Utilisez les Autorisations de partage de compte pour contrôler la façon dont les utilisateurs de votre organisation partagent du contenu et gèrent les accords au nom d’autres personnes.
Cet ensemble de commandes n’est visible dans le menu administrateur que lorsque le Partage de compte avancé est activé.
Les Autorisations de partage de compte permettent aux administrateurs de :
- Contrôler si les utilisateurs peuvent partager avec des participants internes ou externes.
- Définir ce que les utilisateurs partagés peuvent faire, comme envoyer ou modifier des accords.
- Limiter l’accès partagé uniquement aux accords envoyés depuis un groupe (à l’exclusion de ceux envoyés à ce groupe).
Ces paramètres s’appliquent au partage initié par les utilisateurs ou les administrateurs.
Contrairement au Partage d’accord, qui est toujours activé et utilisé pour partager des accords individuels par e-mail, le Partage de compte contrôle l’accès au niveau de l’utilisateur et du groupe au contenu partagé.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non disponibles
- Solutions Acrobat Sign : prises en charge ; disponible lorsque le Partage de compte avancé est activé
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge ; disponible lorsque le Partage de compte avancé est activé
Portée de la configuration :
Les administrateurs peuvent configurer les autorisations de partage de compte au niveau du compte et du groupe.
Les paramètres sont appliqués via le groupe principal de chaque utilisateur.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres de sécurité > Autorisations de partage de compte
Autorisations de partage
Contrôlez avec qui les utilisateurs peuvent partager du contenu
Les administrateurs peuvent autoriser ou restreindre le partage avec :
- Les utilisateurs ou groupes internes – Membres du même compte Acrobat Sign.
- Les utilisateurs externes – Toute personne extérieure au compte, y compris les personnes faisant partie du même domaine mais ne faisant pas partie de l’organisation.
Ces options sont indépendantes et peuvent être activées ou désactivées séparément.
Définition des autorisations pour les utilisateurs partagés (interne uniquement)
Lorsque le partage interne est activé, les administrateurs peuvent activer les options permettant aux utilisateurs partagés d’effectuer les actions suivantes :
- Envoyer des accords – Créer et envoyer de nouveaux accords au nom du propriétaire.
- Modifier des accords existants – Modifier des accords déjà en cours comme s’ils étaient l’expéditeur d’origine.
Pour octroyer l’accès à ces actions :
- La relation de partage doit explicitement les autoriser.
- L’utilisateur partagé doit passer au profil du propriétaire dans Acrobat Sign.
Après le changement, l’utilisateur partagé a accès aux onglets Accueil, Envoyer et Gérer du propriétaire.
L’autorisation Modifier les transactions existantes ne permet pas aux utilisateurs partagés de supprimer des destinataires des accords en cours. La suppression de destinataires d’un accord en cours n’est disponible que pour l’expéditeur d’origine.
Les utilisateurs partagés ne peuvent pas supprimer de destinataires d’un accord en cours, même s’ils disposent d’une autorisation de modification, s’ils passent sur le profil de l’expéditeur ou s’ils peuvent gérer l’accord d’une autre manière via l’accès partagé.
Limiter la visibilité des accords pour les groupes partagés
Par défaut, lorsqu’un groupe est partagé, l’utilisateur ou le groupe destinataire peut voir :
- Les accords envoyés depuis le groupe
- Les accords envoyés au groupe par d’autres utilisateurs
Les administrateurs peuvent restreindre cette vue pour n’afficher que les accords sortants (envoyés depuis le groupe), améliorant ainsi la confidentialité des accords entrants sensibles, tels que les offres personnelles ou les communications RH.
Ce paramètre s’applique uniquement lors du partage d’un groupe. Si un utilisateur partage explicitement son compte utilisateur avec un autre utilisateur ou groupe, la liste des accords n’est pas filtrée.
Expérience client
- Lorsque le partage est autorisé, le destinataire reçoit une invitation par e-mail.
- Si le partage est bloqué, l’expéditeur voit une erreur expliquant que le partage est désactivé.
- Les utilisateurs partagés doivent changer de profil pour agir au nom du propriétaire.
- Seul l’expéditeur peut supprimer des destinataires des accords en cours. Les utilisateurs partagés ne peuvent pas supprimer de destinataires d’un accord en cours, quelles que soient leurs autorisations de partage de compte.
Bonnes pratiques
- Limiter le partage externe. La plupart des organisations n’ont pas besoin de partager du contenu en dehors de leur compte. Si c’est votre cas :
- Activez temporairement le partage externe.
- Configurez le partage.
- Désactivez-le à nouveau une fois terminé.
- N’accordez des autorisations d’envoi ou de modification qu’aux utilisateurs internes de confiance.
- Ne partagez que les accords envoyés depuis le groupe, sauf si vous avez un cas d’usage convaincant où les accords entrants doivent être suivis.
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