Bienvenue dans Adobe Sign

Avant de commencer à utiliser Adobe Sign, passez en revue les bases abordées dans ce document. L’objectif de ce guide est de vous familiariser avec Adobe Sign et les fonctionnalités à votre disposition en tant qu’utilisateur.

Ce guide traite de tous les processus importants d’Adobe Sign et présente son interface utilisateur. Si nécessaire, vous trouverez dans l’Aide Adobe Sign des informations plus détaillées. Si vous êtes connecté à Internet, cliquez sur les liens situés dans les encadrés gris qui commencent par le texte « Obtenez des informations supplémentaires… » afin d’accéder aux rubriques d’aide correspondantes. 

Remarque :

Le cas échéant, les caractéristiques et les fonctionnalités spécifiques à Adobe Sign, Business et/ou Enterprise sont signalées. Ce guide présente les caractéristiques et les fonctionnalités disponibles pour le plus haut niveau de contrat de licence, à savoir Adobe Sign – Enterprise. Pour déterminer votre type de licence, rendez-vous sur la page Mon profil. Si vous avez des questions sur les fonctionnalités auxquelles vous donne droit votre licence, contactez votre chargé de compte ou l’assistance Adobe Sign.

Adobe Sign est une application hautement personnalisable offrant un large éventail de fonctionnalités, qui peuvent s’appliquer ou non à vos pratiques commerciales. L’administrateur de votre compte ou de votre groupe peut avoir désactivé certaines des options présentées. Si vous avez besoin d’une fonctionnalité à laquelle vous n’avez pas accès, contactez l’administrateur de votre groupe ou de votre compte. Notre service prend en charge différentes configurations pour différents groupes. Ainsi, même s’il convient de désactiver une fonctionnalité pour un groupe, il est possible de l’activer pour un autre.

 

D’ici la fin de ce guide, tous les flux de travail d’envoi standard d’Adobe Sign vous seront familiers. Vous saurez également comment gérer vos accords et générer des rapports afin de rester informé des accords terminés et de ceux toujours en cours.

Personnalisation de votre compte

Lors de votre première connexion à Adobe Sign, prenez quelques instants pour passer en revue vos informations personnelles. Celles-ci sont utilisées dans plusieurs modèles. Il est donc primordial qu’elles soient exactes.

  • Pour ouvrir le menu, placez le curseur de la souris dans l’angle supérieur droit de l’écran, puis cliquez sur Mon profil.
Placez le curseur sur votre nom dans l’angle supérieur droit de la page.

La page du profil contient les valeurs spécifiques utilisées par Adobe Sign lors de la personnalisation de vos transactions. Voici les plus importantes :

  • Votre nom complet : utilisé dans les communications électroniques et dans votre signature par défaut.
  • Votre fonction : le cas échéant, renseigne automatiquement le champ Fonction.
  • Nom de votre entreprise : utilisé dans les communications électroniques, il doit s’agir de la dénomination sociale complète de votre entreprise.
  • Fuseau horaire – Heure/Date : pour plus de clarté lors de l’exécution de rapports, des tampons seront diffusés dans votre fuseau horaire.

Pour modifier ces valeurs, cliquez sur le bouton Modifier, apportez les modifications nécessaires, puis cliquez sur Enregistrer.

Après avoir configuré vos informations personnelles, jetez un œil aux autres préférences personnelles répertoriées à gauche de l’écran. Ces options, qui vous sont spécifiques en tant qu’utilisateur, peuvent s’avérer être des automatisations utiles :

  • Mon profil : vos informations d’identification personnelles.
  • Jetons d’accès : si vous êtes développeur, vos jetons d’API sont définis et répertoriés à cet endroit.
  • Intégration Twitter : envoyez un tweet quand un accord est terminé.
  • Mon texte de fin d’e-mail : ajoutez un pied de page personnalisé (texte brut) en bas de vos modèles de courrier électronique lors de l’envoi de nouveaux accords.
  • Délégation automatique : déléguez automatiquement à la partie désignée les accords Adobe Sign qui vous sont envoyés pour signature. Similaire à un processus de transfert « Absence du bureau » pour les accords Adobe Sign.
  • Mes événements/alertes : configurez les types d’événements/alertes pour lesquels vous souhaitez être notifié par Adobe Sign, ainsi que la manière dont vous souhaitez en être notifié. Vous pouvez recevoir un courrier électronique en temps réel ou consigner l’événement et configurer des rapports sur une base quotidienne ou hebdomadaire. (Les événements se déclenchent lorsque quelque chose se produit. Les alertes se déclenchent lorsque rien ne se produit pendant le délai échu.)
  • Événements/alertes partagés : si le compte d’un autre utilisateur est partagé avec vous, vous pouvez personnaliser les événements et les alertes pour lesquels vous souhaitez être informé.
  • Ma signature : chargez une image de votre signature et de votre paraphe. Les fichiers PNG permettent d’obtenir de meilleurs résultats.
  • Préférences de langue : deux paramètres sont disponibles sous cet en-tête :
    • Ma préférence de langue : ce paramètre définit la langue que vous allez utiliser dans l’application web Adobe Sign. 
    • Langue de signature : ce paramètre définit la langue utilisée par défaut pour les notifications par courrier électronique et le processus de signature guidé du destinataire.
  • Afficher les autres comptes : si vous avez besoin de consulter les accords dans le compte d’un autre utilisateur, vous pouvez en faire la demande à cet endroit. Une liste répertorie alors tous les comptes consultés. Il s’agit d’une perspective « en lecture seule ».
  • Partager mon compte : si vous avez besoin de partager votre compte avec une autre personne, désignez qui peut consulter vos accords à cet endroit. Ces utilisateurs pourront uniquement consulter vos accords. Ils ne peuvent pas les signer, les annuler ni les déléguer.

Aperçu page par page

Page Tableau de bord

Le Tableau de bord est la première page à laquelle la plupart des utilisateurs se connectent. (L’administrateur de votre compte peut également configurer la page Envoyer comme page d’entrée.)

Le Tableau de bord se compose des sections ci-après, qui vous offrent un aperçu et un accès rapides à la plupart des fonctionnalités d’Adobe Sign :

  • Obtenir une signature : lien rapide vers la page Envoyer permettant de lancer le processus en joignant un document de bibliothèque ou de démarrer un flux de travail personnalisé (si votre compte le permet).
  • Fonctions supplémentaires : liste des flux de travail « spéciaux » (détaillés ci-après).
    • Ajouter un modèle à la bibliothèque : cette option permet de créer un document ou un modèle de champs pour une utilisation répétée. Les modèles peuvent être enregistrés pour votre usage personnel ou celui du groupe ou pour l’ensemble du compte.
    • Créer un widget : les widgets sont des documents/formulaires auxquels les clients peuvent accéder pour générer un document signé en suivant un lien ou que vous pouvez intégrer à votre site web. Par exemple, une demande d’adhésion ou un formulaire d’inscription sur votre site web.
    • Ma signature uniquement : option utilisée lorsque vous devez signer un document, puis l’envoyer à une autre partie. Par exemple, des formulaires d’impôt ou des autorisations de sortie.
    • Archiver un document : option permettant de charger un document dans Adobe Sign, afin qu’il soit stocké dans votre compte et que vous puissiez y accéder à partir de la section Archivés de la page Gérer.
    • Mega Sign : flux de travail permettant d’envoyer un document pour signature individuelle à des centaines de personnes. Chaque personne reçoit son propre accord requérant uniquement sa signature. Par exemple, des accords relatifs au code de conduite annuel.
  • Votre activité pour ce mois : deux cadrans reflétant vos mesures personnelles pour le mois civil en cours. L’un indique le pourcentage d’accords envoyés ce mois-ci qui ont été signés, l’autre la durée moyenne (en minutes) nécessaire à la signature de chaque accord.
  • Alertes récentes : si vous avez configuré vos préférences d’événements/alertes de manière à consigner les alertes, elles sont répertoriées à cet endroit.
  • En attente de mon intervention : liste des accords en attente de votre signature ou approbation.
  • Événements récents : si vous avez configuré vos préférences d’événements/alertes de manière à consigner les événements, ils sont publiés à cet endroit.
  • Partage de compte / Basculer vers le compte partagé : si le compte d’un autre utilisateur est partagé avec vous, il est répertorié à cet endroit afin que vous puissiez consulter facilement ces transactions.

