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合約報告圖表和資料匯出

 

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資料匯出與報告圖表的概覽

全新報告體驗讓企業和商務層級的服務使用者能以個人化的檢視建置、儲存和管理自己的自訂報告和資料匯出。

報告即是範本,可以傳回一或多個圖表,其中包括使用者定義的合約資料摘要。使用者可用的報告數量和類型取決於使用者在系統中的權限等級,以及套用至其使用者 ID 的權限範圍。

資料匯出可以讓使用者從其授權範圍內的合約中擷取特定的欄位資料。使用者可以套用篩選器,依使用者、群組、工作流程或合約名稱,專注於傳回的資料集。

在篩選後的一組合約內,使用者可以定義要匯出至 CSV 檔案的個別欄位,並從交易資料中清除不需要的匯出作業。

範例資料匯出

報告類型包括:

  • 合約 (所有使用者) - 合約報告傳回合約活動的指標,例如完成率、完成時間、工作流程使用、數量趨勢,以及傳送者/群組趨勢。共有十一張合約圖表。
  • 交易使用量 (開發中) - 依使用者、群組、工作流程或整體數量趨勢,透過系統傳回交易數量。共有四張交易使用量圖表。
  • 使用者 (開發中) - 使用者報告著重於使用者量度,例如建立的使用者/群組、使用者/群組成長趨勢,以及使用者活動。共有六張使用者圖表。
註解:

交易和使用者報告類型已含在此文件中以提高認識,但目前正在開發中,且當前版本並未提供此功能。

範例報告圖表

預設儀表板 (概覽)

首次開啟全新報告體驗時,會載入預設的儀表板。

儀表板會自動載入先前七天的合約流量總覽,其中包含最上方的摘要,以及三張顯示已完成合約百分比的圖表、總合約數量趨勢,以及合約完成的平均時間。

預設登陸頁面

篩選匯出和報告

大多數的帳戶都會產生足夠的數量,要求限制合約資料集只能傳回選取時間範圍、事件或工作流程的值。

匯出和報告均使用相同的主要篩選系統,以限制傳回資料集中包含的合約數量。

您可以透過以下方式限制資料集:

  • 日期範圍 - 根據合約的建立日期,將傳回的資料組限制在時間方塊中
  • 工作流程篩選 - 根據已知與合約相關的工作流程值,限制傳回的資料集。
    • 如果未選取篩選條件,則會傳回資料範圍內的所有合約。
    • 工作流程篩選是額外加入的。所有符合任一 (或多個) 篩選條件的合約都包含在傳回的資料集中。
    • 篩選類別為:
      • 傳送者 - 根據您帳戶中的傳送使用者進行篩選
      • 工作流程 - 根據傳送合約的工作流程進行篩選
      • 合約名稱 - 根據合約名稱進行篩選。適用於來自於網路表單,以及其他使用通用合約名稱的來源的合約
      • 群組 - 根據他們所傳送的群組來篩選合約
日期和物件篩選

選取時,「工作流程篩選器」會顯示子篩選器,讓使用者能夠明確地從該使用者已知的篩選類型中選取值 (使用多重選取下拉式清單)。

使用者可以在欄位中輸入字串,以產生相符的值清單。

可選取多個值。

物件子篩選

資料匯出

所有使用者都可以使用資料匯出,並允許合約資料的欄位層級匯出。

每個「匯出」都是在建立匯出時可用資料的靜態下載。若要更新「匯出」中的資料,必須先重新整理資料。

建立匯出,即可依合約、交易使用量和使用者等類型擷取資料。

建立匯出時,會明確選取匯出的欄位資料,而且可以隨時編輯。

報告圖表

報告圖表的可用性取決於 Acrobat Sign 系統中的使用者授權層級。

目前可用圖表:

  • 十一張合約圖表
開發中:
  • 四張交易使用量圖表
  • 六張使用者圖表
報告類型 圖表
使用者 群組管理員 帳戶管理員
合約 合約已完成
合約 平均完成時間
合約 合約 (依工作流程)
合約 完成合約 (依工作流程)
合約 完成耗時趨勢
合約 合約數量趨勢
合約 合約完成時間
合約 合約 (依傳送者) 否*
合約 完成合約 (依傳送者) 否*
合約 合約 (依群組) 否** 否**
合約 完成合約 (依群組) 否** 否**
         
