Composition d’un workflow de destinataires hybrides

Combinez le routage séquentiel avec la participation parallèle pour que les accords complexes passent par les bonnes personnes au bon moment.

Les workflows de destinataires hybrides aident les expéditeurs à créer des accords où certains destinataires agissent en séquence, et d'autres agissent pendant la même étape de routage. Utilisez ce workflow lorsqu'un destinataire doit terminer son action avant qu'un groupe puisse agir, ou lorsque plusieurs destinataires doivent agir avant que le contrat passe à l'étape suivante.

Adobe Acrobat Sign prend en charge les workflow hybrides en combinant le routage séquentiel avec les groupes de destinataires. Un groupe de destinataires représente une étape de destinataire dans l'ordre de routage et contient plusieurs destinataires qui reçoivent l'accès à l'accord en même temps. Le contrat progresse une fois que le groupe de destinataires a terminé l'action requise.

Avant de commencer

• Le routage hybride des destinataires doit être activé par un administrateur.
• Commencez l’accord comme un flux de signature séquentiel avant d’ajouter l’étape de groupe de destinataires parallèle.
• Confirmez l'ordre des destinataires avant d'envoyer le contrat.
• Pour de meilleures performances et une meilleure gestion, conservez des workflows hybrides avec moins de 50 participants au total.
• Les cachets électroniques ne sont pas pris en charge dans les workflows de signature hybrides.

Fonctionnement des workflows de destinataires hybrides

Un workflow hybride commence par une structure de routage séquentiel. Une ou plusieurs étapes de cette séquence peuvent inclure un groupe de destinataires, permettant à plusieurs destinataires d'agir pendant la même étape.

Par exemple, un workflow hybride pourrait être routé comme ceci :

• Les destinataires 1-3 forment un groupe de signature parallèle avec trois membres. 
  • Les trois membres du groupe sont notifiés en même temps et peuvent terminer leurs actions dans n'importe quel ordre au sein du groupe.
  • Tous les membres doivent terminer leurs actions avant que le flux de signature passe au destinataire suivant   
• Le destinataire 4 est un individu.
• Le destinataire 5 est un groupe de destinataires composé de trois membres.  
  • Les trois membres du groupe sont tous notifiés en même temps. 
  • Seul le premier membre à terminer l'action du groupe suffit pour faire passer le flux de signature au destinataire suivant.
• Le destinataire 6 est un destinataire individuel.

(Voir le schéma 3 ci-dessous)

Créer un workflow hybride

Un workflow hybride commence à partir d'un ordre de signature séquentiel. Une fois l'ordre de signature activé, chaque étape de routage peut contenir un destinataire individuel, un groupe de destinataires en parallèle ou un groupe de destinataires.
Utilisez une étape de groupe lorsque plusieurs personnes doivent agir avant que l'accord puisse progresser.

Vérifier le nombre de participants avant l’envoi

Pour des performances optimales, les processus hybrides doivent inclure moins de 50 participants au total. Comptez chaque destinataire individuel et chaque membre d’un groupe de destinataires dans le total.

Par exemple :

• 5 destinataires individuels = 5 participants.
• 1 groupe de destinataires avec 10 membres = 10 participants.
• 1 groupe parallèle avec 3 membres = 3 participants.
• 5 destinataires individuels plus un groupe de destinataires de 10 membres plus un groupe parallèle de 3 membres = 18 participants au total.

Les workflows hybrides plus importants peuvent être plus difficiles à réviser, modifier et dépanner. Ils peuvent également prendre plus de temps à traiter, en particulier si le contrat est modifié après son envoi.

Si le workflow nécessite 50 participants ou plus, envisagez de diviser le processus en accords séparés ou de simplifier la structure de routage avant l’envoi.

Bonnes pratiques

• Utilisez des processus hybrides lorsque l'ordre de signature importe, mais que plusieurs destinataires doivent agir au cours de la même étape.
• Utilisez un groupe de destinataires en parallèle lorsque chaque destinataire de l'étape doit terminer son action.
• Utilisez un groupe de destinataires lorsque tout membre de groupe autorisé peut agir pour une étape de destinataire.
• Utilisez des noms de groupe clairs pour que les expéditeurs et les administrateurs puissent comprendre la séquence de routage ultérieurement.
• Maintenez le nombre de participants en dessous de 50 dans la mesure du possible.
• Vérifiez l'ordre des destinataires avant l'envoi.
• Utilisez les workflows d’envoi personnalisés pour les schémas de routage réitérables et critiques qui ne doivent pas être reconstruits manuellement à chaque fois.
• Évitez d’ajouter de grands groupes à moins que les membres n’aient vraiment besoin de participer à la même étape d’accord.

Ce qu’il faut savoir avant l’envoi

• Un workflow hybride doit commencer par un flux de signature séquentiel.
• Un groupe de destinataires parallèles contient plusieurs destinataires individuels dans la même étape de routage. Tous les destinataires dans un groupe de destinataires parallèle doivent terminer avant que l’accord ne passe à l’étape suivante.
• Les membres d'un groupe de destinataires parallèles peuvent terminer leurs actions dans n'importe quel ordre.
• Un groupe de destinataires est une étape de destinataire avec plusieurs membres de groupe.
• La finalisation du groupe de destinataires dépend de la configuration du groupe. Si un seul membre est requis, l'accord avance après qu'un membre termine l'action de groupe.
• Un workflow hybride peut inclure un ou plusieurs groupes de destinataires parallèles ou groupes de destinataires, selon les besoins de routage de l’accord.
• Comptez chaque destinataire individuel et chaque membre de groupe de destinataires lors de la révision du nombre total de participants.
• La recommandation de moins de 50 participants est une bonne pratique pour les performances et la facilité de gestion, et non une limite système stricte.
• Les workflows hybrides plus importants peuvent être plus difficiles à réviser, modifier et dépanner, surtout après l’envoi.
• Les cachets électroniques ne sont pas pris en charge dans les workflows de signature hybrides.