Page Envoyer

La page Envoyer permet de créer de nouveaux accords. Elle est divisée en quatre sections :

  • Destinataires : les destinataires sont les personnes qui doivent interagir avec votre accord. Il existe trois types de « destinataires » :
    • Signataires : personnes tenues de signer l’accord.
    • Approbateurs : personnes chargées d’approuver l’accord, mais qui ne sont pas tenues d’y apposer leur signature.
    • Délégants : personnes chargées de désigner les signataires ou les approbateurs. Les délégants n’apposent pas leur signature et ne donnent pas leur approbation.
  • Message : nom de l’accord et message que vous souhaitez transmettre aux destinataires.
  • Options : ces options permettent de contrôler l’accord.
    • Protection par mot de passe : sécurisez vos documents signés en définissant un mot de passe qui sera appliqué au PDF final de manière à empêcher toute consultation non autorisée.
    • Échéance : lorsqu’un accord doit être signé avant une date spécifique, utilisez cette option pour annuler automatiquement l’accord après un nombre de jours défini.
    • Envoyer un rappel : définissez des rappels quotidiens ou hebdomadaires à envoyer aux destinataires actuellement actifs.
    • Langue du destinataire : la langue définie est utilisée dans les communications électroniques du destinataire et sur la page eSign.
  • Fichiers : sélectionnez à cet endroit les documents à envoyer pour signature.

Page Gérer

Si vous avez participé à un accord Adobe Sign en tant qu’expéditeur, destinataire ou même partie mise en copie carbone, il sera disponible sur votre page Gérer. Cette page est un portail d’accès à tous les accords liés à votre compte d’utilisateur ; elle est conçue en vue d’atteindre deux objectifs : trouver l’accord que vous souhaitez consulter et effectuer des tâches de gestion pour cet accord.

Vos accords sont répertoriés dans le corps principal de la page, répartis en sections réductibles en fonction de leur état actuel (Émis pour signature, Signé ou Annulé). Vous y trouverez également tous les documents archivés, créés en tant que widgets ou enregistrés comme modèles dans votre bibliothèque.

Les filtres situés en haut de la page vous aideront à localiser vos documents individuels, tandis que les outils à droite vous permettront de consulter, de partager et de protéger le document.

Page Rapports

Des rapports réguliers peuvent vous aider à évaluer rapidement la progression de vos documents et ce qui requiert votre attention. Les rapports peuvent être personnalisés de manière à se déclencher n’importe quel jour à n’importe quelle heure, afin de limiter la portée de tous les accords à certains documents désignés.

Interface de la page Rapports
Cadrans de rapports obtenus

Envoi d’accords

Adobe Sign permet l’envoi de documents et la collecte de signatures et d’approbations. Chaque client a ses propres exigences en ce qui concerne les personnes qui doivent interagir avec le document et l’ordre dans lequel elles doivent le faire. Découvrez les nombreuses fonctionnalités de flux de travail disponibles dans la page Envoyer. 

Section Destinataires

L’envoi d’un accord commence par la définition des destinataires et de l’ordre dans lequel ils obtiennent un accès pour interagir avec le document.

Le bouton bascule situé en haut de la section Destinataires vous permet de sélectionner l’ordre de signature de base :

  • Si l’option Remplir dans l’ordre est activée (comme illustré ci-dessus), le processus de signature d’une étape de signature à la suivante est séquentiel ; les destinataires sont numérotés pour indiquer l’ordre exact de participation.
    • Dans le cadre de ces étapes séquentielles, il est possible de définir des étapes qui permettent les scénarios suivants :
      • un sous-ensemble de signataires qui signent en parallèle (flux de travail hybride) ;
      • un groupe de personnes, dans lequel n’importe quel individu peut participer au nom de l’ensemble du groupe (groupe de destinataires).
  • Si l’option Remplir dans n’importe quel ordre est activée, plusieurs signatures peuvent être apposées en parallèle et les destinataires ne sont pas numérotés, ce qui signifie qu’il n’existe aucun ordre de participation spécifique.

Deux liens figurent à droite du bouton bascule de l’ordre de signature :

  • M’ajouter : cliquez sur ce lien pour vous ajouter en tant que prochain destinataire dans l’ordre de participation.
  • Ajouter un groupe de destinataires : cliquez sur ce lien pour créer un groupe de destinataires dans lequel une personne doit participer au nom de l’ensemble du groupe. Par exemple, créez un groupe pour l’équipe des RH, dans lequel une seule personne de l’équipe doit signer l’accord.

Remarque :

Pour modifier l’ordre des destinataires, cliquez sur leur nom et faites-les glisser à l’emplacement voulu ou renumérotez-les directement.

 

Chaque destinataire est associé à cinq éléments :

A. Ordre de participation : si l’option Remplir dans l’ordre est activée, l’ordre de participation indique clairement à quel moment chaque destinataire doit interagir avec l’accord.

B. Rôle : quel est le rôle des destinataires lorsqu’ils interagissent avec l’accord ?

Signataires (par défaut) : destinataires chargés d’apposer au moins une signature.

Approbateurs : destinataires qui consultent et approuvent l’accord, mais ne sont pas forcément tenus de le signer.

Délégants : destinataires chargés de désigner les signataires et les approbateurs. Les délégants ne peuvent pas renseigner d’informations, ni signer ou approuver l’accord.

C. Adresse électronique : adresse électronique d’identification du destinataire utilisée pour la communication électronique avec ce dernier, y compris pour lui demander une signature.

D. Méthodes d’authentification : comment le destinataire doit-il être authentifié ?

Adresse électronique (par défaut) : l’authentification dépend de l’accès à la boîte de réception.

Mot de passe : mot de passe alphanumérique généré par l’expéditeur qui doit être communiqué hors bande au destinataire.

Identité sociale : l’authentification est effectuée à l’aide d’un réseau social tiers tel que Facebook ou LinkedIn.

Authentification fondée sur les connaissances (KBA) (États-Unis uniquement) : une fois que destinataire a saisi son numéro de sécurité sociale, il doit répondre à des questions non triviales générées en fonction des bases de données publiques.

Téléphone : l’expéditeur doit renseigner le numéro de téléphone du destinataire, qui recevra alors un code par SMS lorsque sa signature est requise.

E. Message privé (facultatif) : l’expéditeur peut saisir des instructions individuelles pour chaque destinataire, qui s’afficheront lorsque le destinataire consulte l’accord.

 

Cliquez sur le lien Afficher Cc situé sous la liste des destinataires pour ajouter les adresses électroniques des personnes qui doivent consulter l’accord en copie carbone (Cc), sans qu’elles ne disposent des droits nécessaires pour le signer ou l’approuver. 

Flux de travail hybrides

Un flux de travail « hybride » est une instance de l’ordre de participation séquentiel selon laquelle une ou plusieurs étapes impliquent que deux destinataires ou plus aient accès au document simultanément. Tous les signataires/approbateurs de l’étape « parallèle » doivent remplir leur partie avant que le processus séquentiel ne puisse passer à l’étape suivante.

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

  • L’étape 1 concerne fclarke@gmail.com. Lorsque l’accord est envoyé pour signature, seul fclarke en est informé. Une fois qu’il a signé le document, nous passons à l’étape suivante.
  • L’étape 2 est l’étape hybride. Comme vous pouvez le constater, le même numéro (2) est attribué à trois destinataires. Cela signifie qu’Adobe Sign les notifie tous les trois simultanément. Ils peuvent apposer leur signature dans n’importe quel ordre, mais tous doivent remplir leur partie avant que le cycle de signature ne puisse passer à l’étape suivante.
  • L’étape 3 concerne un autre destinataire individuel, défini cette fois en tant qu’approbateur (icône en forme de coche et non en forme de plume). Une fois que le destinataire de l’« étape 3 » a approuvé l’accord, ce dernier est terminé et pleinement exécuté. Toutes les parties sont averties et reçoivent une copie de l’accord au format PDF.

