Préférences de signature !

Il existe de nombreuses options à prendre en compte avec ces paramètres. Examinons cela d’un peu plus près !

Sélectionnez Compte > Préférences de signature.

Les deux premiers paramètres contrôlent la mise en forme de la ligne sur laquelle repose la signature et les données de signature qui sont insérées sous la ligne :

• Utiliser des signatures et initiales correctement formatées
  • Si vous activez cette option, la ligne est placée avec le contenu de la signature en dessous.
  • Si vous désactivez cette option, la signature est apposée sans les marques qui indiquent qu’elle est de type électronique.
• Ajuster la ligne sous la signature et le paraphe de manière dynamique 
  • Si vous activez cette option, la ligne sous la signature est ajustée de manière dynamique pour être plus longue de seulement quelques pixels que la signature/le paraphe.
  • La désactivation de cette option entraîne l’impression de la ligne entière selon la longueur du champ de signature d’origine.

Autoriser les destinataires à signer et parapher par

La section suivante détermine la manière dont les destinataires peuvent apposer leur signature. En règle générale, à moins que vous ayez un objectif métier précis pour limiter les options, nous vous conseillons d’autoriser les destinataires à apposer leur signature de la manière qu’ils préfèrent.

Trois options sont disponibles :

• Saisie de leur nom et paraphe : la saisie du nom est le processus le plus simple pour la plupart des signataires, car elle ne nécessite aucune autre action. Le destinataire saisit son nom et une police de style manuscrit est appliquée.
  • Choisir la police de signature de manière dynamique : le système Acrobat Sign contient de nombreuses polices de script. Par défaut, elles sont appliquées dans un ordre spécifique.  Si cette option est activée, le point de départ de la police utilisée est aléatoire.
• Dessiner une signature manuscrite et des initiales à l'écran en utilisant la souris, un stylet ou leur doigt - Si cette option est activée, les destinataires auront la possibilité de dessiner physiquement leur signature.
• Transfert d’une image de leur signature et paraphe : lorsque cette option est activée, les destinataires sont autorisés à charger une image de leur signature à partir du système local.

Autoriser les destinataires à utiliser leur signature enregistrée

Cette section d’options détermine si les destinataires peuvent utiliser une signature enregistrée existante (les signatures biométriques et basées sur une image sont enregistrées).  Si vous décidez d’interdire l’utilisation des signatures enregistrées, le destinataire devra explicitement saisir, tracer ou télécharger sa signature, selon les types de signature autorisés.

Les options sont les suivantes :

• Tous les destinataires - Si sélectionné, tous les destinataires seront autorisés à utiliser leurs signatures enregistrées.
• Destinataires internes : cette option permet uniquement aux destinataires qui existent également en tant qu’utilisateurs dans votre compte Acrobat Sign d’utiliser leurs signatures enregistrées.
• Personne : cette option interdit l’utilisation d’une signature enregistrée par tous les destinataires.

Cette section contient une case à cocher supplémentaire :

• Autoriser les utilisateurs de mon compte à transférer une image et à l’enregistrer sur leur profil comme signature et paraphe : l’activation de cette option permet aux utilisateurs de votre compte Acrobat Sign de charger une image de leur signature dans leur section Préférences personnelles.

L’ajout du branding de votre société est un excellent moyen de personnaliser Acrobat Sign pour les utilisateurs de votre compte, ainsi que les signataires.

Nom de l’entreprise et nom d’hôte de l’URL

Dans cette section, vous allez définir le nom de l’entreprise et un nom d’hôte pour votre compte. Ces informations peuvent sembler basiques, mais elles permettent de personnaliser votre compte. 

Ces deux paramètres sont à l’échelle du compte et ne peuvent pas être ajustés au niveau du groupe.

Connectez-vous en tant qu’administrateur de compte et accéder à : Compte > Paramètres de compte > Configuration du compte.

Nom de l’entreprise

La valeur que vous saisissez dans ce champ est automatiquement renseignée dans le champ Nom de l’entreprise pour les nouveaux utilisateurs lorsqu’ils sont créés dans le compte.

Par défaut, Acrobat Sign permet aux utilisateurs de modifier leurs paramètres personnels, lesquels incluent la valeur Nom de l’entreprise pour leur ID utilisateur individuel.

Si vous souhaitez mettre à jour la valeur Nom entreprise dans le profil de tous les utilisateurs de votre compte :

• Cochez la case Définissez le nom de l’entreprise pour tous les utilisateurs du compte.
• Cliquez sur Enregistrer.

