GDPR 要件への準拠

GDPR とは

EU 一般データ保護規則（GDPR）は、データ保護要件の調和と近代化を図る、欧州連合の新しいプライバシー法です。 多くの新しい要件や強化された要件が存在しますが、中核となる原則に変わりはありません。 新しい規則では、個人データの幅広い定義と、幅広い範囲があり、EU 内のユーザーの個人情報を収集する会社に影響します。 規則の一環として、個人は、どのような個人データが収集されたかを理解し、要求があれば必要に応じてそのデータを削除する権利を有することが求められます。

この記事では、「ユーザー」という単語は署名用に契約書を送信する会社のメンバーを表します。 「署名者」という単語は、契約書を受信し、署名または辞退を行う個人を表します。 プライバシー管理者は、送信者または署名者のリクエストに応じて、サービスから個人情報を削除する一意のコントロールを持つ Acrobat Sign アカウント管理者です。

ユーザーの一意性は、個人の特定に使用される電子メールアドレスで予測されます。 複数の電子メールアドレスを持つ人物は、システム内に個別のユーザー ID を複数持つことができていました。 Acrobat Sign 内のすべての GDPR コントロールでは、電子メールアドレスを使用して個人情報の検索と管理を行っています。 一意の電子メールアドレス間につながりはなく、管理者は、提供された電子メールアドレス上のデータのみを見つけます。

GDPR をサポートする機能

Acrobat Sign は、顧客が GDPR に準拠できるようサポートします。 アドビによるプライバシー保護について詳しくは、www.adobe.com/jp/privacy をご覧ください。

GDPR では、ユーザーが自分の個人情報へのアクセス、およびそれらの情報の修正や削除を要求する権限が強化されました。

• アクセス - ユーザーは、ユーザーおよび署名者に関するほとんどの個人情報に Acrobat Sign UI 経由で直接アクセスできます。アプリケーション固有のログと監査証跡情報は、UI から直接利用できない場合があります。
• 修正 - ユーザーまたは署名者に関して収集されたすべての個人情報をユーザーインターフェイスで利用できます。  変更が必要な場合、ユーザーまたは署名者は、アドビおよび管理者に連絡しなくても直接変更を加えることができます。
• 削除 - 署名手順で果たす役割に応じて、異なるアクションがあります。  契約書を送信するユーザーは、自分の会社に依頼する必要があります。  アドビはこのやり取りに参加できず、雇用主が事業の過程で収集したデータを制御することもありません。  署名プロセスでは、署名中に、署名者に関する最小限の情報を収集します。  これには、名前、電子メールアドレス、IP アドレス、およびオプションとして電話番号や OTP コードが含まれます。  この情報は署名および契約書とともに保存され、契約書を送信した会社が管理します。  署名者が、その契約書で収集された個人情報に関する情報を必要とする場合は、契約書の送信者に連絡する必要があります。  データ処理者であるアドビは、契約書に関する情報、または契約書を送信した会社に関する情報を署名者に提供することはできません。 署名者に関する情報は契約書にしか保存されていないので、契約書を削除すると、署名者の個人情報も削除されます。  送信者が署名者の情報を削除することに同意すると、送信者はプライバシーメニューを使用し、署名者が参加していた契約書を見つけて削除します。

Acrobat Sign ツールセットに関し、3 つの機能が追加されました。

• ユーザーレベルのログ - Acrobat Sign では様々なイベント（個人情報を含む）のログがトリガーされます。
• 契約書の削除 - プライバシー管理者は、自分たちのアカウント内でユーザーが作成した契約書を表示および削除する権限を持ちます。
• ユーザーの削除 - プライバシー管理者は管理者アカウント内で任意のユーザーを削除できます。

契約書の削除

プライバシー管理者の権限下のユーザーによって送信された契約書のみが対象となります。

Acrobat Sign システムから自分の情報を削除するよう署名者が要求すると、アカウントのプライバシー管理者はユーザーの電子メールアドレスを基に検索し、その電子メールアドレスが参加しているすべての契約書と、管理者の組織で作成されたすべての契約書を返します。

契約書が不要になったとプライバシー管理者が判断した場合、プライバシー管理者はサービスから契約書を完全かつ不可逆的に削除できます。

受信者が Acrobat Sign に連絡すると、「管理」タブを確認し、契約書を削除するためにトランザクションを最初に作成した会社に問い合わせるよう指示されます。

Acrobat Sign は顧客のデータ処理者として、受信者のリクエストに応じて契約書を削除することはありません。

Acrobat Standard および Acrobat Pro アカウントには、Acrobat インターフェイスでのみ利用可能な復元方法に関する追加情報が表示されます：

Adobe Acrobat Sign では、アカウントから契約書を完全に削除する前に保留期間が設けられています。 通常、この期間は 14 日間ですが、管理者がこれを短縮している場合があります。 削除された契約書は、14 日間の保留期間中、管理ページで閲覧できます。 保留期間中に「復元」を選択することで、契約書を削除されていない状態に戻すことができます。 この操作により、契約書がサービスとユーザーに再び利用可能になります。 保留期間が終了すると、契約書は完全に削除され、復元できなくなります。

削除した契約書またはテンプレートを復元するには、次の手順に従います。

1. 「文書」ページに移動します。

2. 左側のフィルタのリストから、「削除済み」を選択します。

3. 復元する契約書またはテンプレートを選択します。

4. 右パネルの「アクション」で「復元」を選択します。

契約書が契約書リストに復元され、成功したことを伝えるメッセージが表示されます。

ユーザーの削除

プライバシー管理者の権限下のユーザーのみが対象となります。

従業員が自分の情報をシステムから削除するようリクエストした場合、このツールは、Acrobat Sign サーバーからそのユーザーの情報すべてを削除します。 

ユーザーは、アカウントのプライバシー管理者に直接この依頼を行う必要があります。 ユーザーを削除する権限を持つのはプライバシー管理者のみです。

Acrobat Sign サポートは、アカウントからユーザーを削除することはできません。削除する必要がある場合は、サポートがユーザーをアカウント管理者に照会します。

ユーザーが Acrobat Sign から自分のデータを削除するよう要求する方法

Acrobat Sign システムから個人情報を削除するには、ユーザーのアセットを適切に解決する必要があります。  このプロセスは、関与しているユーザーまたはアカウントのタイプによって異なります。これらのユーザーおよびアカウントは次の 3 つのカテゴリーに分類できます。

アドビプライバシーセンター

ユーザーインターフェイス内でツールがサポートしていないアクションに対する要求や、GDPR コンプライアンスに関する質問は、アドビプライバシーセンターにお問合せください。

サポートエージェントおよびサクセスエージェントは、サーバーからコンテンツを削除するツールにはアクセスできません。