 

Pour créer un groupe hybride, saisissez les adresses électroniques de chaque partie comme s’il s’agissait de destinataires individuels, puis cliquez sur le champ de chaque destinataire et faites-le glisser sur un autre dans le groupe hybride. Un message indiquant que vous allez créer un groupe parallèle s’affiche. Vous pouvez également créer le groupe hybride en définissant manuellement les numéros d’index sur la même valeur.

Groupes de destinataires

Les groupes de destinataires sont utiles lorsque vous nécessitez la validation d’une équipe ou d’une organisation, mais pas d’un individu spécifique au sein de ce groupe. Tous les membres du groupe sont autorisés à signer ou à approuver l’accord au nom de l’ensemble du groupe. 

Par exemple, l’image ci-dessus représente un cycle de signature en trois étapes :

  • L’étape 1 (JohnDoe) concerne un signataire, qui sera informé que sa signature est requise dès l’envoi de l’accord. Une fois que JohnDoe a apposé sa signature, l’accord passe à l’étape 2.
  • L’étape 2 concerne un groupe de destinataires approbateur appelé « HR Group ». Quatre personnes ont été ajoutées au groupe ; chacune d’elles a été associée à un processus de vérification différent (à titre d’exemple). Une fois que tous les destinataires identifiés ont approuvé l’accord, ce dernier passe à la troisième étape.
  • L’étape 3 concerne un signataire individuel. Une fois cette dernière signature apposée, l’accord est pleinement exécuté. Toutes les parties en sont averties et reçoivent une copie de l’accord au format PDF.

 

Pour créer un groupe de destinataires, cliquez sur le lien Ajouter un groupe de destinataires situé en haut à droite du champ des destinataires. Le conteneur permettant de saisir le nom du groupe et les destinataires potentiels apparaît.

Remarque :

Tous les membres du groupe de destinataires recevront une copie de l’accord signé au format PDF, même s’ils n’y ont pas spécifiquement participé.

Section Message

La section Message comprend deux champs qui peuvent considérablement augmenter vos chances de réussite.

Dans le champ Nom de l’accord, entrez une chaîne qui identifiera l’accord. Cette chaîne renseignera la ligne d’objet du courrier électronique aux destinataires (surlignée en jaune ci-dessous) et servira également de valeur de nom sur la page Gérer. L’attribution d’un nom unique et évocateur à l’accord permettra à vos destinataires d’identifier plus facilement votre courrier électronique et de simplifier toute éventuelle recherche de l’accord de votre part.

Remarque :

Si aucun nom n’est attribué à l’accord avant que le document ne soit joint, le nom du premier fichier joint est utilisé comme nom de l’accord. Cette valeur peut être modifiée tant que l’accord n’a pas été envoyé.

 

Le champ Message de l’accord est un champ de texte brut dans lequel vous pouvez saisir des instructions ou des commentaires nécessaires (surlignés en vert ci-dessous). Ce message apparaît dans le courrier électronique Veuillez signer envoyé à tous les destinataires (contrairement au message privé, qui ne s’affiche que pour le destinataire pour lequel il est configuré).

Modèles de messages

Les clients de niveau Enterprise ont accès aux modèles de messages configurés par votre administrateur. Ces modèles de messages sont directement liés à la fonctionnalité Langue du destinataire de la section Options. Par conséquent, si vous sélectionnez « Espagnol » dans le menu déroulant des langues, tous vos modèles en espagnol s’affichent.  

Remarque :

Si vous sélectionnez une langue à laquelle aucun modèle n’est associé, l’option Modèle de message n’apparaît pas sur la page Envoyer.

Section Options

La section Options vous permet de mieux contrôler l’accord après son envoi :

  • Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé. Ce mot de passe est défini par l’expéditeur et doit être communiqué hors bande. Adobe Sign n’enregistre pas ce mot de passe. Ne l’oubliez pas !
  • Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.
  • Définir un rappel : définissez la fréquence (quotidienne ou hebdomadaire) des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli. Seuls les destinataires actuels en seront notifiés.
  • Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.
    • Ce paramètre permet également de définir les modèles de messages visibles si votre compte est configuré pour les utiliser.

Section Fichiers

Dans la section Fichiers, vous pouvez joindre les documents à la transaction.

Pour le processus de signature, Adobe Sign combine tous les documents en un seul accord au format PDF, en fonction de l’ordre dans lequel les documents sont répertoriés. Les documents peuvent être réorganisés par un simple glisser-déplacer.

Vous pouvez joindre des fichiers en les sélectionnant dans la bibliothèque Adobe Sign, Google Docs, Box.net ou Dropbox, en les chargeant depuis votre système local à l’aide de la recherche de fichiers ou en les faisant glisser n’importe où sur la page Envoyer.

Types de fichiers acceptés : Word, Excel, PowerPoint, WordPerfect, PDF, JPG, GIF, TIF, PNG, BMP, TXT, RTF, HTML.


Aperçu et ajout de champs de signature

La case à cocher Prévisualiser et ajouter des champs de signature est située juste en dessous de la liste Fichiers. Cette option permet d’ouvrir les documents que vous avez chargés et d’y placer des champs de formulaire, au besoin. 

Vous devriez au moins placer les champs de signature, mais vous pouvez aussi utiliser de nombreux autres champs pour créer des formulaires complexes.

Remarque :

Si aucun champ de signature n’est placé, Adobe Sign ajoute automatiquement une nouvelle page afin que les signatures soient apposées à la fin du document.

Envoi d’un accord à un destinataire

L’envoi d’un accord à un seul destinataire est l’un des flux de travail les plus courants. Il s’agit également d’une excellente manière de découvrir le processus de base. Voici ce dont vous avez besoin :

  • L’adresse électronique du destinataire
    • Elle doit être différente de celle que vous utilisez pour vous connecter (vous ne pouvez pas vous envoyer l’accord).
  • Un document ou un fichier que vous souhaitez faire signer

 

1. Accédez à la page Envoyer en cliquant sur l’onglet Envoyer ou sur le lien Faire signer un document sur la page Tableau de bord, ou en sélectionnant un document de la bibliothèque et en cliquant sur le bouton Commencer.

2. Configurez le destinataire :

A. Adresse électronique : saisissez l’adresse électronique du destinataire.

B. Rôle : définissez le rôle du destinataire (Signataire ou Approbateur).

○ Un signataire est tenu d’apposer une signature, ce qui n’est pas le cas d’un approbateur.

C. Authentification : l’authentification par adresse électronique est le paramètre par défaut et le minimum requis pour obtenir une signature légale.

3. Sous Message, entrez un nom et un message pour l’accord, au besoin. 

4. Sous Fichiers, vous pouvez faire glisser des fichiers de votre ordinateur dans la zone Faire glisser les fichiers ici ou cliquer sur Ajouter des fichiers pour ouvrir la boîte de dialogue Sélectionner des fichiers. Cette boîte de dialogue vous permet d’accéder à tous les documents sources disponibles pour votre compte. 

Remarque :

  • Pour modifier l’ordre des documents, cliquez sur ces derniers et faites-les glisser vers le haut ou vers le bas.
  • Pour supprimer un document de la liste, cliquez sur la croix (X) située à droite de l’écran.

5. Sous Options, cochez et décochez chaque option afin d’observer sa fonctionnalité et ce qu’elle implique.

○ Protection par mot de passe : exigez des destinataires qu’ils saisissent un mot de passe pour ouvrir et afficher le fichier PDF signé.

○ Échéance : spécifiez le nombre de jours après lequel l’accord sera arrivé à expiration et ne pourra plus être rempli.

○ Définir un rappel : définissez la fréquence des rappels à envoyer tant que l’accord n’est pas rempli.

○ Langue du destinataire : sélectionnez la langue à utiliser dans les courriers électroniques envoyés aux destinataires et durant le processus de signature.

