Créer des comptes de service pour envoyer des accords sous une entité fonctionnelle

Dernière mise à jour le 6 déc. 2023

Comptes de service Adobe Acrobat Sign

Les comptes de service permettent aux utilisateurs d’un compte d’entreprise d’envoyer des accords sous l’autorité d’un ID utilisateur explicitement généré à cette fin (au lieu d’utiliser leur ID utilisateur personnel).

Par exemple, un compte de service peut être créé pour envoyer des documents juridiques. Le profil de l’utilisateur peut être conçu pour fournir un nom fonctionnel et une adresse e-mail qui identifient le service juridique et non un expéditeur individuel. Tous les utilisateurs qui doivent envoyer des accords de confidentialité, par exemple, peuvent basculer vers le compte de service juridique et les envoyer sous ce profil, ce qui garantit un aspect plus cohérent et sérieux de la transaction. En outre, les accords d’une nature spécifique peuvent être limités au groupe du compte de service, ce qui limite tous les accords d’un type fonctionnel à un seul utilisateur au lieu d’être distribués dans toute la base d’utilisateurs.

Les comptes de service sont disponibles pour les clients de Grands comptes qui ont activé le partage avancé et qui gèrent leurs comptes via Adobe Admin Console.

Annotation

Le processus ci-dessous décrit l’utilisation de comptes de service accessibles manuellement par les utilisateurs à partir de l’environnement Acrobat Sign. Les organisations qui souhaitent activer l’API pour envoyer des accords au nom d’une partie centralisée doivent se référer aux comptes techniques pour la documentation de l’API.

Conditions préalables

Pour activer un compte de service, votre compte Acrobat Sign doit :

Avoir un service ETLA de niveau Grands comptes
Gérer les utilisateurs sur Adobe Admin Console*
Avoir activé le partage de compte avancé avec les autorisations d’envoi activées
- Utilisateurs dans plusieurs groupes (fortement recommandé)

* Une remarque sur Adobe Admin Console

Adobe Admin Console fournit un framework pour la gestion des utilisateurs et l’attribution de licences. La plupart des clients n’ont qu’un seul Admin Console.

Cependant, certains clients ayant des exigences complexes en matière d’utilisateur/de licence peuvent avoir plusieurs Admin Console, ce qui peut être déroutant dans un processus tel que la création d’un compte de service, où un Admin Console peut régir la gestion des utilisateurs fédérés, et un autre peut gérer la licence Acrobat Sign.

Si vous savez que vous avez plusieurs comptes ou si vous n’êtes pas sûr, lisez ce qui suit :

L’utilisation de plusieurs Admin Console nécessite de vérifier que vous êtes dans la bonne console pour les actions que vous tentez d’effectuer.

Pour déterminer si vous disposez de plusieurs Admin Console, procédez comme suit :

1. Connectez-vous à Admin Console.

2. Dans le coin supérieur droit de la console, cliquez sur le nom de l’organisation.

Si un menu déroulant s’affiche avec plusieurs organisations, vous avez plusieurs Admin Console.

Liste déroulante des organisations Admin Console

Si vous n’avez qu’un seul Admin Console, les opérations de création d’utilisateurs et de licences ont lieu dans la même organisation, et vous n’avez pas à vous soucier de basculer entre les consoles.

Si vous disposez de plusieurs Admin Console, prenez le temps de déterminer quelle organisation gère la création d’utilisateurs fédérés et laquelle gère l’attribution de licences Acrobat Sign.

Les entreprises disposant de plusieurs Admin Console peuvent déployer Acrobat Sign à partir de plusieurs d’entre elles. Vous devez identifier l’Admin Console approprié dans lequel vous souhaitez établir le compte de service.

Vous devez inspecter chaque organisation pour déterminer celle qui doit contenir le compte de service.

Sélectionnez l’organisation.
Sélectionnez Produits dans le volet supérieur des options.
Recherchez la fiche produit Adobe Sign - Grands comptes

Pour les besoins de ce document, nous l’appellerons votre Admin Console de licences. Il s’agit de l’organisation dans laquelle votre compte de service est créé et géré.

Les organisations qui gèrent des utilisateurs fédérés doivent désynchroniser la solution fédérée pour créer le compte de service en dehors de l’environnement fédéré.

Pour ce faire, vous devez inspecter chaque organisation afin de déterminer laquelle contrôle les domaines qui activent la relation d’approbation fédérée. Plusieurs Admin Console peuvent approuver un domaine, mais un seul le contrôle activement.

Sélection de l’organisation
Sélectionnez Paramètres dans le volet supérieur des options.
Sélectionnez Identité dans le volet gauche des options.
Si des répertoires dont le type d’identité est Federated ID et dont le statut est Approuvé s’affichent, cliquez sur la ligne du répertoire pour afficher l’organisation propriétaire.

