設定合約或網頁表單時,需要收件者名稱

概述

在受管制環境中的客戶,可能需要確保與其收件者相關聯的名稱值在整個合約生命週期中保持一致。如果提供了名稱值,而該名稱在簽署過程中有所變更的話,就會發生問題。

例如,傳送者可以在其帳戶中納入也是 Acrobat Sign 使用者的收件者。納入內部收件者便會提供 Acrobat Sign 系統已知的設定檔,當合約送出時,使用者的設定檔名稱將匯入至稽核記錄與「管理」頁面。

當內部收件者開啟合約時,其設定檔名稱就會預先填入簽名欄位。如果簽署者不執行任何操作,則其名稱將用作簽名,並且使用其內部定義的名稱產生稽核報告。但是,簽署者可以在簽名區塊中更改其名稱。如果執行此操作,則會從此時間點開始,將新的名稱值用在整個稽核報告和「管理」頁面中。

如果客戶正在檢查中期稽核報告以建立系統合規性,則從中期到最終稽核報告中所出現的變更就可能被視為不合規。

為克服此問題,管理員可設定其帳戶或群組,以在合約設定過程中提示傳送者提供每個收件者的名稱值。視文件需求而定,名稱值可定義為強制或非強制提供。

註解:

此功能僅適用於透過 Acrobat Sign 網路應用程式建立的合約和網頁表單。

傳送新合約

啟用要求收件者名稱值的選項後,系統就會修改「傳送」頁面,在收件者設定區段插入額外的「輸入收件者名稱」欄位。名稱為必填時,欄位文字會附加星號:

「傳送」頁面已啟用要求收件者名稱

啟用時,所有收件者都有收件者名稱欄位可用。名稱為必填時,所有收件者都必須提供名稱值。 

若名稱值是由傳送者提供,名稱在簽名程序期間會顯示為唯讀欄位,收件者不能變更。

註解:

這只會影響收件者。副本收件者需要包含名稱值。

支援的功能

更新收件者的名稱

合約的原始傳送者可變更收件者的名稱值,方法是在其「管理」頁面開啟合約、選取收件者,然後按一下「編輯」連結:

需要收件者名稱

稽核報告會將名稱變更顯示為具有相同電子郵件值的替換簽署者:

需要收件者名稱

註解:

要編輯收件者名稱的選項,必須在第一個收件者套用其簽名前進行。在第一個收件者完成其合約上的活動後,所有名稱值都會變成不可變動。

更換收件者

更換目前收件者遵循相同的流程,唯一例外是新增新收件者時需要名稱值:

需要收件者名稱

稽核報告會以新的名稱和電子郵件值顯示替換簽署者:

更換收件者稽核報告

合約收件者可以按一下「檢視並簽署」電子郵件中的「委派」連結,或透過簽署頁面上的「將簽署作業委派給其他人」選項,來委派他們的合約授權:

收件者委派

稽核報告會以新的名稱和電子郵件值顯示替換簽署者:

依收件者稽核報告要求名稱委派

目前的限制

自訂工作流程目前不支援在預先定義收件者時要求名稱。

仍可新增確實要求名稱值的身分驗證 (例如知識型驗證):

不支援自訂工作流程

收件者群組

收件者群組不要求包括群組中每個收件者的名稱值:

收件者群組中不要求一定要有收件者名稱

設定網頁表單

當「傳送時需有收件者名稱」啟用後,網頁表單設定也允許為任何已定義的副署者提供名稱值:

網頁表單上需要收件者名稱

收件者體驗

在套用了需要名稱值的情況下,收件者體驗並無顯著不同。實際差異是:

  • 輸入的簽名會自動填入已定義的名稱值,且無法編輯。
  • 繪製/影像簽名以唯讀狀態顯示名稱欄位。
註解:

與稽核報告 (以及其他公開顯示名稱的文件) 相關聯的名稱值與簽名影像分開。因此,繪製 (包括行動裝置) 與影像簽名,顯示的名稱字串影像可能會與整個文件和稽核記錄中引用的名稱值不同。

需要收件者名稱簽名面板

如何啟用/停用

如要啟用/停用收件者名稱要求,請導覽至「帳戶設定 > 傳送設定 > 從 Adobe Acrobat Sign 網頁應用程式傳送時,必須填寫收件者名稱」。

此功能可在帳戶和群組層級設定。

導覽至啟用「必須填寫收件者名稱」

註解:

在傳送合約時,會在交易中嵌入需要收件者名稱的設定。更改設定將對新建立的合約立即生效,但不會影響以前傳送的合約。

相關設定

簽署者可變更其姓名或縮寫簽名

若啟用「簽署者可變更其姓名或縮寫簽名」,即允許收件者在套用其簽名時變更名稱。

如果停用此設定,則傳送者提供的名稱值對簽署者而言將是唯讀的。

需要收件者名稱 - 設定衝突

如果收件者變更其名稱值,使其異於傳送者提供的名稱值,稽核報告中會留下明確記錄,以反映該變更:

稽核報告記錄簽署者變更名稱

鎖定名稱值的驗證方法

在「傳送設定」選單中,存在於「傳送」頁面要求簽署者名稱的驗證方法 (例如知識型驗證) 子設定。

KBA 設定

當這些設定搭配「傳送時需有收件者名稱」設定一起啟用時,在收件者記錄上新增的名稱會自動匯入至驗證名稱欄位。

如果在驗證方法中更改了名稱值,則會更新收件者記錄中的名稱值以使其相符。在這兩個介面中無法有不同的值。

需要收件者名稱匯入的值

已知問題

該帳戶已知的使用者 (受信任帳戶中的現有 Acrobat Sign 使用者) 在「管理」頁面上所顯示的名稱值,可能會與傳送者所輸入的不同。

這是因為建立合約表格時,「管理」頁面上使用的名稱是從使用者的設定檔值提取出來的。我們會在未來修補程式中修正此行為,以確保使用的名稱正確反映傳送者所輸入的名稱。

狀況:傳送帳戶已啟用所需的收件者名稱。

當合約傳送至在 Acrobat 系統中註冊給使用者的使用者電子郵件地址時,針對「提醒」事件,稽核報告所使用的是收件者的設定檔名稱,而非所提供的收件者名稱。

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