 

6. Activez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature . Lorsque vous activez cette option, l’environnement de création s’affiche, où vous pouvez passer en revue le document et y placer des champs de formulaire.

 

7. Cliquez sur Suivant.

 

8. Dans la page de création qui s’ouvre, cliquez sur les onglets du volet de droite pour afficher les types de champs disponibles, puis placez les champs requis en les faisant glisser sur le document.

○ Placez au moins un champ Signature.

Remarque :

L’environnement de création peut vite devenir complexe. Cela vaut la peine de vous exercer à l’utiliser si vous êtes amené à créer des formulaires. Consultez la section Environnement de création de ce document pour plus de détails.

 

9. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

Comme vous pouvez le constater, l’option Enregistrer ds biblio. est située juste au-dessus du bouton Envoyer. Si vous avez créé un document que vous serez amené à utiliser de façon répétée, cochez cette case pour enregistrer le document dans votre bibliothèque, avec les champs déjà intégrés. Vous pouvez modifier le modèle ultérieurement si nécessaire.

 

10. Lorsque la page de confirmation s’affiche, plusieurs options s’offrent à vous :

Modifier les paramètres d’alertes : les paramètres d’alertes par défaut sont répertoriés sur la page de confirmation. Ce lien permet de modifier les seuils d’alerte pour cet accord individuel.

Envoyer un autre document : ce lien recharge la page Envoyer, prête à configurer un nouvel accord.

Accéder à la page Gérer : ce lien charge la page Gérer.

Modifier l’accord : ce lien permet de modifier les fichiers joints et/ou l’ordre des fichiers sur l’accord.

À ce stade, l’accord est entré dans le cycle de signature et un courrier électronique a été envoyé en temps réel par Adobe Sign au premier destinataire. 

Obtenez des informations supplémentaires sur l’envoi d’un accord à un signataire dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien


Envoi à plusieurs destinataires

Les mêmes étapes s’appliquent à l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, à deux différences près :

  • Vous devez ajouter chaque destinataire sur sa propre ligne dans la section Destinataires, dans l’ordre de signature souhaité.
  • Lorsque vous placez un champ, vous devez indiquer quel destinataire doit y avoir accès en double-cliquant sur le champ et en définissant la valeur Destinataire.

Environnement de signature

Exercez-vous au processus de signature afin de comprendre le résultat final des configurations effectuées par l’expéditeur.

Déroulement du processus pour les signataires

1. Le destinataire reçoit un courrier électronique dans sa boîte de réception.

○ La ligne d’objet commence par Veuillez signer {nom du document}.

2. L’accord peut être ouvert en cliquant sur le lien Cliquez ici pour consulter et signer {nom du document}.

 

3. L’accord s’ouvre dans une fenêtre de navigateur ; le Message s’affiche pendant un bref instant. Si un message personnel est configuré à l’intention du destinataire, il s’affiche également à l’ouverture de la page.

 

Les autres options ci-après sont disponibles sur la page :

A. Options : cette liste comprend les options disponibles pour le destinataire en fonction de son rôle.

○ Ne e-signerai/approuverai pas : cette action met fin à l’accord.

Un autre devrait signer/approuver : cette option permet au destinataire de déléguer son droit de signer/approuver l’accord à une autre personne, tel un collègue ou un responsable.

○ Effacer les données du document : cette option efface le contenu des champs.

B. Message : l’icône en forme de bulle permet d’afficher à nouveau les messages.

C. Compteur de champs : ce compteur indique le nombre de champs obligatoires sur le document qui n’ont pas encore été remplis. S’il clique sur ce champ, le signataire a accès aux champs obligatoires (non facultatifs) qu’il doit remplir.

D. Passage au champ suivant : cette flèche jaune permet de trouver les champs suivants si vous passez en revue un document volumineux. Tous les champs sont pris en compte, et pas seulement les champs obligatoires.

Ce document comprend un seul champ de signature, qui est obligatoire (comme indiqué par l’astérisque rouge). Cette option permet de parcourir les documents comportant plusieurs champs remplissables.

 

4. Pour apposer une signature, double-cliquez sur le champ pour ouvrir le panneau des signatures.

5. Entrez votre nom dans le champ en haut du panneau des signatures.

Vous pouvez apposer votre signature de trois manières :

○ Entrer la signature dans la police définie (par défaut) : Adobe Sign applique une police manuscrite au nom saisi.

○ Tracé à la main : à l’aide d’une souris, d’un stylet ou de tout autre dispositif de pointage, tracez votre signature à la main. Sur une tablette, l’utilisation de votre doigt permet d’obtenir d’excellents résultats.

○ Image : si vous possédez une image de votre signature, vous pouvez la charger.

6. Cliquez sur Appliquer pour apposer votre signature dans le champ de signature et revenir au document.

7. Une fois tous les champs obligatoires remplis, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer en évidence en bas de la fenêtre.

Obtenez des informations supplémentaires sur la signature d’accords dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Remarque :

En bas de la page Adobe Sign, une barre d’outils comprend des outils permettant de parcourir l’accord, d’effectuer un zoom avant ou arrière et de télécharger le document. Vous pouvez la masquer en cliquant sur la croix (X) située dans l’angle inférieur droit de l’écran. Pour afficher temporairement la barre d’outils masquée, placez votre curseur en bas de la fenêtre. 

Obtenez des informations supplémentaires sur les commandes de zoom dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Gestion des accords

La gestion des accords est un aspect important de l’utilisation d’Adobe Sign. Utilisez la page Gérer pour suivre, traiter et personnaliser vos accords. Qu’il s’agisse d’annuler un accord ou de remplacer un signataire, ces processus vous permettent d’influencer la progression de la transaction dans le système.

Structure de la page Gérer

La page Gérer intègre de nombreuses fonctionnalités à explorer. Pour plus de simplicité, elles peuvent être divisées en quatre catégories :

A. Filtres d’accords

B. Listes d’accords

C. Métadonnées d’accords

D. Outils d’accords


Filtres d’accords

En haut de la page, quatre outils permettent de trouver des accords spécifiques en filtrant les listes ci-dessous. Les listes déroulantes sont dynamiquement renseignées à partir des accords chargés dans les listes. Les voici :

  • Filtrer par nom ou entreprise : liste de tous les noms et noms d’entreprise qui ont été saisis en tant que destinataires dans vos accords. Sélectionnez un élément de la liste déroulante pour exclure tous les autres accords.
  • Filtrer par état de doc. : cette liste permet de réduire les sections de tous les états, sauf celui que vous sélectionnez.
  • Filtrer par propriétaire de document : utile si vous êtes autorisé à consulter les accords d’autres utilisateurs d’Adobe Sign, cette option contraint les listes à afficher seulement les accords du propriétaire (expéditeur) sélectionné.

Le champ de texte situé tout à droite vous permet de rechercher n’importe quelle chaîne correspondant au nom d’un destinataire, au nom d’une entreprise, à l’adresse électronique d’un destinataire ou au nom du document.


Listes d’accords

Le corps de la page répertorie les accords auxquels vous êtes associé. Chaque accord associé à votre adresse électronique apparaît quelque part dans la liste : les accords dont vous êtes à l’origine, les accords qui vous ont été envoyés pour signature/approbation et les accords pour lesquels vous avez été mis en copie carbone.

La liste est divisée en sections réductibles indiquant l’état de l’accord. De haut en bas :

  • En attente de votre approbation/signature : ces accords apparaissent en haut de la liste, car ils sont en attente de votre intervention.
  • Brouillon : ces accords ont été créés et envoyés vers l’environnement de création, mais n’ont jamais été envoyés pour signature ou approbation.
    • Cliquez sur le lien modifier pour ouvrir le document dans l’environnement de création et terminer le processus d’envoi.
  • Émis pour signature/approbation : ces accords sont en cours de signature et en attente de la signature ou de l’approbation d’autres personnes.
  • Signés/approuvés : accords entièrement exécutés/remplis.
  • Annulés/refusés : accords que vous avez annulés ou qui ont été refusés par un destinataire pour quelque raison que ce soit.
  • Expirés : accords ayant été annulés car ils n’ont pas été exécutés avant la date d’expiration.
  • Archivés : accords qui ont été chargés dans le système Adobe Sign. Ces documents ne font pas partie d’un processus de signature légale géré par le biais d’Adobe Sign.
  • Modèles de bibliothèque : modèles que vous avez créés ou qui ont été partagés avec vous par un membre de votre groupe/compte.
    • Seul son propriétaire (créateur) peut modifier un modèle donné.
    • Le fait de cliquer sur le lien envoyer permet de commencer un nouvel accord avec le modèle déjà joint.
  • Widgets : liste de tous les widgets que vous avez créés.
    • Cliquez sur le lien obtenir le code pour exposer l’URL, le code HTML ou le code JavaScript de ces widgets.
    • Cliquez sur le lien modifier pour modifier et enregistrer le positionnement des champs dans le widget.

