Adobe Acrobat Sign で保持ルールを管理する

保持ルールの適用と経時的な維持方法を表示、フィルター、制御します。

保持ルールは、契約書と関連データが削除されるタイミングを定義します。 このルールを管理することで、アクティブなポリシーが正しく適用されること、および、以前に適用されたルールが契約書を引き続き期待どおりに管理することが保証されます。

はじめる前に

• 保持ルールを管理するには、アカウントレベルまたはグループレベルの管理者である必要があります。

設定

利用対象

• Acrobat Sign Solutions：サポート対象
• Acrobat Sign for Government：サポート対象
• Acrobat Standard および Acrobat Pro：サポート対象外

設定範囲

保持ルールは、アカウントレベルとグループレベルで管理できます。

グループレベルの設定は、アカウントレベルの設定を上書きします。

この設定にアクセスするには

アカウントレベル：

• アカウント設定／データガバナンスに移動します。

グループレベル：

1. 管理者／グループに移動します。
2. グループを選択します。
3. グループ設定／データガバナンスを選択します。

保持ルールの動作

保持ルールは定義されたライフサイクルに従います：

• 新しくターミナル状態になった契約書に対して、一度に 1 つの保持ルールのみがアクティブになります。 新しいルールが作成されると、それがアクティブルールになり、今後終了状態で記録されるすべての契約に適用されます。 以前にアクティブだったルールは、すでに割り当てられた契約に引き続き適用され、無効にする必要はありません。
• 各契約書は、終了状態でレコードされるときに保持ルールが割り当てられます。
• 契約書は、後で新しいルールが作成されても、割り当てられたルールを保持します。
• ルールを無効にすると、そのルールの下でまだ削除されていないすべての契約書の削除が防止されます。

ルールのステータス

保持ルールは次のいずれかのステータスを持つことができます：

• 有効 – ルールは、新しくターミナル状態になった契約書に現在適用されているか、削除用にスケジュールされた契約書を引き続き管理しています。
• 無効 – ルールは適用されなくなりました。 ルールに関連付けられた契約書は削除されません。
• 期限切れ – ルールによって以前に管理されていたすべての契約書はすでに削除されています。
• レガシー – 以前のシステム設定を通じて設定された保持ポリシーを表します。 レガシールールにすでに割り当てられた契約書は、それらの削除スケジュールに引き続き従います。

保持ルールのフィルター

ステータス別にルールを表示するには、フィルターコントロールを使用します。

• すべてのルール（デフォルト）。
• 有効なルール。
• 無効なルール。
• 期限切れのルール。

ページごとに表示されるレコード数を設定できます（15 件、30 件、50 件のルールなどのオプションを含みます）。

保存ルールを無効にする

ルールを無効にすると、そのルールに関連付けられたすべての契約書の削除が停止されます。

1. 無効にするルールを選択します。
2. 「無効にする」を選択します。

アカウントレベルからグループレベルのルールを表示

アカウントレベルのインターフェイスからグループレベルの保持ルールにアクセスできます：

• アカウント設定／データガバナンスに移動します。
• 「保存ルールが設定されたグループ」タブを選択します。
• グループを選択します。
• 「グループの保存ルールを表示」を選択します。

知っておくべきこと

• 新しくターミナル状態になった契約書に対して、一度に 1 つの保持ルールのみがアクティブになります。
• 保持ルールは作成後に変更できません。 今後の保持動作を変更するには、新しいルールを作成する必要があります。
• 以前に適用されたルールは、すでに割り当てられた契約書を引き続き管理します。
• 保持ルールは契約書に適用された後は編集できません。
• ピーク時にはターミナル状態の処理が最大 12 時間遅延する場合があり、保持の開始が遅れます。
• 無効になったルールは、再度有効にできません。
• 削除されたグループに関連付けられた保持ルールは、監査履歴を保持するためにアクセス可能なままです。 グループ設定は、アカウントレベルのインターフェイスを通じて引き続き確認および管理することができます。

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