Connectez-vous à Acrobat Sign en tant qu’expéditeur.
Dernière mise à jour le
18 sept. 2024
Présentation
Il n’est pas rare qu’un expéditeur d’accord soit le contact principal pour le processus de signature/finalisation de document d’un client. Il a donc souvent besoin d’accéder aux informations fournies par le client dans le document.
Le groupe de contrôles Collecter les données de formulaire avec les accords fournit les éléments suivants à l’agent expéditeur :
- Option permettant d’afficher en temps réel les champs saisis par le destinataire au fur et à mesure qu’il remplit le formulaire. Cela peut être utile si le signataire communique avec le destinataire pour l’aider à ajouter les informations appropriées dans chaque champ.
- Un rapport CSV de l’ensemble du contenu des champs une fois l’accord terminé. Ce rapport est utile si les expéditeurs sont tenus de collecter et de signaler les données provenant des accords qu’ils ont envoyés.
Annotation
les contrôles de collecte des données de formulaire permettent uniquement à l’expéditeur d’un accord d’accéder aux données de champ. Aucun autre participant à l’accord ne dispose de ces options.
Disponibilité :
Les contrôles permettant de collecter les données des champs du formulaire et de les exposer à l’expéditeur sont disponibles pour les formules de licences Acrobat Sign Solutions.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
Utilisation
Il existe deux commandes :
- Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur : ce paramètre doit uniquement être configuré au niveau du groupe pour que l’expéditeur reçoive ou non le fichier CSV en pièce jointe. L’expéditeur n’a pas besoin d’interagir directement avec l’option permettant de joindre le fichier CSV (et il n’y est pas autorisé).
- Les expéditeurs peuvent consulter les données des champs du formulaire à mesure que les destinataires les renseignent : affichage dynamique des champs d’un document et du contenu renseignés uniquement par le destinataire actuel. L’expéditeur peut accéder à cet affichage à partir de la page Gérer et observer le contenu de chaque champ.
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Accédez à la page Gérer et sélectionnez l’accord en question.
Le panneau Actions s’ouvre à droite de la liste des accords.
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La liste des destinataires figure sous celle des actions.
Une icône est affichée à droite de l’enregistrement de chaque destinataire ayant ajouté du contenu aux champs de l’accord.
- Si aucune icône n’est visible, cela signifie que le destinataire n’a pas encore saisi d’informations dans les champs.
- Si seule l’icône en forme de crayon est affichée, le destinataire est en train de remplir les informations de ses champs.
- Si une icône en forme de coche apparaît à côté de l’icône en forme de crayon, cela signifie que le destinataire a terminé son interaction avec l’accord.
Sélectionnez le destinataire dont vous souhaitez consulter l’enregistrement.
Annotationl’affichage des données de champ est disponible dès que le destinataire a saisi sa première valeur sur le formulaire. Jusque-là, le bouton (et l’icône) Afficher la progression sont masqués.
Cela ne signifie pas que le destinataire n’a pas lu l’accord, mais qu’il n’a renseigné aucun champ.Les champs de signature et les champs liés à la signature (tels que les champs Titre, Société, Nom, E-mail et Date de signature) ne sont pas considérés comme des champs de formulaire dans ce contexte. Ils ne sont donc pas affichés et si seuls les champs liés à la signature sont présents, le bouton et l’icône Afficher la progression ne sont pas affichés.
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Sélectionnez le bouton Afficher la progression ou Afficher les données de formulaire.
Une incrustation s’ouvre et affiche une liste déroulante de champs contenant le nom du champ du formulaire à gauche et la valeur actuelle du champ à droite :
Annotationle destinataire ne peut pas interagir avec le contenu des champs ni le modifier. Il s’agit d’un affichage en lecture seule des valeurs de champ.
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Lorsque vous avez terminé, sélectionnez OK pour fermer l’incrustation.
Bonnes pratiques
Avant d’activer ces contrôles, soyez très attentif au type d’informations que vous collectez sur les accords et déterminez s’il est recommandé d’exposer ces informations aux expéditeurs des accords. Si vous collectez des informations privées ou de facturation, il n’est peut-être pas recommandé d’exposer ces informations aux expéditeurs.
Attention
le contenu du champ exposé aux expéditeurs n’est pas masqué, même si le champ est marqué pour que son contenu soit masqué. Il s’agit d’une méthode permettant de fournir un contenu de champ non masqué à l’utilisateur interne (expéditeur) qui peut avoir besoin de ces informations.
Configuration
Pour vérifier et modifier les commandes de la fonction :
- Connectez-vous en tant qu’administrateur, accédez à l’onglet Paramètres de compte, puis sélectionnez l’onglet du sous-menu Paramètres généraux.
Les options configurables sont les suivantes :
Lorsque ce paramètre est activé, le fichier CSV est joint avec la copie PDF de l’accord signé et le rapport d’audit (si le compte est configuré pour inclure ces documents).
Si le paramètre n’est pas activé, le fichier CSV contenant les données des champs n’est pas joint à l’e-mail final.
Lorsque ce paramètre est activé, l’expéditeur peut afficher toutes les données saisies par les destinataires à partir des détails de destinataire sur la page Gérer.
Les informations propres à la signature, telles que la signature réelle, la date de signature, etc., ne sont pas incluses. Cela implique que si les champs de votre document sont uniquement des champs de signature, le bouton et l’icône Afficher la progression ne sont pas affichés.
Lorsque ce paramètre est désactivé, l’expéditeur n’a pas accès à l’affichage des données de champ de l’enregistrement du destinataire.
Annotation
l’option permettant d’afficher les données de champ du destinataire à partir de la page Gérer est dynamique. En d’autres termes, si vous modifiez et enregistrez le paramètre, la nouvelle valeur est appliquée à tous les accords existants.
(Cela s’applique uniquement aux accords créés après le 17 septembre 2024.)
- Les données de champ ne sont pas conservées pour les accords annulés ou expirés.
- Les champs de signature et les champs liés à la signature ne sont pas considérés comme des « champs de formulaire » dans ce contexte. Ils ne figurent pas dans la liste des champs et ne font pas nécessairement apparaître le bouton ou l’icône Afficher la progression.
- Si un destinataire est remplacé dans le flux de signature, le destinataire remplacé ne voit aucune progression, car ses données de champ sont perdues lors du remplacement. Si un nouveau destinataire est ajouté en tant qu’autre signataire, la progression du destinataire d’origine est toujours visible.
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