタムワークフローコントロール／テンプレートで定義した署名の配置を有効にするに移動します。

この機能により、複雑な受信者のシナリオが簡素化され、複数のフォームの必要性を低減し、正確なフィールド割り当てが可能になります。

受信者とフィールドの関係について

契約書内のすべての受信者に「署名者インデックス番号」が割り当てられ、入力または署名可能なフィールドが決定されます。各フィールドには、特定の署名者にリンクする一致インデックスもあります。例えば、署名者 1は署名者 1 にラベルが付けられたすべてのフィールドにアクセスできます。

これらのインデックス番号は、各受信者の送信ページの配置に基づいています（最初の受信者はインデックス 1、2 番目の受信者はインデックス 2など）。「受信者は順番に署名する必要がある」がオンになっている場合、これらのインデックスを簡単に確認できます。

この関係を理解することで、各受信者が自分のフィールドでのみ操作していることを確認でき、署名プロセスをスムーズにして整理しやすくします。

メモ

署名者インデックスがないフィールドは、入力するすべての受信者が使用できます（入力するまでは他の入力フィールドと同様にロックされます）。

カスタムワークフローデザイナーで受信者フローを作成すると、署名者インデックスが上から下に、左から右に割り当てられます。

例えば、署名者と連署者の両方が上部に表示されている場合：

左端に配置された署名者は署名者 1になる
右側の連署者は署名者 2になる

同時に署名できますが、これらのインデックスにより各受信者が自分だけのフィールド（署名者用の署名者 1 フィールド、連署者用の署名者 2 フィールド）のみで操作していることを確認できます。

「営業担当者」は 3 番目（署名者と連署者の両方が署名した後）に署名します。

「エグゼクティブの承認」は、「営業担当者」の副署が行われた後、4 番目にリクエストされます。

メモ

受信者ラベル（「署名者」、「連署者」、および「営業担当者」など）は、フィールドの割り当てには影響しません。これらは、ユーザーがワークフローテンプレートをすぐに理解できるように、管理者が定義した名前です。

上記のデザイナー受信者フローでは、次のような受信者セクションを含む「カスタム作成」ページを生成します。

（「カスタム作成」ページでは、インデックス番号は表示されませんが、スタックの順序はより分かりやすくなります。）

フォームを作成する際は、各フィールドが、最初に参加者を選択してからその参加者のフィールドを配置することで、特定の署名インデックスに割り当てられます。

対応するカラーコードフィールドを含む受信者のリストが表示される、ドラッグ＆ドロップオーサリング環境。

ヒント

参加者は分かりやすく色分けされ、どのフィールドが誰に属しているかを簡単に確認できます。

ワークフローを設定できるオプションを有効にする場合でも、この機能を有効にする必要があります。

グローバル設定／カスタム送信ワークフローに移動して、「管理者のワークフローデザイナーを有効にする」を有効にします。

有効にすると、すべてのアカウントレベルおよびグループレベルの管理者は、管理メニューからワークフローデザイナーにアクセスできるようになります。

グループレベルの管理者は、管理者権限を持つグループのワークフローを作成できます。
アカウントレベルの管理者は、組織全体のワークフローだけでなく、任意のグループのワークフローも作成できます。

管理者以外のユーザーに独自のカスタムワークフローを作成する権限を付与し、ユーザーレベルでワークフローを作成できるようにするオプションもあります。

「管理者のワークフローデザイナーを有効にする」コントロールがハイライト表示されたグローバル設定メニュー

この設定を有効にすると、「ワークフロー」タブを選択した後に、「カスタムワークフロー」のオプションが使用可能になります。
この設定を無効にすると、「カスタムワークフロー」オプションは使用できなくなります。

デフォルトでは、管理者以外のユーザーがワークフローを作成できるのは自分用のワークフローのみで、グループとは共有できません。ただし、グローバル設定／カスタム送信ワークフロー ／ ユーザーが作成したワークフローを自身の所属するグループに共有することを許可に移動して、アカウントまたはグループレベルでワークフローの共有を有効にできます。

「ユーザーが作成したワークフローを自身の所属するグループに共有することを許可」コントロールがハイライト表示されたグローバル設定メニュー

この設定を有効にすると、ワークフローを使用できるユーザーのオプションとして、グループセレクタードロップダウンボックスが表示されます。
この設定を無効にすると、グループセレクタードロップダウンオプションはインターフェイスに表示されません。

一貫性のあるプロセスを強制し、ユーザー入力を最小限に抑えるためのアカウントでは、すべての文書に対して事前定義されたワークフローを作成できるので、アドホック送信が防止されます。アカウントで「ユーザーの複数グループ所属」を使用している場合は、ワークフロー設定をグループレベルで設定して、正しい署名オプションと通知が常に適用されるようにします。

承認されたワークフローによる契約書の送信にのみユーザーを制限するには、グローバル設定／カスタム送信ワークフロー／ワークフローのみを使用して契約書を送信に移動します。