Cliquez sur les en-têtes situés en haut des listes pour classer le contenu de chaque section. Cliquez à nouveau dessus pour inverser l’ordre de tri.

 

Les enregistrements individuels comprennent les informations suivantes :

  • Nom : la valeur de nom reflète le nom ou l’adresse électronique du premier destinataire qui n’est pas l’expéditeur.
    • L’adresse électronique du destinataire est utilisée s’il n’a jamais signé de document par le biais du système Adobe Sign.
    • Une fois une valeur de nom saisie lors du processus de signature, l’adresse électronique est remplacée par le nom.
  • Société : si le premier destinataire a saisi un nom d’entreprise (par le biais d’un champ de signature ou en se connectant et en mettant à jour son profil), la valeur de nom de cette entreprise est renseignée.
    • Si vous n’intégrez pas les champs Nom de l’entreprise à vos accords, cette colonne reste majoritairement vide.
  • Titre du document : nom de votre accord.
  • Indicateurs sous forme d’icônes : quatre icônes indiquent que des commandes supplémentaires sont disponibles :
    • Notes : une icône en forme de bulle indique que l’accord comprend des notes, qui peuvent être consultées en cliquant sur l’onglet Notes dans la section Outils.
    • Rappels : l’icône en forme de cloche indique qu’au moins un rappel est défini pour l’accord. Il peut être consulté en cliquant sur l’onglet Rappels dans la section Outils.
    • Protection par mot de passe : l’icône en forme de cadenas indique que l’accès au document est protégé par un mot de passe.
    • Contenu des champs : uniquement disponible sur les accords comportant des champs de formulaire, l’icône en forme de fichier ouvre un fichier CSV contenant toutes les données des champs collectées sur l’accord.
  • Date : date de dernière modification, c’est-à-dire la dernière fois que l’accord a été mis à jour en tant qu’événement d’envoi ou événement de signature/approbation.


Métadonnées d’accords

Lorsqu’un accord est sélectionné dans les listes, les métadonnées de cet accord s’affichent dans ce petit panneau. Il s’agit des données suivantes :

  • Nom de l’accord : nom attribué à l’accord lors de sa création.
    • Modifier l’accord : si l’accord peut être modifié, cette option apparaît à côté du nom de l’accord.
  • De : personne qui a envoyé l’accord (et le nom de son entreprise, s’il est connu).
  • À : premier signataire de l’accord (et le nom de son entreprise, s’il est connu).
  • Date : horodatage de la dernière modification apportée à l’accord.
  • État : état fonctionnel actuel de l’accord.
    • Lien Remplacer le signataire : si l’accord permet à l’expéditeur de remplacer le signataire actuel, un lien s’affiche sous la mention État. Cette option peut s’avérer utile si vous avez envoyé l’accord à la mauvaise adresse électronique ou si le signataire actuel n’est pas disponible.
    • Télécharger une copie signée : si les paramètres du compte l’autorisent, un lien permettant de télécharger le document signé s’affiche sous la mention État. Cette option s’avère utile dans les cas où quelqu’un imprime le document, le signe, puis vous le renvoie.
  • Message : message d’origine saisi dans le champ Message.
  • Date d’expiration : ce champ indique la date à laquelle l’accord sera automatiquement annulé.
    • Ajouter/Modifier : si votre compte est configuré de manière à autoriser les dates d’expiration, un lien permet d’ajouter ou de modifier la date d’expiration de l’accord.

Outils d’accords

Dans le panneau Outils d’accords, vous avez accès à des commandes permettant de mieux gérer ou comprendre vos accords.

  • Afficher : une vignette de l’accord dans son état actuel s’affiche.
  • Partager : si vous partagez un document à l’aide de cette fonctionnalité, vous devez saisir une adresse électronique et un message, puis envoyer par courrier électronique à cette adresse une copie de l’accord dans son état actuel, tout en ajoutant le document à l’onglet Gérer de l’adresse électronique désignée.
  • Protéger : uniquement disponible si le document n’est pas encore rempli, cet onglet permet de définir les paramètres de protection du document après l’envoi de l’accord.
  • Rappeler : des rappels peuvent être créés ou supprimés une fois que l’accord a été envoyé à l’aide de ce panneau. En outre, vous pouvez envoyer un rappel en temps réel ou à une date spécifique.
  • Historique : cet onglet comprend une liste exhaustive de tous les événements consignés par l’accord, en commençant par l’événement Envoyer et en terminant par l’événement de signature final.
    • Rapport d’audit : ce lien génère un rapport PDF étendu de l’historique de l’accord, y compris de paramètres plus avancés tels que l’adresse IP pour chaque événement.
  • Notes : vous pouvez ajouter une note personnelle aux accords. Vous seul pouvez la voir ; elle n’est pas partagée avec d’autres utilisateurs ni avec le signataire.

Liens rapides vers des tâches courantes

Vous trouverez ci-après un guide de référence rapide concernant les tâches les plus courantes, ainsi qu’une étude de haut niveau sur la page Gérer et ses principales fonctionnalités.

Obtenez des informations supplémentaires sur la gestion des accords dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien. Pour en savoir plus sur les rubriques ci-dessous, cliquez sur les liens correspondants :

*Ce processus peut être utilisé lorsque le courrier électronique Veuillez signer n’est pas parvenu au destinataire.

Rapports (Adobe Sign – Business et Enterprise)

La fonctionnalité Rapports permet de vérifier de quelle façon votre compte utilise Adobe Sign. Créez vos propres rapports et obtenez une visibilité complète sur le processus de signature de vos documents, tout en vérifiant les actions de groupes ou d’utilisateurs individuels.

Création de rapports

Pour créer un rapport, accédez à la page Rapports en cliquant sur l’onglet Rapports, puis cliquez sur le lien Créer un rapport.

 

La page Créer un rapport s’affiche :

Obtenez des informations supplémentaires sur la création de rapports dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.


Paramètres des rapports

Lorsque vous configurez un rapport, plusieurs paramètres peuvent être définis pour personnaliser les résultats. Tous les paramètres décrits ci-dessous sont disponibles. 

Date de création

La date de création est l’intervalle de temps que doit couvrir le rapport. Vous pouvez sélectionner l’un des quatre intervalles de temps prédéfinis (cette semaine, la semaine dernière, ce mois-ci, le mois dernier) ou saisir une plage de dates personnalisée.

Utilisateurs et groupes

Ce paramètre vous permet d’exécuter le rapport pour des utilisateurs ou des groupes spécifiques. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs ou groupes, ou exécuter le rapport pour tous les utilisateurs du compte.

Documents et flux de travail

Cette option permet de sélectionner des documents spécifiques à inclure dans le rapport. Les documents répertoriés dans ce champ sont les documents de bibliothèque utilisés dans l’ensemble du compte. Les documents individuels et ponctuels ne sont pas répertoriés dans ce champ. 

Nom du document

Ce paramètre permet d’inclure ou d’exclure des documents qui contiennent ou ne contiennent pas une variable donnée. Vous pouvez choisir d’inclure ou non la chaîne saisie.

Mega Sign

Activez ce paramètre pour inclure les accords Mega Sign dans le rapport généré.

Objectifs de performance

Définissez des seuils de performance dans la vue Objectifs de performance. Les jauges qui reflètent les performances figurent dans le rapport généré.