開發中
交易使用量 交易數量趨勢 否** 否**
交易使用量 依傳送者的交易 否** 否**
交易使用量 依群組的交易 否** 否**
交易使用量 依工作流程的交易 否** 否**
使用者 每天建立的使用者數量
使用者 每天建立的群組數量
使用者 一段時間的使用者總數
使用者 一段時間的群組總數
使用者 每天的不重複傳送者人數
使用者 使用者登入活動

*如果使用者獲得存取其所屬群組資料的權限,就會啟用這些報告。

** 如果使用者獲得存取整個帳戶資料的權限,就會啟用這些報告。

圖表格式

所有圖表均採用相同的版面和功能:

  1. 已儲存圖表的名稱會顯示在最上方
  2. 目前套用至產生圖表的篩選條件,如圖所示。所有篩選條件皆可編輯:
    • 所有圖表 - 表示顯示的圖表。可以新增一或多個圖表,並移除原始圖表。
    • 日期範圍 - 可以更新用於產生圖表之合約日期範圍。
    • 篩選條件 - 新增或變更「工作流程」、「傳送者」、「合約名稱」或「群組」篩選條件
  3. 以狀態為基礎的合約數據摘要
  4. 圖表
  5. 表格資料 - 允許存取:
    • 檢視圖表詳細資料 - 僅圖表本身的較大檢視。
    • 檢視資料表 - 表格式的圖表。
    • 檢視原始資料 - 用來產生圖表之個別合約的表格清單。
註解:

編輯和儲存現有報告不會允許在新設定下重新命名報告。

如果您要建立報告的新版本,請先複製報告,然後根據新報告的性質來命名複本。

圖表版面

游標移至圖表資料元素時,長條圖、線圖和散點圖能提供詳細資料。

圖表資料元素

合約圖表範例

交易使用量圖表範例 (開發中)

使用者圖表範例(開發中)

指派存取報告資料的使用者授權

對於新的報告環境,只能藉由帳戶層級管理員在管理員選單中的「使用者」介面,設定使用者存取報告資料的權限:

  1. 導覽至「使用者」標籤

  2. 找到/選取要編輯的使用者。

  3. 選取使用者清單最上方動作清單中的「報告選項」。

  4. 覆蓋內容會顯示使用者的選項:

    • 使用者本身的資料以及來自其管理員群組的任何資料 - 授予使用者合約的存取權限,以及使用者為群組管理員的群組相關所有合約的存取權限。
      • 如果使用者不是群組管理員,便只能存取自己的合約。
    • 使用者本身的資料以及來自其本身為會員的群組資料 - 授予使用者合約的存取權限,以及與使用者做為會員的群組相關之所有合約的存取權限。
    • 整個帳戶的資料 - 允許存取所有群組的全部合約。
      • 需要執行交易使用量的報告和匯出。
  5. 儲存配置。

    使用者的存取權限即時更新。

    使用者的授權範圍

註解:

新環境不會有「帳戶設定 > 報告設定」中的設定。

正在建立匯出

資料匯出功能可讓您從已完成的合約中探勘資料,而不需要過濾目前對您的需求而言意義不明的資料欄。

這是將實用的「名稱」值套用至欄位時,所能獲得回報的時刻。

若要建立新資料匯出:

  1. 按一下「新的匯出」

  2. 選取資料匯出類型。

    資料匯出類型

  3. 定義篩選條件:

    • 選取匯出的日期範圍 (根據合約最後修改日期進行評估)。
    • 選擇是否新增一或多個工作流程篩選器,將資料集限制為僅限目標合約。
      • 如果未選取篩選條件,則會傳回所選日期範圍內的所有合約資料。
  4. 當篩選條件已正確設定時,按一下視窗右上角的「選取欄