L’organisation propriétaire est l’Admin Console appropriée pour manipuler les contrôles de synchronisation de vos ID fédérés.

Un e-mail est fourni à l’administrateur de la console si vous n’y avez pas accès pour le moment.

Si le type est Federated ID et le statut est Actif, cliquez sur le nom du répertoire pour ouvrir les paramètres du répertoire.

Sur la page des paramètres, sélectionnez l’onglet Synchronisation qui ouvre les informations de synchronisation du fournisseur d’identités.

Pour les besoins de ce document, nous l’appellerons votre Admin Console de synchronisation fédérée.

Paramètres du répertoire, onglet Synchronisation

Annotation

Si l’onglet Synchronisation ne s’affiche pas, il est possible que votre compte dispose d’un Global Admin Console auquel vous n’avez pas accès.

Vous devrez contacter vos administrateurs Adobe internes pour obtenir l’accès.

Les organisations qui

utilisent l’outil User Sync Tool (UST) pour synchroniser automatiquement les utilisateurs entre Adobe et leur Active Directory
n’autorisent pas l’ajout ou la création manuelle d’utilisateurs dans Acrobat Sign

doivent créer un groupe « d’exceptions » pour tous les ID utilisateur de compte de service. Tous les ID utilisateur de compte de service doivent être créés dans ce groupe exempté pour veiller à ce qu’ils ne soient pas désactivés et que leur licence ne soit pas supprimée par la synchronisation automatique des utilisateurs.

Le groupe d’exceptions doit être configuré comme étant exempté de la synchronisation dans la configuration de l’outil UST.

Dans les cas où Adobe héberge l’outil UST au nom de l’organisation du client, l’administrateur du client doit communiquer le nom du groupe à son gestionnaire de succès client, à son gestionnaire de compte technique ou à son représentant de compte, afin qu’il puisse collaborer avec l’équipe Adobe Customer Solutions pour s’assurer que ce groupe n’est pas synchronisé.

Présentation

La création d’un compte de service est un processus en plusieurs étapes qui nécessite un accès de niveau administrateur à la console Adobe Acrobat et une autorité d’administrateur de compte dans Acrobat Sign.

Le processus exige de la part de l’administrateur :

(Facultatif) La création d’un groupe dans le système Acrobat Sign.
- La création d’un groupe dédié pour le compte de service permet une configuration très étroite des propriétés de l’accord, qui peut être trop stricte ou différente des autres configurations de groupe.
La création d’un compte de service dans Adobe Admin Console.
- Il est question d’un compte de service vers lequel les autres utilisateurs peuvent basculer (via le partage de compte avancé) et envoyer des accords.
Le partage du compte de service avec les utilisateurs et les groupes qui doivent être autorisés à utiliser le compte de service.
- Le partage du compte de service avec d’autres utilisateurs et groupes permet à ces utilisateurs de basculer vers le compte de service et de générer de nouveaux accords qui seront envoyés sous ce profil d’ID utilisateur.

Envisager la génération d’un groupe unique dans Acrobat Sign pour l’application

L’ajout d’un compte de service à un groupe unique permet à la fonction du compte de service de dicter les paramètres d’envoi et de signature du groupe, ainsi que les workflows, les modèles et les fonctions de rapport disponibles.

Dans l’exemple d’un compte de service conçu pour les transactions juridiques, le groupe peut définir les conditions d’authentification par défaut, la date d’expiration, les parties en copie automatique et les règles relatives aux pièces jointes PDF, qui ne conviennent probablement pas aux transactions commerciales.

En outre, le fait de limiter des modèles de bibliothèque spécifiques au groupe du compte de service garantit que tous les accords utilisant ce modèle sont associés uniquement au compte de service et ne sont pas distribués dans votre base d’utilisateurs.

Pour créer un groupe discret, procédez comme suit :

Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.
Accédez à l’onglet Groupes dans le menu d’administration.
Cliquez sur l’icône « plus » pour créer un groupe.
Entrez un nom intuitif pour le groupe (c’est-à-dire le nom de la fonction pour laquelle vous créez le compte de service).
Enregistrez le groupe.
(Facultatif) Ouvrez le nouveau groupe et configurez les paramètres par défaut nécessaires pour le type d’accords à envoyer.
1. Sélectionnez le nouveau groupe dans la liste des groupes pour afficher la barre d’actions en haut de la liste.
2. Sélectionnez l’action Paramètres de groupe pour ouvrir la configuration au niveau du groupe.

Annotation

Si votre organisation

utilise l’outil User Sync Tool (UST) pour synchroniser automatiquement les utilisateurs entre Adobe et votre Active Directory
n’autorise pas l’ajout ou la création manuelle d’utilisateurs dans Acrobat Sign

vous devez créer un groupe d’exceptions qui sera le groupe principal de tous les ID utilisateur de compte de service.

