Contrôlez si Adobe Acrobat Sign ajoute le rapport d’audit aux PDF d’accord livrés par l’e-mail final de finalisation et aux PDF téléchargés depuis la page Gérer.
Acrobat Sign peut ajouter le rapport d’audit au PDF de contrat livré dans l’e-mail final « Signé et archivé » et aux PDF de contrat téléchargés depuis la page Gérer.Cela combine le document signé et son journal d’audit en un seul fichier, ce qui simplifie la tenue des dossiers mais peut également élargir la distribution des détails d’audit, en particulier lorsque les pièces jointes sont envoyées par e-mail.
Avant de commencer
- Vous devez être administrateur de compte ou administrateur de groupe pour configurer ce paramètre.
- Confirmez comment votre organisation distribue les accords signés par adresse e-mail avant d’activer les pièces jointes de rapport d’audit.
- Révisez votre politique de gouvernance des données pour déterminer si les métadonnées d’audit doivent être partagées avec les destinataires externes.
Configuration
Le paramètre Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes s’applique à tous les accords envoyés via Acrobat Sign.
Disponibilité
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
Portée de la configuration :
La fonctionnalité Joindre les rapports d’audit peut être configurée au niveau des comptes et des groupes.
- Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.
Valeur par défaut :
- Joindre le rapport d’audit à l’e-mail signé et classé : Tous.
- Joindre le rapport d’audit actuel aux documents lors du téléchargement depuis la page Gérer : Désactivé.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres généraux > Ajout de rapports d’audit aux documents en pièces jointes
Contrôles
- Joindre le rapport d’audit à l’e-mail Signé et archivé
- Jamais : personne ne reçoit le rapport d’audit avec la pièce jointe de l’e-mail final.
- Pour l’expéditeur uniquement : seul l’expéditeur reçoit le rapport d’audit avec la pièce jointe finale.
- Tous (par défaut) : tous les destinataires de la pièce jointe de l’e-mail final reçoivent le rapport d’audit.
Impact : ce contrôle peut considérablement augmenter ce qui est livré par adresse e-mail à la finalisation, car les destinataires peuvent transférer l’e-mail et la pièce jointe.
- Joindre le rapport d’audit actuel aux documents lors du téléchargement depuis la page Gérer
- Activé : les téléchargements depuis la page Gérer incluent un fichier PDF, avec le rapport d’audit ajouté à la fin.
- Désactivé (par défaut) : les téléchargements depuis la page Gérer incluent uniquement le contenu du contrat. Les utilisateurs doivent télécharger le rapport d’audit séparément.
Utilisation
- Le contrôle d’adresse e-mail s’applique à l’e-mail final de finalisation (« Signé et archivé »).
- Le contrôle de téléchargement s’applique uniquement lorsqu’un utilisateur télécharge un contrat depuis la page Gérer .
- Lorsque l’un ou l’autre contrôle est activé, Acrobat Sign ajoute le rapport d’audit à la fin du PDF qui est livré (téléchargé ou joint à l’adresse e-mail).
- Si un accord est encore en cours, Acrobat Sign ajoute le rapport d’audit provisoire tel qu’il existe au moment du téléchargement.
Bonnes pratiques
- Limitez la distribution du rapport d’audit par adresse e-mail sauf si les destinataires ont besoin du journal d’audit complet.
- Utilisez le contrôle de téléchargement de la page Gérer pour prendre en charge l’archivage interne sans élargir automatiquement la distribution par e-mail.
- Confirmez que le partage des rapports d’audit en externe s’aligne avec les politiques de gouvernance des données de votre organisation.
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