取得親筆簽名

概述

有時候,您需要取得親筆簽名。這可能是基於法規要求、政策立場或單純因為單方或雙方認為親筆簽名的格式較為妥當。

Adobe Sign 書面簽名工作流程支援取得親筆簽名,同時確保適當的存取控制,維持最終文件的品質與清晰度,並運用電子處理與稽核的優勢。

傳送合約以進行書面簽名

如果要傳送合約取得實體書面簽名,傳送者僅需在「選項」面板的「簽名類型」部分選取「書面」選項即可。

請注意,群組必須將「電子」「書面」簽名類型都啟用,傳送者才能看見此選項。否則,系統會使用已啟用的簽名類型,而選取類型的選項會在檢視畫面中隱藏。

如果預期的主要簽名類型為書面形式,帳戶或群組管理員可將預設值設為「書面」。(請參閱「設定選項」)

傳送的合約如選擇「書面」簽名類型,則所有收件者都必須以書面格式簽署。

將簽名類型選取為「書面」

註解:

合約傳送後,傳送者就沒有任何選項可將合約轉換成電子簽名工作流程。收件者也沒有任何選項可將簽名轉換成電子簽名類型。


簽署者的親筆簽名體驗

對收件者而言,「書面」簽名工作流程與「電子」工作流程極為相似,因為收件者都必須列印出文件來簽名:

  • 收件者會收到電子郵件通知,內含文件的「開啟與列印」連結。
  • 選取連結後,收件者首先會看到摘要為三步驟的簽名程序:
書面簽名的步驟

  • 收件者可以電子方式在合約上填入任何要求/必填的表單欄位。
  • 填寫好之後,收件者必須按一下頁面下方的「下一步」按鈕,前往下載、列印與簽署指示:
下載合約

 

  • 收件者按一下「下載」按鈕即可下載文件 (已透過電子方式填妥任何欄位內容)。
  • 收件者開啟並列印下載的 PDF。
  • 收件者以實體方式簽署列印的合約。
  • 已簽署的合約必須再經掃描,回復為數位格式。
    • Adobe Sign 可接受任何一般所接受之格式 (PDF、JPG、GIF、TIF、BMP) 的檔案。
    • Adobe Sign 只接受一個檔案。如有多個影像,請務必串連為一個檔案。
  • 新的電子郵件會傳送給收件者,要求對方上傳簽署的文件 (電子郵件主旨:請上傳 {合約名稱})。電子郵件中會提供連結,以便開啟「上傳以送出」介面。
    • 收件者也可以按一下原始的「開啟並列印」電子郵件中的連結,藉此開啟「上傳」介面:
上傳以送出合約

 

  • 按一下「上傳以送出」按鈕,就會開啟瀏覽視窗,要求收件者搜尋並選取本機系統中的已簽署合約檔案。
  • 在選取檔案後,檔案就會上傳至 Adobe Sign,收件者的步驟至此已完成。
  • 如果後續還有收件者,合約就會繼續向下一個人要求簽署。否則,合約的操作步驟已經完成。

允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面格式

客戶如果不需要電子簽名類型,且想要避免產生任何客戶對於電子格式的疑慮,可以允許收件者將簽名類型從電子轉換成書面方式。

啟用轉換功能後,收件者會在電子簽名頁面的「選項」功能表中看見「列印、簽署並上傳」選項。

轉換成書面簽名的選項功能表

注意:

請注意,在多名收件者的合約中,只要有一個收件者將簽名類型轉換成書面格式,合約中所有表單欄位都將遭到移除。除了頁面底部的簽名欄位會填入「簽名區塊」欄位的內容之外,後續其他簽署者將沒有任何需要填入的表單欄位。

最佳做法與考量事項

強烈建議啟用了「加入多個群組的使用者 」的帳戶將需要書面簽名的工作流程區分出來,並自行區隔為一個獨立群組。這個動作可使「傳送」頁面中對可設定選項的數量設下限制的預設值更具應用價值,既能簡化傳送程序,也能避免設定錯誤。

如果您透過任何選項啟用了書面簽名,則在收件者還會將文件傳回給您的情況下,建議啟用「上傳已簽署的文件」


設定選項

書面簽名選項可在帳戶和群組層級使用。設定書面簽名選項時,請記住:

  • 所有群組設定起初都會沿用帳戶設定。
  • 明確設定的群組層級設定可覆寫沿用的帳戶層級設定。
  • 所有合約在建立時都會採用最初傳送時所在群組的屬性。

使用書面簽名選項時,有四個設定必須加以考量:

  • 允許傳送者使用「書面」簽名類型。
    • 如果程序有必要,請將預設簽名類型設為「書面」
  • 為收件者啟用將電子簽名轉換為「書面」簽名類型的選項。
  • 如已啟用「限制文件可見性」,則啟用「書面」

允許傳送者使用「書面」簽名類型

若要允許傳送者將合約設定為書面簽名類型:

  1. 導覽至「帳戶設定 > 傳送設定」
  2. 向下選動至「允許的簽名類型」
  3. 勾選「允許傳送者傳送文件進行書面簽名」選項。
  4. 按一下「儲存」以確認變更。

「書面」簽名類型定義為新合約的預設值

如果預設簽名類型已定義為「書面」,所有在群組中建立的新合約都會設定為書面簽名。

如果「電子」簽名選項也有啟用,傳送者在設定合約時可以變更簽名類型。

允許傳送者選取書面簽名類型

註解:

如果群組只啟用一種簽名類型,則「傳送」頁面就會隱藏選取簽名類型的選項。您必須同時啟用這兩個選項,傳送者才能看見並選取選項。

允許收件者轉換成「書面」簽名

如果簽署者對於電子簽名程序存有疑慮,此時允許收件者轉換成書面簽名的選項就是可派上用場的工具。

  1. 導覽至「帳戶設定 > 簽名偏好設定」
  2. 向下捲動至「其他設定」
  3. 勾選「允許簽署者列印、置入書面簽名並將合約上傳回 Adobe Sign,而非電子簽署該合約」選項。
  4. 「儲存」即可執行變更。
允許收件者轉換成書面簽名類型

註解:

允許收件者轉換成書面簽名類型的選項並不需要仰賴傳送新合約時允許書面簽名的選項。

如已啟用「限制文件可見性」,則啟用「書面」

如果您使用「限制文件可見性」(LDV) 工作流程,且需要採用書面簽名類型的選項,則必須在 LDV 的範圍內明確地啟用「書面」

如未啟用,「傳送」頁面就會隱藏以「書面」簽名類型傳送合約的選項,且傳送者也無法加以設定。

  1. 導覽至「帳戶設定 > 全域設定 (如果原本設定於群組 層級則為「群組設定」)。
  2. 向下捲動至「限制文件可見性」
  3. 勾選允許傳送以供書面簽名的選項。必須使用書面簽名時,收件者一律可以看到所有頁面
  4. 「儲存」即可執行變更。
允許在限制文件可見性工作流程中使用書面簽名

根據設定所判定,任何在傳送時同時使用「限制文件可見性」「書面」簽名類型的合約,都會忽略 LDV 工作流程,並向收件者顯示完整文件。

Adobe 標誌

登入您的帳戶