Cas d'usage de processus de signature électronique

La création de processus de signature électronique avec Adobe Sign pour Zapier vous permet de rationaliser vos processus de signature avec facilité et flexibilité. Vous pouvez créer des processus automatisés pour divers scénarios, tels que les approbations internes, les accords contractuels et les validations en plusieurs étapes, tout en garantissant des signatures sécurisées et juridiquement contraignantes.

Pour configurer chaque processus, vous devez :

1. Sélectionner un événement d'action : Choisissez l'événement d'action souhaité dans la liste.
2. Se connecter à Adobe Acrobat Sign : Liez le workflow au compte Adobe Acrobat Sign que vous souhaitez utiliser.
3. Configurer le processus : Remplissez les champs requis pour configurer le processus d'action.
4. Tester le processus : Vous pouvez éventuellement tester le processus en effectuant un test d'exécution pour vous assurer que tout fonctionne correctement.

Ce processus garantit que vos processus sont correctement configurés et prêts à l'emploi.

Par exemple, la configuration d'un processus pour créer un document à partir d'un accord nécessite de remplir les champs suivants : ID d'accord et ID de document

Workflows de signature électronique pris en charge

Vous pouvez facilement créer des processus de signature électronique automatisés sur Acrobat Sign pour Zapier pour tous les cas d'usage suivants :

Automatisation basée sur les déclencheurs

Acrobat Sign fournit plusieurs déclencheurs natifs, tels que lorsqu'un accord est créé, envoyé pour signature, terminé, annulé ou mis à jour. Ces déclencheurs peuvent vous aider à créer des processus intelligents qui réagissent instantanément aux jalons importants du processus de signature électronique. Ces automatisations pilotées par les événements permettent de garantir des suivis en temps opportun et une efficacité opérationnelle améliorée sans intervention manuelle.

Lorsqu'un accord est terminé dans Acrobat Sign, un Zap peut automatiquement charger le PDF signé dans un dossier Google Drive spécifique et mettre à jour une feuille Google avec le statut et l'URL de signature.

Automatiser la création de contrats

Vous pouvez créer les accords basés sur l'un des déclencheurs suivants et notifier les signataires. Les processus de création d'accords dans Acrobat Sign vous permettent de sélectionner des méthodes d'authentification, d'ajouter des utilisateurs et de définir leurs rôles. Vous pouvez avertir les signataires en envoyant des URL de signature via WhatsApp, SMS ou Slack.

Actions :

• Créer un accord à partir d'un modèle de bibliothèque et l'envoyer pour signature
• Créer un contrat à partir d'un document téléversé et l'envoyer pour signature

Gérer les documents

Vous pouvez simplifier votre processus de gestion de documents avec les workflows automatisés suivants dans Acrobat Sign pour Zapier :

• Créer des PDF d'accords signés : Automatisez la conversion d'accords terminés en PDF pour garantir un stockage facile et une référence future. Une fois qu'un accord est signé, le système peut automatiquement générer un PDF de haute qualité du document, le stocker de manière sécurisée et le rendre facilement accessible.

• Obtenir l'ID de document : Vous pouvez charger n'importe quel document pour récupérer son ID de document unique. Cela fournit une référence rapide pour le suivi, l'organisation et la récupération de documents dans la base de données. 

• Vérifier le statut de l'accord : Vous pouvez fournir l'ID de document ou l'URL de signature électronique et vérifier instantanément si un accord est en attente, signé ou terminé. Cela vous aide à rester informé de l'avancement d'un accord à tout moment sans avoir besoin de contacter les autres parties.

• Trouver l'URL de signature d'un contrat : Vous pouvez rapidement localiser l'URL de signature d'un contrat spécifique et la renvoyer au signataire si nécessaire.Acrobat Sign génère et stocke une URL lors de la création du document vous permettant d'avoir un accès facile pour un repartage et des suivis fluides.

Actions :

• Créer un PDF du contrat signé
• Charger un document pour obtenir l'ID de document
• Rechercher le statut du contrat
• Trouver l'URL de signature

Importer et synchroniser les pistes d'audit d'accord

Une fois la cérémonie de signature terminée, vous pouvez télécharger la piste d'audit de l'accord signé et la charger vers un emplacement souhaité, comme Google Drive ou OneDrive.

Action :

• Créer un PDF de la piste d'audit de l'accord

Importation et mappage des champs de formulaire

Vous pouvez télécharger une liste de champs de formulaire à partir d'accords signés et les utiliser pour mapper les données vers d'autres sources. Par exemple, si un accord contient un champ de texte « Prénom », le signataire saisira son prénom et signera le document. Une fois le processus de signature terminé, le demandeur peut télécharger les données du champ de formulaire, et le prénom peut être enregistré dans une colonne Excel ou une autre source de données.

Action :

• Rechercher les données de champ de formulaire de l'accord au format JSON

Récupérer les documents

Vous pouvez récupérer des listes de tous les accords et de leurs identifiants de document.

Actions :

• Rechercher une liste de tous les accords
• Rechercher une liste de tous les identifiants de document de l'accord