Tester

Par défaut, ce paramètre est désactivé pour les rapports. Cliquez sur le lien des paramètres du rapport pour l’activer.

Les tests permettent de suivre l’évolution de la progression et des taux de signature des accords. 

Diagramme des accords par

Chaque option activée (par Date, Expéditeur, Groupe, Formulaire, Flux de travail et Type de signature) offre un type de graphique différent sur le rapport.

Etc.

Les paramètres de cette section permettent de modifier les graphiques du rapport généré. Modifiez ici les paramètres par défaut pour accélérer éventuellement le processus de création des rapports.

Résultats des rapports

Une fois que vous avez cliqué sur le bouton Exécuter le rapport, le rapport est généré en fonction des paramètres définis. Vous pouvez traiter ce rapport de différentes façons.

Mettre à jour le rapport avec les données actuelles

Cliquez sur ce lien pour actualiser la page. Le nouveau rapport comprend les transactions et les activités récentes.

Enregistrer le rapport

Enregistrez le rapport pour pouvoir l’exécuter à nouveau ultérieurement.

Partager le rapport

Le partage vous permet d’envoyer les résultats du rapport à une autre personne. Il vous suffit de saisir l’adresse électronique de la personne de votre choix, ainsi qu’un message.

Planifier le rapport

Établissez un planning pour ce rapport afin de l’exécuter avec les mêmes paramètres à la fréquence de votre choix.

Exporter les données de rapport

Si vous cliquez sur ce lien, il vous sera demandé d’ouvrir ou d’enregistrer un fichier CSV. Les fichiers CSV peuvent être ouverts dans Excel. Les informations sur les transactions des accords inclus dans le rapport seront classées dans plusieurs colonnes.

Version imprimable

Cliquez sur ce lien pour ouvrir une version imprimable du rapport.

Environnement d’aperçu et de création

L’environnement de création offre la possibilité de créer des formulaires pour Adobe Sign. En plus de placer des champs de formulaire, vous pouvez inclure des champs dont le contenu est renseigné automatiquement, par exemple les valeurs de date ou de signature des signataires (si elles sont connues) ou des champs de texte qui procèdent à la validation de leur contenu et/ou à des calculs complexes. D’autres types de champs courants sont disponibles, notamment des zones déroulantes, des cases d’option et des cases à cocher.

Accès à l’environnement de création

Procédez comme suit pour accéder à l’environnement de création :

  • Envoyez un nouveau document et activez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature sur la page Envoyer.

 

  • Modifiez le brouillon d’un document sur la page Gérer.

 

  • Créez un modèle ou un widget à partir de la page Tableau de bord.

 

  • Modifiez un document de bibliothèque ou un widget existant à partir de la page Gérer.

○ Vous pouvez modifier uniquement les modèles que vous avez transférés. Sur l’image ci-dessous, vous pouvez constater que le second modèle a été partagé par un autre utilisateur et n’est donc pas modifiable.

Environnement de création

Une fois l’environnement de création lancé, prenez quelques instants pour identifier les cinq zones principales :

A. Modèle de champs de formulaire : cette option s’affiche seulement si vous avez créé au moins un modèle de bibliothèque de champs de formulaire.

B. Disposition et alignement des champs : cette zone contient la barre des outils de taille et d’alignement des champs de formulaire.

C. Sélection d’un destinataire (rôle) : ce menu déroulant répertorie les destinataires de l’accord.

D. Onglets de champs de formulaire : sélectionnez dans ces onglets des champs à ajouter à votre document.

E. Zoom et réinitialisation : utilisez ces outils pour effectuer un zoom avant ou arrière sur le document et réinitialiser tous les champs à leur état d’origine lorsque l’environnement de création a été lancé.

Modèle de champs de formulaire

Si vous avez créé un modèle de champs de formulaire pour votre document, vous pouvez le sélectionner et l’appliquer à l’aide de cet ensemble d’outils.

La liste déroulante répertorie les modèles de champs de formulaire disponibles. Vous pouvez également choisir la page à laquelle commencer à appliquer le modèle. Il est possible d’appliquer plusieurs modèles.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation de modèles de champs de formulaire dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Disposition et alignement des champs

Cette option de menu affiche les outils permettant d’aligner et de redimensionner les champs liés les uns aux autres. Pour ajuster plusieurs champs en tant que groupe, cliquez dessus en maintenant la touche Ctrl enfoncée ou sélectionnez une zone à l’aide de la souris en maintenant la touche Maj enfoncée.

Les six icônes situées à gauche permettent d’aligner les champs en haut, sur la ligne médiane horizontale, en bas, à gauche, sur la ligne médiane verticale et à droite (comme illustré de gauche à droite). 

Les trois icônes suivantes permettent de définir la même largeur, hauteur ou les deux pour tous les champs. 

L’alignement et le dimensionnement dépendent du premier champ sélectionné.

Sélection d’un destinataire (rôle)

L’élément le plus important de la création de formulaires est sans doute l’association des destinataires aux champs qu’ils doivent renseigner. Si vous commencez par sélectionner un destinataire dans la liste Destinataires, tout champ que vous placez ensuite sur le formulaire lui sera automatiquement associé. Si vous modifiez le destinataire, tout nouveau champ placé sera alors associé à ce dernier.

Remarque :

Lorsqu’un destinataire spécifique est sélectionné, les champs qui lui sont associés sont surlignés dans le document, afin que vous puissiez facilement les identifier.

 

Une fois qu’un champ est placé sur un document, vous pouvez modifier le destinataire auquel il est associé en double-cliquant sur le champ pour ouvrir le menu correspondant, puis en sélectionnant une nouvelle option dans le menu déroulant Destinataire.

Obtenez des informations supplémentaires sur les rôles des participants dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Obtenez des informations supplémentaires sur le rôle de pré-remplissage dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Tous les champs disponibles dans Adobe Sign apparaissent dans les menus situés dans le volet droit de la fenêtre. Ces champs sont classés par utilisation et par type ; la plupart peuvent être ajustés à la hauteur et à la largeur exigées par votre formulaire.

Obtenez des informations supplémentaires sur les types de champs de formulaire dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.


Champs de signature

  • Signature : champ utilisé par les signataires pour signer l’accord. Il doit y avoir au moins un champ de signature requis sans condition pour chaque signataire d’un document.
  • Signature numérique : champ utilisé par les signataires pour apposer leur signature numérique. Il doit être activé dans les paramètres de votre compte, sans quoi il n’apparaîtra pas comme option.
  • Initiales : champ utilisé par les signataires pour parapher l’accord. Il ne remplace pas le champ de signature. Les champs de paraphe sont obligatoires par défaut, mais ils peuvent être redéfinis comme facultatifs.
  • Bloc de signature : ensemble de champs que le signataire doit obligatoirement remplir. Si votre compte est configuré de manière à exiger la fonction et l’entreprise du signataire, ces champs sont ajoutés au bloc de signature. Au minimum, le bloc de signature contient les champs Signature et Adresse électronique.

Champs d’informations sur les signataires

Bien qu’ils soient appelés Informations sur le signataire, ces champs peuvent aussi être attribués à n’importe quel participant, y compris aux approbateurs. Ils contiennent des informations sur le destinataire auquel ils sont attribués ; ils ne permettent pas de collecter des informations supplémentaires au-delà de la manière dont le destinataire est identifié.

  • Fonction : champ obligatoire pour le signataire ou l’approbateur, qui doit saisir sa fonction. Si le signataire ou l’approbateur est un utilisateur Adobe Sign enregistré, ce champ est renseigné automatiquement avec les informations disponibles dans son profil.
  • Société : champ obligatoire pour le signataire ou l’approbateur, qui doit saisir le nom de son entreprise. Si le signataire ou l’approbateur est un utilisateur Adobe Sign enregistré, ce champ est renseigné automatiquement avec les informations disponibles sur sa page Mon profil.
  • Signataire : champ en lecture seule renseigné automatiquement avec le nom que le signataire ou l’approbateur saisit lors de la signature. Si le signataire ou l’approbateur est un utilisateur Adobe Sign enregistré, ce champ est renseigné automatiquement avec les informations disponibles sur sa page Mon profil.
  • Adresse électronique : champ en lecture seule renseigné automatiquement avec l’adresse électronique du destinataire à laquelle l’accord a été envoyé.
  • Date : champ en lecture seule renseigné automatiquement avec la date à laquelle l’accord a été consulté et signé ou approuvé. Il ne permet par d’y saisir des dates personnalisées.

