Adobe Sign 範本文件庫包含三個美國稅務文件,作為如何建立表格的例子。這些文件完全有效且可供使用,但因為與所有帳戶共用的關係,所以使用者不得加以編輯。以下文章定義將 Adobe Sign 範本儲存至個人文件庫的程序,讓您可以按需求編輯欄位,然後將該文件分配至您的本機帳戶。

概覽

只需大約 2-3 分鐘即可建立一個文件庫範本副本,然後您就能得到一個可以完全控制的文件版本。

在開始以下程序之前,您可以從 IRS.gov 網站取得一份想要複製的 IRS 表格 PDF 版本。 政府會定期變更這些表格,請確保您擁有最新版本的表格。

取得表格的 PDF 後,只需兩個簡單步驟即可完成程序:

  • 透過傳送合約複製範本
  • 更新範本屬性可讓其他人也能使用該文件 (選擇性)

此外,本文底部提供上載新版本基本表格,並將欄位覆疊套用至表格的步驟。

注意:

使用 API 的帳戶必須謹記,每個範本擁有不同的 documentID,若您從 Adobe Sign 文件庫複製您正在使用的範本,您需要在 API 呼叫中更新 documentID 以使用新的副本。


複製範本

若要複製範本,您需要透過編寫環境,使用現有的 Adobe Sign 範本來傳送合約,並在過程中儲存一份副本。

  1. 瀏覽至 Adobe Sign「傳送」頁面並開啟合約

  2. 設定合約為兩位收件者。

    • 因為合約僅須複製且無須簽署,因此不必驗證收件者
    • 合約被送出,因此適合使用已知的「黑洞」電子郵件位址
      • 例如: noreply@myDomain.dom

    註解:

    因為我們要複製的範本會識別兩個收件者欄位,因此需要定義兩位收件者。如果您設定合約為僅有一位收件者,則只會為第一位收件者匯入欄位。

  3. 附加您想要複製的 Adobe Sign 範本。

    • 一次僅能處理一個範本
    • 在以下例子中我們使用 I-9,但所有範本的處理方式皆相同
  4. 勾選「預覽和新增簽名欄位」方塊,接著按「下一步」

    • 編寫環境隨即打開並顯示表格
    Send page Configured
  5. 編寫環境打開後:

    • 勾選「儲存至文件庫」方塊
    • 按一下「傳送」按鈕
    Authoring page
  6. 覆蓋訊息會隨即出現,要求您為要儲存至個人文件庫的新範本命名。

    • 您可以保留相同名稱,或依喜好重新命名
    • 設定範本名稱後,按一下「儲存並傳送」按鈕
    Rename
  7. 按一下「儲存並傳送」後,該文件即以文件格式儲存至您的個人文件庫。

    • 合約亦會傳送以供簽署,若您定義了「安全」的電子郵件位址,則應該沒有影響
    Sent Agreement


更新範本屬性

您的個人文件庫中現在會有一份表格副本,但如果其他人需要使用,您就需要擴大存取範圍

  1. 按一下視窗頂部的「管理」連結以啟動「管理」頁面

    管理頁面上會出現兩個新項目:

    • 「傳出進行簽名」區段中已送出的假合約
    • 「元件庫範本」區段中的文件範本

    註解:

    建議您可以在這個時候,取消或刪除您用來複製範本的假合約

  2. 按一下文件範本的「編輯」連結

    • 編寫環境會隨即啟動
    Manage page - edit
  3. 打開編寫環境後,展開視窗右上角的「範本屬性」區段。

    在此,您可以:

    • 重新命名範本
    • 變更「範本類型」(建議選取「兩者」)
    • 依照需求將存取 (可用者) 範圍變更為您的群組或整個組織
    Template Properties
  4. 按一下「儲存」以儲存已調整的範本屬性。

    • 系統會隨即打開一個「成功」頁面,指出已正確儲存範本。
    Success

恭喜!  Adobe Sign 範本已成功複製到您的個人帳戶中!


使用現有的欄位覆疊建立文件的不同版本

如果是想要上載新版本表格 (因表格會定期變更) 的客戶,您可以快速建立新的文件範本,並套用您現有範本中的欄位覆疊。

以上包含兩個步驟:

  • 上載新表格
  • 套用欄位覆疊

若要這麼做,您需要準備您想要套用欄位覆疊的文件版本副本,才能完成。 如果是 IRS 文件,您可以從 IRS.gov 網站取得。

您也必須是要用作新表格之欄位覆疊的範本擁有者。


上載表格

  1. 瀏覽至 Adobe Sign 的「顯示面板」頁面

  2. 按一下頁面左下區段的「將範本新增至元件庫」連結

    • 「建立元件庫範本」頁面會隨即打開
    Nav to Create Template
  3. 「建立元件庫範本」頁面打開後:

    • 為您的新範本輸入「範本名稱」
      • 最好是能識別該範本的唯一名稱。名稱可於稍後變更
    • 上載您要用來當作新文件範本基礎的新檔案
    • 按一下「預覽並新增欄位」按鈕
      • 編寫環境會隨即啟動
    Create NEw TEmplate


套用欄位覆疊

  1. 編寫環境打開後:

    • 按一下螢幕左上角的「欄位範本」下拉式清單
    • 選取您要套用的範本
    Select Field template
  2. 選取範本後,按一下「套用」按鈕

    Apply Tempalte

     

    套用欄位覆疊時,文件需要一小段時間來處理。

    完成後,表格將會更新,您會看到欄位已套用

    Applied Template
  3. 如果頁面結構十分相似 (IRS 表格通常如此),則欄位放置應會非常緊密地對齊。 

    但是,請依舊花數分鐘查看範本,並確定欄位已依照您的需求對齊。

    現在您可以調整欄位及其屬性,以更符合您的期待。

    在您感到滿意時,按一下右上角的「儲存」按鈕以儲存文件範本。

    Completed second form

     

    儲存文件後,您會在「元件庫範本」區段的「管理」頁面中找到新範本

    New Form on Manage
  4. 在內部測試您的文件,以確定一切符合預期。

    當您確認表格的正確性後:

    • 「管理」頁面編輯新範本
    • 設定您要顯示的最終「範本名稱」
    • 變更「範本屬性」,將存取權限授予您的群組/組織

    註解:

    可選擇在舊版表格的「範本屬性」中,將存取範圍變更為「限本人」,並妥善保管,當您需要恢復為舊範本時便可派上用場

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