Tous les profils d’utilisateur adoptent le champ Nom de l’entreprise comme valeur Entreprise dans leurs profils d’utilisateur.

Nom d’hôte

Lorsque vous définissez le nom d’hôte de votre compte, l’URL à laquelle les utilisateurs se connectent et celle où les accords sont hébergés sont modifiées pour vos signataires.

Vous obtenez une URL personnalisée avec votre nom d’hôte.

La section Paramètres généraux de l’onglet Compte est l’une des sections les plus riches en fonctionnalités. Tous les paramètres qui y figurent sont spécifiques à un cas d’utilisation.

Vous trouverez, ci-dessous, une brève description de chaque option et une explication de notre recommandation. Cependant, il est fort probable que votre cas d’utilisation diffère de l’usage le plus courant.

Sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres généraux.

• Joindre un fichier CSV avec des données de formulaire aux courriers électroniques de l’accord signé de l’expéditeur
  Si vous utilisez des formulaires et souhaitez obtenir un fichier CSV des données de champ pour chaque document signé, cochez cette case. Cependant, les CSV individuels pour chaque transaction peuvent être un peu difficiles à gérer.
  
  Si vous devez collecter des données ou renvoyer des données vers votre CRM, alors vous pourriez être mieux servi en prenant le temps de créer une solution API.
  


• Visibilité limitée de documents
  Cette fonction permet de ne présenter certains fichiers de votre transaction qu’aux différents signataires. Tirer le meilleur parti de la Visibilité limitée des documents nécessite que vous ayez une compréhension solide de votre flux de signature par rapport aux documents que vous envoyez et comment vous joignez ces documents.
  
  Si vous pensez que vous voulez envoyer une transaction volumineuse à fichiers multiples à plusieurs signataires et que vous voulez masquer des parties de ce document à un ou plusieurs signataires, alors ce paramètre est fait pour vous ! Voici une vidéo de présentation rapide si vous n’avez toujours pas pris votre décision.

• Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à
  Une fois votre transaction terminée, toute personne concernée en reçoit une copie par défaut. Ce paramètre vous permet de modifier cela afin que les copies soient envoyées uniquement en interne, uniquement en externe, aux deux, ou à aucun.
  
  La façon dont vous définissez ce paramètre dépendra probablement de la nature de vos documents. Si vous collectez des informations confidentielles, il peut être intéressant de ne pas envoyer les copies signées par courrier électronique. Il s’agit de la meilleure option sur le plan de la sécurité, mais il se peut, dans ce cas, que vos clients vous contactent pour obtenir une copie du document. Dans ce cas, nous vous conseillons d’inviter le signataire à s’enregistrer auprès d’Acrobat Sign afin d’obtenir un compte gratuit et de récupérer une copie directement à partir d’Acrobat Sign.
  


• Joindre le rapport d’audit aux documents terminés
  Si les rapports d’audit doivent être joints à la copie du document signé que nous vous avons envoyé par e-mail, activez cette option, au moins pour l’expéditeur.
  


• Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature
  Lorsque vous chargez plusieurs fichiers pour une transaction, Acrobat Sign concatène ces fichiers en un PDF avant de l'envoyer pour signature.
  
  Ce paramètre détermine si vos e-mails Signés et Classés contiennent ce grand PDF unique, ou si le document est divisé en plusieurs fichiers.
  

• Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé à ces adresses électroniques

Il s’agit encore de l’option Archive externe, mais ce paramètre peut être configuré au niveau du groupe (pour les clients Entreprises et Grands comptes), ce qui permet d’acheminer des contrats de ventes complétés vers le service de comptabilité ou des avis de conformité finalisés vers l’équipe juridique (par exemple).

• Télécharger le document signé
  Si vous autorisez les signataires à imprimer le document, le signer et le renvoyer par fax, vous devez activer ce paramètre. Un jour, un utilisateur imprimera un document et vous l’enverra par e-mail. Si ce paramètre n’est pas activé, vous ne pourrez pas clôturer la transaction dans Acrobat Sign.
  
• Délégation pour les utilisateurs de mon compte
  Dans ce cas, la délégation signifie autoriser un autre signataire (une autre adresse électronique) à signer un document à votre place. Déléguer ne supprime pas l'accès de la partie d'origine, cela accorde simplement à un autre utilisateur l'autorité de signer.
  
  En général, nous préconisons de rendre le processus de signature aussi facile que possible, et cela signifie permettre la délégation. Cependant, dans certains cas, il est impératif que la signature soit apposée par un seul utilisateur désigné.
  