Champs de données

  • Champ texte : champ vierge de texte brut qui peut être utilisé pour la collecte de données mises en forme de manière spécifique. Dans les comptes Adobe Sign – Business et Adobe Sign – Enterprise, les champs de texte peuvent également être utilisés en tant que composants dans les calculs de champs, ainsi que pour créer des champs de logique conditionnelle.
Obtenez des informations supplémentaires sur la personnalisation de l’aspect des champs de texte dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.
  • Liste déroulante : objet utilisé pour créer une liste déroulante des options auxquelles le destinataire a accès. Chaque liste déroulante doit présenter au moins une option ; les options et valeurs d’exportation ne peuvent pas être vides.
  • Case à cocher : objet pouvant être coché ou décoché par le signataire. Les cases à cocher conviennent particulièrement aux cas dans lesquels il est demandé de cocher toutes les propositions qui s’appliquent.
  • Case d’option : objet qui doit être placé en tant que groupe. Le signataire peut choisir une seule option dans le groupe. Les cases d’option conviennent particulièrement aux cas dans lesquels il est demandé de ne choisir qu’une seule option.

Autres champs (Adobe Sign – Business et Adobe Sign – Enterprise)

  • Pièce jointe : champ servant à collecter des fichiers auprès des destinataires. Il peut être utilisé pour récupérer des documents, tels que des CV, ou des images d’identification, par exemple des images de passeports.
  • Lien hypertexte : objet transparent pouvant être placé sur du texte que vous souhaitez lier à une URL ou à une autre page dans un accord. Il peut également s’agir d’un lien figurant dans un accord et pointant vers une page web externe.

Tampons (Adobe Sign – Business et Adobe Sign – Enterprise)

  • Tampon Participation : tampon appliqué après que l’accord a été signé par le destinataire désigné. Il comprend le nom et l’adresse électronique du destinataire, ainsi que l’heure de la signature.
  • N° transaction : tampon appliqué au fichier PDF final et signé. Ce numéro est utilisé comme numéro de référence pour l’accord.

Enregistrement dans la bibliothèque de documents

Une fois les nouveaux champs de formulaire ajoutés à votre accord, vous pouvez enregistrer une copie de l’accord dans votre bibliothèque avant de l’envoyer pour signature.

Cliquez sur la case à cocher Enregistrer ds biblio. située en bas à droite de la fenêtre de création avant de cliquer sur le bouton Envoyer pour ajouter l’accord modifié à votre bibliothèque.

 

Le document sera d’abord enregistré dans votre bibliothèque.

 

Il sera ensuite envoyé pour signature.

Zoom, réinitialisation et enregistrement/Envoyer

Les options restantes vous permettent d’effectuer un zoom avant et arrière sur votre document, de réinitialiser ou de supprimer tous les champs que vous avez placés ou d’enregistrer/envoyer le document dans son état actuel. Le bouton Enregistrer apparaît seulement lors de la création d’un document de bibliothèque. Sinon, le bouton Envoyer s’affiche.

Il est recommandé d’enregistrer régulièrement un document de bibliothèque. Cependant, si vous naviguez en dehors de l’environnement de création, le document est enregistré automatiquement. Vous pouvez y accéder ultérieurement à partir de la page Gérer.

Modèles de bibliothèque

Un modèle de bibliothèque est un objet réutilisable. Adobe Sign prend en charge deux types de modèles de bibliothèque : les modèles de document et les modèles de champs de formulaire.

  • Modèles de document : un modèle de document est un document réutilisable. Les modèles de document peuvent être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte, ce qui permet à plusieurs utilisateurs d’envoyer le même document sans avoir à le modifier.
  • Modèles de champs de formulaire : un modèle de champs de formulaire est un calque de champs réutilisable qui peut être appliqué à n’importe quel document. Les modèles de champs de formulaire peuvent également être partagés avec d’autres utilisateurs dans votre compte. Ils conviennent particulièrement aux situations suivantes :
    • Vous possédez une disposition de champs qui fonctionne pour plusieurs documents.
    • Vous possédez un document qui peut être envoyé de plusieurs manières différentes.
    • Vous devez passer en revue le contenu d’un document, mais les champs restent au même endroit.

Plutôt que de créer un nouveau document de bibliothèque à chaque fois qu’un document est mis à jour, il est possible d’appliquer le même calque de champs de formulaire. Vous pouvez modifier les modèles de champs de formulaire afin de faciliter les changements de disposition ou des propriétés de champs. Rappelons que tous les outils de l’environnement de création sont disponibles lors de la création d’un modèle de champs de formulaire.

 

Il est recommandé qu’un seul utilisateur (administrateur des documents) soit responsable de la création et de la gestion des modèles. Créez un compte utilisateur pour l’administrateur des documents afin d’éliminer la confusion liée aux modèles à utiliser et de contrôler les versions de vos documents réutilisables.

Nous recommandons pour ce faire d’utiliser une liste de distribution ou une adresse électronique fonctionnelle. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès à ce compte, tout en ayant la possibilité de partager la responsabilité.

Obtenez des informations supplémentaires sur les outils de création de modèles dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Création d’un modèle de bibliothèque

1. Cliquez sur l’onglet Tableau de bord. Ensuite, dans le panneau Fonctions supplémentaires, cliquez sur Ajouter un modèle à la bibliothèque.

 

La page Créer un modèle de bibliothèque s’affiche.

 

2. Dans le champ Nom du modèle, nommez votre modèle. Ce nom peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour accéder au fichier sur votre système local à utiliser pour créer votre modèle réutilisable. Si vous créez un document réutilisable, ce fichier et son contenu sont utilisés. Si vous créez un calque de champs de formulaire réutilisable, le contenu du fichier n’est pas inclus dans le modèle.

4. Sélectionnez l’option de modèle appropriée, à savoir Créer comme document réutilisable, Créer comme calque de champs de formulaire réutilisable ou les deux.

 

5. Sélectionnez l’option d’autorisations appropriée pour le partage du modèle.

Remarque :

Les autorisations de groupe peuvent être accordées uniquement au groupe dont vous faites actuellement partie. Vous ne pouvez pas accorder d’autorisations à d’autres groupes.

 

6. Cliquez sur le bouton Prévisualiser ou ajouter des champs. L’environnement de création s’affiche. 

 

7. Placez les champs obligatoires destinés aux participants en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document.

8. Ensuite, cliquez sur le bouton Enregistrer.

Le modèle s’affiche désormais sous la section Modèles de bibliothèque de la page Gérer. Si vous avez partagé le modèle avec des utilisateurs dans votre groupe ou dans votre organisation en leur accordant l’autorisation nécessaire, il apparaît également dans la section Modèles de bibliothèque de leur page Gérer ; ils peuvent alors l’utiliser aussi souvent qu’ils le souhaitent. 

Remarque :

Seul l’utilisateur qui a créé le modèle de bibliothèque peut le modifier ou le supprimer. 

Utilisation d’un modèle de bibliothèque

Vous pouvez inclure un modèle de bibliothèque dans votre accord de trois manières :

  • Commencez un nouvel accord en le sélectionnant à partir de la liste déroulante Envoyer de la bibliothèque sur la page Tableau de bord.

 

  • Commencez un nouvel accord en le sélectionnant à partir de la section Modèles de bibliothèque de la page Gérer.