    設定匯出條件

  5. 選取您要匯出至 CSV 的欄位

    • 每個選取的欄位都是表格上的一欄
    • 表格的每一列代表一個收件者記錄
      • 與多位收件者簽訂的合約可能有多列。

    可用欄位會列在四個類別下:

    • 合約 - 與合約交易的息息相關的欄位
      • 合約外部 ID - 透過 API 或整合功能新增的外部 ID。
      • 合約狀態 - 完成、進行中、到期等
      • 合約名稱 - 建立合約時所提供的名稱
      • 合約 ID - 指派給交易的內部 Acrobat Sign ID。
      • 建立日期 - 建立合約的時間/日期戳記
      • 交易日期 -
      • 上次事件日期 - 合約上次修改時間
      • 工作流程 - 用於傳送合約之工作流程的 ID 編號
      • 類型 - 用來建立合約的範本類型
    • 簽署者 - 與合約收件者相關的欄位
      • 簽署者名字 - 收件者輸入的名字值
      • 簽署者姓氏 - 收件者輸入的姓氏值
      • 簽署者電子郵件 - 收件者的電子郵件值
      • 簽署者帳戶 - 收件者的帳戶 ID (若有)
    • 傳送者
      • 傳送者名字 - 傳送使用者的名字
      • 傳送者姓氏 - 傳送使用者的姓氏
      • 傳送者電子郵件 - 傳送使用者的電子郵件地址
      • 傳送者帳戶 - 傳送使用者的帳戶 ID
    • 表單欄位 - 這些是撰寫在合約上的自訂欄位
     
    選取欄位

    若要將欄位新增至您的匯出資料集:

    • 選取類別,然後按一下欄位加以選取
    • 按一下欄最上方的「新增」連結 (或是右箭頭),將欄位新增至傳回值的清單
      • 如果需要從傳回的資料集中移除欄位,請按一下該欄位加以選取,然後按一下欄最上方的「移除」連結 (或按一下左箭頭)

    選取所有」欄位的選項可同時用於這兩個欄,並選取欄中的所有可用欄位,再根據需求加以移動。

  6. 定義要匯出的欄位層級資料後,按一下「儲存」。

  7. 提供資料匯出的檔案名稱,然後按一下「儲存」。

    此檔案名稱是用來識別「匯出」篩選頁面上的匯出。

    為您的篩選器清單命名匯出

  8. 頁面會重新整理至「匯出」篩選器,新資料匯出位於最上方。

    狀態欄會指出匯出已建立一段時間。如果資料集過於大,可能需要幾秒鐘的時間。

    建立匯出

  9. 一旦匯出狀態轉換為「準備就緒」,將滑鼠移至匯出記錄,然後選取「下載」快速動作 (或從動作選單選取「下載」)。

    下載匯出

  10. 給予下載的 CSV 一個檔案名稱

    這是檔案下載後的實際檔案名稱。

    提供一個下載檔案名稱

  11. 按一下「下載

    畫面會顯示成功訊息,並將 CSV 下載至您的本機系統。

    下載 CSV

  12. 下載的 CSV 會依定義命名,其中包含所選欄位:

    下載 CSV

建立報告

合約報告可讓使用者在定義的時間範圍內建立合約檢視,並會以含有至少一個圖表的數字摘要表來表示 (圖表類型取決於您執行的報告)。

若要建立新的合約報告:

  1. 選取「新報告」

  2. 選取報告類型。

    選取報告類型

  3. 選取報告的一或多個圖表。 

    按一下「繼續」。

    選取圖表

  4. 定義報告的篩選條件。

    按一下「檢視報告」。

    定義篩選條件

  5. 系統會重新整理頁面並顯示報告,其中的篩選條件會列在最上方。

    按一下「儲存」

    顯示含有篩選條件的報告

  6. 提供「報告名稱」,然後按一下「儲存」。

    此報告名稱是用於識別「報告」篩選頁面上的報告。

    將報告儲存至您的系統報告記錄

  7. 系統會重新整理頁面至預設的「概覽」儀表板,並顯示成功訊息,表示報告已儲存。

    成功訊息

    您可以隨時返回您使用之報告類型的「報告」篩選器,並開啟報告,以目前資料來檢視。

    開啟報告

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