Adobe Acrobat Sign で保持ルールを設定する

契約書と関連データが自動的に削除されるまでの保持期間を定義します。

保持ルールにより、管理者は、契約書と関連データがターミナル状態に達した後、Adobe Acrobat Sign に保存される期間をコントロールできます。 これにより、組織はデータのクリーンアップを自動化し、文書のライフサイクルを内部コンプライアンスポリシーに合わせることができます。

はじめる前に

• 保持ルールを設定するには、アカウントレベルまたはグループレベルの管理者である必要があります。

設定

利用対象

• Acrobat Standard および Acrobat Pro：サポート対象外。
• Acrobat Sign Solutions：サポート対象。
• Acrobat Sign for Government：サポート対象。

設定範囲

保持ルールは、アカウントレベルとグループレベルで設定できます。

グループレベルの設定は、アカウントレベルの設定を上書きします。

• デフォルトの動作 - 保持ルールが設定されていない場合、契約書は手動で削除されるか、他のプロセスで削除されるまで保持されます。
• 進行中の契約書への影響 - 保持ルールは、契約書が終了状態で記録されたときに適用されます。 すでに進行中の契約書は、終了状態に達するまで影響を受けません。

この設定にアクセスするには

アカウントレベル：

• アカウント設定／データガバナンスに移動します。

グループレベル：

1. 管理者／グループに移動します。
2. グループを選択します。
3. グループ設定／データガバナンスを選択します。

保存ルールの作成

新しいルールが作成されると、それがアクティブルールになります。 以前にアクティブだったルールは終了日とともにリストに残り、既に割り当てられた契約書を引き続き管理します。

グループレベルの上書きを設定

グループレベルのルールは、グループ内のユーザーに対してアカウントレベルのルールを上書きします。 グループレベルのルールが定義されていない場合、アカウントレベルのルールが適用されます。

• アカウントレベルの設定と同じ手順でルールを作成します。
• （オプション）「このグループのすべての契約書を保持」を有効にして、自動削除を防止します。
  • グループの契約書を保持する必要がある場合に、このオプションを使用してアカウントレベルの設定を上書きします。

ユーザーがグループ間を移動した場合、適用される保持ルールは、契約書がターミナル状態で記録されたときにユーザーが属しているグループに基づきます。

設定の仕組み

契約書がターミナル状態になると、次のようになります。

• アクティブ保持ルールが適用され、本契約に関連付けられます。
  • 適用された保持ルールが契約書に関連付けられ、削除時に正しいルールが適用されるようにします。
• システムは定義された保持期間に基づいて削除日付を計算します。
• 保持期間が期限切れになると、ルールが有効のままである限り、契約は削除されます。

ピーク時にはターミナル状態の処理が最大 12 時間遅延する場合があり、保持期間の開始が遅れる可能性があります。

タイミングが保持にどのように影響するかを理解するには、データガバナンス概要ページを参照してください。

ベストプラクティス

• 一貫したポリシー適用を確保するため、契約を送信する前に保持ルールを定義します。
• チーム間で異なる保持要件をサポートするために、グループレベルのルールを使用します。
• 現在のコンプライアンス要件に合致していることを確認するため、ルールを定期的にレビューします。 

知っておくべきこと

• 保持ルールは、契約書がターミナル状態で記録されたときに適用されます。
• 新しくターミナル状態になった契約書に対して、一度に 1 つの保持ルールのみがアクティブになります。 新しいルールが作成されると、それがアクティブルールになり、今後終了状態で記録されるすべての契約に適用されます。 以前にプライマリだったルールは、すでに割り当てられた契約書に引き続き適用され、無効にする必要はありません。
• 適用されるルールは、契約書がターミナル状態に達した時点で送信ユーザーが属するグループに基づいて決まります。
• ターミナル状態処理は、ピーク時に最大 12 時間遅延する場合があり、保持ポリシーの開始が遅れます。
• ルールが定義されていない場合、契約書は無期限に保持されます。
• ルールを無効にすると、そのルールを採用し、まだ削除されていないすべての契約書の削除が防止されます。

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