• Délégation pour les utilisateurs externes à mon compte
  Identique au paramètre ci-dessus, si ce n’est que cette fonctionnalité est propre aux utilisateurs qui ne figurent pas dans votre compte Acrobat Sign.
• Autorité de signer
  Ce paramètre détermine quel est l'accès par défaut pour signer un document pour les utilisateurs de votre compte Acrobat Sign.
  En général, nous recommandons de permettre à tout le monde de signer par défaut. Si vous avez l'intention d'utiliser Acrobat Sign à des fins RH, vous devez définitivement laisser tout le monde signer.
  Si vous choisissez de refuser les privilèges de signature à tout le monde par défaut, vous devrez explicitement activer les signataires qui ont besoin de signer.
  Conseil ! : En tant qu'administrateur, vous n'êtes pas automatiquement inclus comme signataire. Par conséquent, si vous devez signer des documents et que le droit de signature est refusé par défaut, l’étape suivante consiste à accéder à Utilisateurs et groupes, à cliquer sur votre adresse électronique, puis à activer vos droits de signature.
• Définir un fuseau horaire par défaut à utiliser pour les accords créés par les utilisateurs de ce compte
  Cela définit le fuseau horaire pour les horodatages de vos transactions.
  
• Paramètres liés à l'administrateur de groupe
  Les clients de niveau de service Entreprises et entreprise peuvent avoir des groupes, et si vous avez des groupes, vous pourriez vouloir avoir des administrateurs uniquement pour ces groupes.
  Ces Paramètres permettront aux administrateurs de groupe d'ajouter de nouveaux utilisateurs ou de modifier leurs Paramètres au Niveau du groupe pour personnaliser la façon dont les utilisateurs de leurs groupes peuvent configurer les accords..
  

Les paramètres d’envoi sont les fonctions qui sont proposées à vos agents d’envoi sur l’onglet Envoyer. Cette section est consacrée à toutes les configurations disponibles sur cette page.

À l’instar des paramètres généraux, elles dépendent fortement du cas d’utilisation.

Cette section est également assez longue. Nous vous conseillons donc de vous installer confortablement et de sélectionner Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi.

• Afficher la page d'envoi après la Connexion
  Ce paramètre dirigera vos utilisateurs vers l'onglet Envoyer après leur connexion à Acrobat Sign (au lieu de l'onglet Accueil).
  Si vous ressentez un décalage gênant lors de la première connexion, c'est probablement à cause des scripts qui s'exécutent sur l'onglet Accueil pour que ces cadrans de rapports reflètent des données précises.Si vos utilisateurs préfèrent se lancer directement dans le processus d’envoi, sans passer en revue les données de l’onglet Accueil, il s’agit là de la fonction idéale !
  
• Rôles des destinataires
  Votre processus nécessite-t-il l'approbation d'une ou plusieurs personnes, ou avez-vous un destinataire qui doit remplir le contenu du formulaire sans avoir besoin d'appliquer une signature ?L'activation des rôles de destinataires vous permet de créer des processus complexes avec des rôles spécialisés définis.
  

• Mise en pièce jointe de documents
  Ce paramètre active les divers canaux qui permettent à un utilisateur de joindre un document. Si vous avez un fort besoin de gestion de versions sur vos documents, alors vous souhaiterez probablement désactiver tout sauf la bibliothèque où se trouvent les versions actuelles de vos formulaires.
  
• Langues
  Ce paramètre permet d’autoriser les utilisateurs à définir la langue de signature des signataires externes sur la page Envoyer.
  

• Modèles de messages
  Cette option constitue un réel gain de temps pour les agents qui traitent un volume important de données. Les modèles de messages vous permettent de définir un nouveau message par défaut et de définir plus précisément une grande variété d’autres modèles de messages personnalisés. Si vous constatez que vous envoyez les mêmes documents avec le même message plusieurs fois par jour, prenez le temps de configurer ceci.
  
• Messages privés pour les destinataires
  Permet aux expéditeurs d’inclure un message privé pour chaque destinataire.
  
• Types de signature autorisés
  Par défaut, seule la signature électronique est activée. Cependant, il existe encore, en ce bas monde, de nombreuses personnes qui préfèrent imprimer leurs documents et les renvoyer par fax. Si vous avez des clients qui pourraient ressentir cela, activez l'option Signature par fax.
  
• Paramètres de la signature de l’expéditeur
  Ces paramètres sont conçus pour les cas où l’expéditeur doit contresigner le document. Et si vous autorisez les expéditeurs à contresigner, il vaut la peine de configurer les valeurs par défaut selon votre processus juste pour minimiser ce que les expéditeurs doivent ajuster dans chaque Transaction.
  