Le nom du groupe est ajouté à la configuration de votre outil UST pour vous assurer que le processus de synchronisation n’affecte pas les ID utilisateur et n’entraîne ainsi pas leur désactivation ou la suppression de leurs droits.

Créer le compte de service

Annotation

Avant de créer le compte de service, vous devez identifier une adresse e-mail pouvant être utilisée pour les questions/réponses entrantes de vos destinataires (par exemple, legal_agreements@my_domain.dom).

Pour créer le compte de service, procédez comme suit :

Connectez-vous à votre Admin Console (Synchronisation fédérée) en tant qu’administrateur.
Accédez à : Paramètres → Identité

Sélectionnez un répertoire pour créer l’utilisateur.
Sélectionnez l’onglet Synchronisation.
Sélectionnez Accéder aux paramètres.
Sélectionnez Activer la modification.

Lorsque la modification est activée, Adobe Admin Console permet la modification des données utilisateur uniquement dans l’Admin Console. Votre fournisseur d’identités n’est pas mis à jour avec les modifications.

Annotation

La modification restera activée pendant une heure uniquement ou jusqu’à ce qu’elle soit désactivée manuellement.
Connectez-vous à votre Admin Console de licences (si vous utilisez plusieurs Admin Console).
Accédez à : Utilisateurs → Ajouter un utilisateur.
Configurez votre nouveau compte de service avec les éléments suivants :
- Adresse e-mail ou nom d’utilisateur : utilisez l’adresse e-mail avec laquelle vous souhaitez capturer les réponses aux e-mails des destinataires.
- Type d’ID : Federated ID.
- Prénom/Nom : cette valeur est utilisée dans le système Acrobat Sign et apparaît dans le rapport d’audit. Utilisez une valeur qui fournit du contexte (par exemple : Service juridique).
- Nom d’utilisateur SSO : utilisez la même valeur d’e-mail.
- Pays/région : sélectionnez le pays ou la région appropriés pour votre société.
- Sélectionnez le profil de produit Acrobat Sign.
- Définissez le rôle d’utilisateur sur Utilisateur.
Cliquez sur Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Reconnectez-vous à l’Admin Console de synchronisation fédérée pour activer la synchronisation des données de votre fournisseur d’identités.
Revenez à la page Paramètres → Identité → {Directory} → Synchronisation → Accéder aux paramètres.

Cliquez sur Désactiver la modification pour réactiver la synchronisation des données avec votre fournisseur d’identités.
Votre nouveau compte de service sera automatiquement généré dans le système Acrobat Sign.

Partager le compte de service avec les groupes ou les utilisateurs autorisés à utiliser le compte de service

La création d’un partage avec un groupe établit une connexion de partage avec tous les utilisateurs du groupe, ce qui leur permet de basculer vers l’interface Compte de service et de créer des accords.

Le partage direct avec un utilisateur établit une connexion pour cet utilisateur uniquement.

Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’administrateur de compte.
Accédez à l’onglet Utilisateurs dans le menu d’administration.
Sélectionnez le compte de service dans la liste des utilisateurs, puis sélectionnez Modif. détails utilisateur dans les actions situées en haut de la liste.
Sélectionnez État de partage dans le menu de gauche.
- Assurez-vous que l’onglet Compte de l’utilisateur partagé avec est sélectionné.
- Sélectionnez l’icône « plus » pour créer une relation de partage.
Sélectionnez le groupe ou l’utilisateur avec lequel partager le compte de compte de service :
1. Cliquez sur l’icône représentant trois lignes à droite de la zone de recherche.
2. Cliquez sur l’icône « plus » en regard du groupe ou de l’utilisateur pour le sélectionner.
  
  Les utilisateurs individuels peuvent être ajoutés en développant un groupe, puis en sélectionnant un utilisateur individuel dans ce groupe.
3. Activez Envoi sous les options Autorisations supplémentaires au-delà de l’affichage.
4. Cliquez sur Enregistrer.

Tester votre nouveau compte de service

Pour tester l’accès de vos utilisateurs au compte de service :

Connectez-vous à tout utilisateur avec lequel le compte de service a partagé son compte.
Sélectionnez votre nom dans le coin supérieur droit pour afficher le sous-menu des utilisateurs.
Sélectionnez Changer de compte dans le menu.

Un recouvrement affiche la liste des comptes utilisateur partagés. Sélectionnez le compte de service et cliquez sur OK.
La vue utilisateur est actualisée pour afficher l’interface du compte de service.
- Vous pouvez l’identifier grâce à la bannière bleue.
Accédez à la page Envoyer et envoyez-vous un accord.
- Notez que tous les modèles affectés directement au groupe dans lequel se trouve le compte de service peuvent être envoyés.
L’e-mail que vous recevrez sera correctement formaté pour afficher le nom et l’adresse e-mail du compte de service.

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