 

  • Incluez-le dans un accord que vous avez déjà commencé en cliquant sur le lien Ajouter des fichiers et en sélectionnant l’option Documents de bibliothèque.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation de modèles de bibliothèque, à la fois de modèles de bibliothèque de documents et de champs de formulaire, dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation exclusive de modèles de champs de formulaire dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Autres flux de travail pour les signatures

De nombreux flux de travail peuvent être utilisés pour envoyer des documents pour signature, collecter des signatures et envoyer un document signé, notamment :

  • Envoi à l’aide de l’option « Je suis le seul à signer »
  • Envoi à l’aide de Mega Sign (Adobe Sign – Business et Adobe Sign – Enterprise)
  • Utilisation de widgets pour collecter des signatures (Adobe Sign – Business et Adobe Sign – Enterprise)

Les sections suivantes abordent chacun de ces processus en détail.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’envoi d’accords dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Envoi à plusieurs destinataires

En fonction des exigences de votre entreprise, il est possible que plusieurs destinataires doivent intervenir sur un accord. Par exemple, deux personnes doivent signer un accord, tandis qu’une autre doit l’approuver ou le déléguer à un signataire supplémentaire. Lors de l’envoi d’un accord à plusieurs destinataires, vous disposez d’options supplémentaires en ce qui concerne la manière dont l’accord doit être acheminé : dans l’ordre spécifié, en parallèle ou dans un ordre d’acheminement hybride. 

Obtenez des informations supplémentaires sur l’envoi d’un accord à plusieurs signataires dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.


Signature « mari et femme »

Ne vous laissez pas induire en erreur par sa dénomination : ce processus est identique au processus « à plusieurs signataires » ; toutefois, plutôt que de saisir plusieurs adresses électroniques, une même adresse électronique est utilisée plusieurs fois.

Ce processus est généralement utilisé lorsque deux personnes qui doivent signer un accord partagent la même adresse électronique. Il fonctionne de la même manière que le processus « à plusieurs signataires », selon lequel chaque signataire signe à tour de rôle. Dans ce cas toutefois, toutes les notifications par courrier électronique sont envoyées à cette même adresse.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’envoi d’un document à deux signataires partageant la même adresse électronique dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien

Ma signature uniquement

Ce processus porte bien son nom. Il est utilisé dans les situations où vous êtes la seule personne à signer un document et à l’envoyer à une ou à plusieurs personnes. Par exemple, il se peut que vous deviez envoyer un formulaire fiscal signé ou un accord de non-divulgation, ou les deux, à une ou à plusieurs personnes. Vous pouvez vous envoyer le document signé, à condition de ne pas utiliser la même adresse électronique que celle dont vous vous servez pour vous connecter, puisqu’une copie du document signé est enregistrée, à laquelle vous pouvez accéder par le biais de l’onglet Gérer. Notez que la fonction « Ma signature uniquement » est uniquement disponible sur le Tableau de bord.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation de la fonction « Ma signature uniquement » dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

 

1. Cliquez sur Ma signature uniquement sur le Tableau de bord. 

 

2. Dans le champ À : saisissez l’adresse électronique de la ou des personnes qui doivent recevoir votre document signé. N’utilisez pas l’adresse électronique dont vous vous servez pour vous connecter à Adobe Sign. Rappelez-vous que vous signez ce document, puis que vous l’envoyez à quelqu’un d’autre.

 

3. Saisissez un nom et un message pour l’accord, puis sélectionnez la langue de signature à utiliser pour la communication.

4. Cliquez sur le bouton Télécharger, accédez au document à signer et à envoyer, puis cliquez sur Ouvrir. Vous pouvez aussi le sélectionner dans votre bibliothèque de documents ou dans votre espace de stockage en ligne. 

 

5. Cochez l’option Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire en bas de la fenêtre Je suis le seul à signer. Cochez cette option pour accéder à l’environnement de création où vous pourrez placer et remplir des champs. Cliquez sur Suivant.

 

6. Placez les champs obligatoires en les faisant glisser à partir des onglets de champs de formulaire vers le document. 

 

7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Signer, envoyer.

8. Cliquez à l’intérieur des champs et saisissez les informations requises. Cliquez sur le champ Signature (la case « Cliquer ici pour signer ») pour ouvrir la fenêtre contextuelle de signature.

 

9. Apposez votre signature à l’aide de l’option Taper, Tracer ou Image. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le bouton Appliquer.

 

 

10. Une fois que vous avez saisi toutes les informations requises et que vous avez apposé votre signature, cliquez sur le bouton Cliquer pour signer.

11. Une fois que la page de confirmation s’est affichée, vous pouvez télécharger une copie du document, envoyer un autre document ou ouvrir la page Gérer.

 

Mega Sign (Adobe Sign – Business et Enterprise)

Ce processus Mega Sign permet d’envoyer un document à des centaines de personnes simultanément. Chaque signataire signe sa propre copie du document, puis ces accords individuels vous sont renvoyés. Ce processus peut être utilisé pour collecter des accords de non-divulgation, des documents de RH ou des autorisations de sortie. Le lien permettant d’accéder à Mega Sign est disponible sur le Tableau de bord.

Les destinataires Mega Sign peuvent être saisis en ajoutant les adresses électroniques au champ « À : » ou en téléchargeant un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules) contenant les informations sur les destinataires. Le processus CSV vous permet de pré-remplir les données pour chaque signataire, ce qui vous donne l’opportunité de personnaliser les informations de champs pour chaque personne. Par exemple, vous pouvez personnaliser le message dans les courriers électroniques « Veuillez signer… » envoyés à chaque signataire.

Obtenez des informations supplémentaires sur l’utilisation de Mega Sign dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien.

Widgets (Adobe Sign – Business et Enterprise)

Les widgets sont des documents hébergés qui peuvent être signés par toute personne y ayant accès. Ils conviennent particulièrement aux feuilles d’inscription, aux dérogations ou à tout autre document que de nombreuses personnes doivent consulter et signer en ligne.

Ils peuvent être générés sous deux formes : sous forme de code JavaScript ou sous forme d’URL. L’option JavaScript fournit le code nécessaire pour intégrer le widget à votre site web. L’option URL fournit une adresse web hébergée par Adobe Sign que les expéditeurs peuvent utiliser pour faire signer le document. Le lien permettant de créer des widgets est disponible sur le Tableau de bord.

Bien que le processus de signature des widgets soit identique à une transaction ordinaire dans Adobe Sign, les widgets peuvent uniquement être signés par un seul signataire et contresignés par le créateur du widget. Tenez-en compte lors de la création du widget, car l’utilisateur qui le crée n’est peut-être pas la personne qui doit le contresigner.

Obtenez des informations supplémentaires sur les widgets dans l’Aide Adobe Sign. Pour en savoir plus sur les rubriques suivantes, cliquez sur les liens d’aide ci-dessous :

Appareils mobiles

La signature est l’une des principales fonctions d’Adobe Sign. N’importe qui peut signer un document en ouvrant un lien figurant dans un courrier électronique à l’aide d’un navigateur web sur leur ordinateur ou de leur appareil mobile. Si vous possédez un compte Adobe Sign, vous pouvez également vous connecter à l’aide de l’application native « Gestionnaire Adobe Sign » pour iOS ou Android. Vous pouvez également lancer un processus de signature à partir de la page Gérer. La signature est aussi intégrée au processus « Ma signature uniquement ».

Obtenez des informations supplémentaires sur la signature de documents à l’aide d’une application dans l’Aide Adobe Sign en cliquant sur ce lien

Adobe Sign prend en charge les navigateurs web les plus récents sur les smartphones et les tablettes qui exécutent les systèmes d’exploitation iOS ou Android.

Gestionnaire Adobe Sign pour iOS

Utilisez le tableau de bord intuitif dans le gestionnaire Adobe Sign pour accéder à vos documents sur votre appareil mobile pour l’envoi et la signature d’accords. Le nouveau tableau de bord fonctionne bien avec iOS 9 et l’iPad Pro. Le processus Envoyer amélioré simplifie l’envoi de documents pour signature. 

Cliquez ici pour télécharger l’application.

Gestionnaire Adobe Sign pour Android

Le gestionnaire Adobe Sign pour Android est localisé dans 19 langues, tout comme Acrobat Mobile.

Cliquez ici pour télécharger l’application.

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