• Rappels
  Si votre processus exige que vous définissiez des rappels, ce paramètre vous permet de configurer l'itération et le message de rappel par défaut, réduisant davantage le délai d'exécution pour vos expéditeurs.
  
• Protection par mot de passe des documents signés
  Avec cette option activée, l'utilisateur devrait saisir un mot de passe avant de pouvoir ouvrir le PDF signé ou l'afficher en ligne.
  C'est un petit point de friction, mais une bonne sécurité.
  
• Options d'identification du signataire
  Acrobat Sign permet plusieurs méthodes d'authentification à deux facteurs pour les signataires. En fonction de l’utilisation, vous pouvez activer l’une ou plusieurs de ces options, et vous pouvez choisir d’autoriser les expéditeurs à sélectionner leur méthode, ou les priver de ce choix.
  

• Expiration du document
  Si votre cas d'utilisation inclut des « fenêtres d'opportunité », comme un prix spécial qui n'est disponible que pour les XX prochains jours, alors vous pouvez définir cette fenêtre et forcer le document à expirer s'il n'est pas signé dans le délai requis.
  Si vous activez cette option, il est recommandé d'envisager d'activer l'option Autoriser la modification des paramètres d'expiration après l'envoi du document.Vous ne devez pas repousser l’échéance, mais il est intéressant de bénéficier de cette possibilité.
  
• Aperçu, placer signatures ou ajout champs formulaire
  Si vous ajoutez des champs à des documents à la volée, il est recommandé d’activer, par défaut, l’outil de champ par glisser-déposer. Cependant, si vous travaillez avec des documents sous contrôle de version, vous souhaiterez probablement supprimer l'option permettant aux utilisateurs d'ajuster les champs.
  
• Ordre de signature
  Nous constatons que la plupart des documents sont signés selon un ordre séquentiel, ce qui constitue la valeur par défaut. Cependant, si vous constatez que votre processus le plus courant utilise un processus de signature parallèle où chacun est invité à signer en même temps, vous pouvez le configurer ici.
  Vous avez également la possibilité de permettre à l'expéditeur de choisir quel processus convient le mieux à ses transactions si vous avez un pied dans les deux mondes.

Les paramètres de sécurité d’Acrobat Sign correspondent au paramètre général de sécurité par mot de passe que vous trouverez pour toute application que vous avez peut-être gérée (avec quelques paramètres de document originaux).

Pour configurer votre sécurité, sélectionnez Compte > Paramètres de compte > Paramètres de sécurité.

• Paramètres d’authentification unique
  Vos utilisateurs s’authentifient-ils auprès d’une base d’utilisateurs Adobe ou Google ? Dans ce cas, vous devez activer le paramètre approprié et désactiver tous ceux que vous ne prévoyez pas d’utiliser.
  
• Paramètres de mémorisation
  Permet de mémoriser les informations de connexion de l’utilisateur au cours d’une période donnée. Sélectionnez une période dans la liste déroulante.
  
• Politique de mot de passe de connexion - Pour les utilisateurs s'authentifiant au système d'identité Acrobat Sign hérité
  Ce paramètre définit les paramètres de fréquence de réinitialisation du mot de passe et du nombre de mots de passe historiques qu'Acrobat Sign mémorisera pour empêcher l'installation de mots de passe récurrents.
  
• Force du mot de passe de connexion - Pour les utilisateurs s'authentifiant au système d'identité Adobe Acrobat Sign hérité
  La force requise de vos mots de passe est essentielle pour assurer la sécurité de votre compte, et nous recommandons de définir cette valeur aussi élevée que vos utilisateurs le toléreront.
  
• Type de chiffrement PDF
  Pour définir les niveaux de chiffrement PDF, vous devez avoir une idée précise de la version de Reader que vos signataires sont susceptibles d’avoir installée. Les chiffrements plus avancés nécessitent des versions plus modernes de Reader.
  D'une manière générale, si votre signataire cible a des compétences techniques de base, vous pouvez définir cette valeur sur AES 128 bits en toute sécurité.Acrobat 7 a été publié au début de l’année 2005, et la plupart des utilisateurs ont effectué la mise à niveau depuis lors.
  
• API
  Vous permet d’autoriser les applications partenaires non certifiées à accéder aux données de ce compte. Autorise également les utilisateurs qui ne sont pas des administrateurs du compte à développer des applications qui utilisent l’API Acrobat Sign.
  
