Income Verification Express Services（IVES）、特に IRS フォーム 4506-T および 4506T-EZ を使用する会社は、準拠を確保するために Adobe Acrobat Sign グループまたはアカウント設定を明示的に構成する必要があります。
概要
IVES コンプライアンスに関する IRS のコアドキュメントは、こちらで確認できます：https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements
Adobe Acrobat Sign は、完全に ESIGN 法に準拠したソリューションです。すべての IRS 定義と ESIGN 法の要件は、サービスを通じて送信されるすべての契約について、中核ソリューションによって満たされています。
IVES には、4506-T および 4506T-EZ フォームの準拠と参加を確保するために従わなければならない追加の要件があります。
以下に、IRS 要件文書によって規定された要件と、準拠を確保する関連 Acrobat Sign アプリケーション構成を示します。
以下の構成設定にアクセスするには、Acrobat Sign の法人またはエンタープライズ版のサービスレベルが必要です。
認証
IVES 準拠には、文書に署名する際に 二段階認証 が必要です。Acrobat Sign は、すべての署名要求を署名者ごとの固有のリンクとしてメールアドレスに送信します。固有の署名 URL とメールインボックスへのアクセスが、第一段階認証を構成します。第二段階認証の要件を満たすために、Acrobat Sign アカウントは、署名者が文書に署名する前に第二レベルの認証を提供することを要求するように構成できます。Acrobat Sign は、第二段階認証について 3 つのオプションをサポートしています：
- 電話認証（SMS）
- ナレッジベース認証（KBA）
- Government ID
IVES 準拠が必要な文書を送信するグループまたはアカウントは、以下の設定を構成することをお勧めします：
- 認証方法の指定 – 上記で指定された二要素認証方法のいずれかを選択し、それをデフォルトとして設定します。
- ヒューマンエラーの可能性を制限するために、送信者がデフォルトの認証方法を変更するオプションを無効にすることができます。
- IVES 準拠の副署名を必要としないトランザクションがある場合、内部受信者に対して異なる ID 認証方法を有効にします。
- 内部署名者に対して異なる方法を有効にし、デフォルトを内部で受け入れ可能な標準に設定します。
同意
IVES では、署名者が電子的なビジネスを行うことに明示的に同意する必要があります。
- 明示的な同意は、利用条件と消費者への情報開示の強制 review で設定できます。詳細については、こちらを参照してください
- 同意の詳細は、署名契約の監査ログに記録されます。
電子サイン
IVES document では、フォーム上の名前に対して電子サインを検証する必要があります。
- Acrobat Sign システムによって適用されるすべての署名は、ESIGN Act に完全に準拠した署名です。
- 署名をフォーム上の名前と比較することを示唆する明示的なテキストは、フォントベースの署名が、より様式化された署名タイプ（例：バイオメトリックまたは印鑑 stamp 署名）よりも優れていることを示唆しています。そのため、署名タイプを 名前とイニシャルの入力 に制限することをお勧めします
改ざん防止シール
IVES document は、署名が適用された後に改ざん防止を行う必要があります。
- Acrobat Sign は、完了したすべての文書に改ざん防止を適用します。
- 改ざん防止シールは、PDF を Adobe Acrobat または Adobe Reader で開いたときに明らかになり、ウィンドウの上位に青いバーとして表示されます。
否認防止 / 監査ログ
署名プロセス全体の監査ログがドキュメントに付随する必要があります。監査ログには、すべてのドキュメントライフサイクル情報が含まれている必要があります。
- Acrobat Sign のすべての transaction には、transaction レコード（管理 page で）からダウンロードできる完全に準拠した監査ログがあります。
- IVES準拠が必要なグループまたはアカウントの設定を次のように構成することをお勧めします：
i. 完了したドキュメントに監査レポートを添付 → Always
ii. すべての署名済み契約書の追加コピーをこれらのメールアドレスに送信 → 社内アーカイブ用メールアドレス
監査証跡自体には、IVES で必要なすべての要素が含まれています：
A. 作成日時
B. 署名者の IP アドレス
C. ドキュメントのライフサイクル通知
D. 認証の結果
E. 同意の結果
F. 各電子サインの結果
文書保持
すべての 4506-T および 4506T-EZ フォームは、監査レポートを含め、2 年間保持する必要があります。
- Acrobat Sign は、提供するサービスの期間中、すべての署名済みドキュメントと監査ログをサーバー上に保持します。 お客様の直接的なアクションによってのみドキュメントが削除される可能性がありますが、その場合でも監査ログは保持されます。
- コンプライアンスを求めるグループやアカウントには、アーカイブ用メールアドレス（例：AcrobatSignContracts@myDomain.dom）への自動 CC 設定を確立することをお勧めします
品質レビュー
電子サイン ソリューションを使用するすべての参加者は、独立した第三者に依頼して年次で署名の監査を実施する必要があります。
- この要件は、具体的に独立した第三者による監査の実施を求めているため、Acrobat Sign が提供できる範囲外となります。
カスタムワークフロー
エンタープライズ版のお客様は、workflow designer を使用して個別のワークフローを作成できます。
このオプションでは、グループやアカウント全体の設定を使用することなく、ユーザー認証方法や通知プロセスを含む、ドキュメント固有のワークフローが可能になります。
IVES の要件は非常に厳格で人的エラーを許容しないため、このオプションを強くお勧めします。