• Plages d’adresses IP autorisées
  Si vous êtes préoccupé par des entités externes qui tentent d’accéder à vos utilisateurs, limiter la plage d’adresses IP constitue une excellente mesure défensive. Assurez-vous simplement que personne n'a à travailler depuis son domicile ou sur un appareil mobile en dehors de vos réseaux possédés.
  
• Partage de compte
  Le partage de compte est une fonctionnalité idéale pour gérer les agents dont vous êtes responsable. Il peut toutefois être intéressant de contrôler les personnes avec lesquelles ils partagent leurs comptes. De nombreux administrateurs choisissent de ne créer des partages de compte que lors de la création d’utilisateurs et de désactiver le paramètre à l’échelle du compte.
  
• Vérification de l’identité des signataires
  Vos utilisateurs doivent-ils se connecter avant de signer un document ? En fonction du cas d’utilisation, il peut s’agir d’un bon contrôle de sécurité.
  
• Mot de passe de signature des accords
  Vous permet d’appliquer une politique de mot de passe pour protéger la signature ou l’accès aux documents.
  
• Force du mot de passe du document
  Spécifiez une force de mot de passe pour le mot de passe de signature d'accord.
  

Allez-vous utiliser l’API ? Si, en votre qualité de développeur, vous souhaitez intégrer Acrobat Sign dans votre système CRM existant (ou tout autre élément compatible avec l’API), vous pouvez prendre en compte cette option.

Acrobat Sign prend en charge l’API REST :

Sélectionnez Compte > API Acrobat Sign.

L’utilisation des API Adobe Document Cloud pour accéder aux données utilisateur nécessite des jetons OAuth.

Vous pouvez créer une clé d’intégration si vous possédez une application héritée qui ne prend pas en charge OAuth.

Si le lien permettant de créer une clé d’intégration n’est pas disponible, contactez l’assistance technique.

Vous trouverez également les éléments suivants sur cette page :

• Lien WSDL
• Lien Jetons OAuth
• Lien vers la documentation de la méthode
• Et un lien vers les exemples d’API REST

En outre, une fois l’API activée, un nouveau lien s’affiche dans la partie gauche pour le Journal de requêtes d’API. Ce journal vous présente le XML d’entrée en provenance de vos appels API. Il peut se révéler particulièrement utile pour résoudre d’éventuels problèmes liés au code.

L’API REST est disponible via l’option Applications API.

Une fois sur la page, cliquez sur le lien Créer une application, attribuez un nom à votre application, puis cliquez sur le bouton Créer l’application.

Vos nouveaux ID et secret d’application sont générés et s’affichent immédiatement.

La répartition des utilisateurs dans des groupes fonctionnels peut se révéler extrêmement utile, surtout si vous avez différentes exigences en termes de signature ou des structures de rapport qui doivent être respectées.

Heureusement, créer un groupe dans Acrobat Sign est un jeu d’enfant. Naviguez simplement vers
Compte > Groupes.

Une fois sur la page Groupe, cliquez sur le bouton + dans le coin supérieur droit de la page et saisissez le nom du nouveau groupe dans le champ.

Il existe également un lien pour configurer les paramètres du groupe. Cliquez sur la ligne pour voir le lien Paramètres de groupe. Ces paramètres sont pratiquement identiques aux paramètres généraux que vous avez configurés au niveau du compte. Cependant, les groupes étant les objets enfants du compte, les paramètres de groupe remplacent ceux du compte.

Vous remarquerez également que le nom du groupe peut toujours être mis à jour. Si vous devez renommer le groupe, cela ne pose donc aucun problème.

Le moment est enfin venu d’ajouter des utilisateurs !

L'administration moderne des utilisateurs est gérée dans Adobe Admin Console, et il existe plusieurs méthodes pour ajouter des utilisateurs à votre organisation et leur attribuer des droits d'utilisation d'Acrobat Sign.

Adobe Admin Console est documenté dans la documentation plus large sur la gestion des utilisateurs Adobe.Voici plusieurs des pages les plus pertinentes selon la façon dont vous comptez configurer votre organisation.

• Ajout d’un utilisateur
• Ajout d’utilisateurs en masse
• Ajout d’utilisateurs à partir de votre répertoire
• Ajout d’utilisateurs à partir de Microsoft Azure Active Directory
• Modification du nom/de l’adresse e-mail
• Promouvoir un utilisateur au rôle d'administrateur
• Types d’identités des utilisateurs et SSO
• Authentification des utilisateurs avec Microsoft Azure
• Authentification des utilisateurs avec la fédération Google
• Changement d’identité d’utilisateur
• Profils produit