Présentation
De nombreux accords (tels que les documents fiscaux, le registre foncier, les procurations, les transferts de biens, etc.) exigent que le destinataire signe son accord en présence d’un témoin. Le témoin peut représenter presque n’importe quelle partie physiquement présente pour observer l’application de la signature du signataire.
Acrobat Sign fournit un « rôle » sélectionnable dans le processus de configuration qui insère un destinataire « signataire » avec un destinataire « témoin » associé que le signataire doit définir.
- Avant de pouvoir réviser l’accord, le signataire doit fournir le nom et l’adresse e-mail du témoin.
- Une fois que le signataire a terminé son processus de signature, le témoin reçoit un e-mail lui demandant d’attester ce dernier. Le témoin est invité à vérifier son nom et son adresse e-mail avant de pouvoir interagir avec l’accord.
- Des champs supplémentaires peuvent être attribués au témoin pour capturer les informations requises par vos exigences de conformité.
Disponibilité :
Le rôle Signer avec témoin est disponible uniquement pour les formules de licences Grands comptes.
Portée de la configuration :
Le rôle de témoin peut être activé au niveau des comptes et des groupes.
Un « témoin » est différent d’un « notaire public ».
Un « témoin » peut être toute personne :
- majeure
- saine d’esprit
- indépendante et impartiale, qui n’est pas partie à l’accord
- physiquement présente au moment où le signataire appose sa signature sur l’accord
Les témoins ne peuvent pas être rémunérés pour avoir assisté au processus de signature.
Un « notaire public » est généralement un type de témoin mandaté par un organe directeur (tel que l’État). Le processus d’authentification notariale tend à être beaucoup plus formel dans la mesure où il s’agit de documenter l’identité du signataire. Il nécessite généralement des frais de traitement.
Les services d’authentification notariale sont également disponibles en ligne via Acrobat Sign.
Collaborez avec votre service juridique pour vérifier si la présence d’un témoin ou d’un notaire est nécessaire pour répondre à vos exigences en matière de conformité.
Comment les expéditeurs ajoutent un témoin électronique à un accord
Une fois le rôle activé, les expéditeurs peuvent trouver le rôle Signer avec témoin dans le sélecteur Rôle sur la page de composition.
Lorsqu’un signataire sélectionne le rôle Signer avec témoin, un enregistrement supplémentaire est ajouté sous l’enregistrement du destinataire pour identifier qu’un témoin est requis et que le signataire fournira les détails pour le témoin.
En raison de la nature du processus de témoignage et de la façon dont les témoins sont indexés, seul un flux de signature séquentiel est pris en charge.
L’option Signer avec témoin n’est actuellement pas disponible dans la nouvelle expérience Demander une signature.
L’authentification téléphonique est disponible pour les cas d’utilisation dans lesquels un mot de passe à usage unique (OTP) à deux facteurs est requis pour le témoin (par exemple, Actions du HMLR).
L’authentification téléphonique est configurée par l’expéditeur lors de la création de l’accord, mais celui-ci n’est pas invité à fournir le numéro de téléphone du témoin. Le signataire fournit le numéro de téléphone du témoin lorsqu’il l’identifie.
Le témoin doit utiliser un téléphone portable pour s’authentifier et un message est envoyé (l’option d’appel téléphonique est supprimée).
Si le témoin utilise une ligne fixe, une erreur s’affiche pour l’informer qu’il doit utiliser un téléphone portable.
Le contrôle visant à s’assurer que le téléphone est un appareil mobile est en cours de développement et devrait être disponible dans la version de mars 2024.
L’authentification témoin avec mot de passe à usage unique à deux facteurs est facultative dans l’interface de l’expéditeur, mais peut être requise pour votre utilisation professionnelle. Consultez votre équipe juridique pour connaître votre obligation de conformité.
Des messages privés peuvent également être ajoutés pour le témoin :
Création de workflows d’envoi personnalisés
L’option Signataire avec témoin s’affiche pour les utilisateurs qui créent des workflows d’envoi personnalisés, lors de la sélection d’un nouveau destinataire dans l’organigramme des destinataires.
Configurer le rôle Signataire avec témoin permet l’installation des objets signataire (destinataire) et témoin (destinataire témoin).
La configuration des témoins dans le Concepteur de flux de tâches devrait être disponible dans la version de mars 2024. La version actuelle d’Insider Access ne prend pas encore en charge cette fonctionnalité.
Vérification des champs obligatoires sur l’accord du témoin
Les champs doivent être créés dans le document où la signature du témoin est requise. Si aucun champ de signature n’est placé pour le témoin, un champ est automatiquement placé à la fin du document.
Certains cas d’utilisation peuvent nécessiter des informations supplémentaires de la part des témoins pour que le témoignage soit valide. Collaborez avec votre équipe juridique pour déterminer les informations nécessaires. Ajoutez les champs pour capturer ces informations, attribuez-les au témoin et marquez-les comme requis.
Les règles de visibilité limitée des documents s’appliquent aux témoins comme pour tout autre participant. Seuls les fichiers contenant des champs pour le témoin peuvent être affichés.
Création dans l’application : attribution de champs au témoin
L’environnement de création intégré à l’application identifie les témoins dans l’ordre des flux de signatures et fournit les identifiants à code chromatique correspondants dans la liste des destinataires.
Balises de texte
Les témoins sont des destinataires en ce qui concerne l’indexation des participants. Si deux destinataires nécessitent chacun un témoin, alors :
- Le premier signataire est _es:signer1
- Le témoin associé au premier signataire est _es:signer2
- Le deuxième signataire est _es:signer3
- Le témoin associé au deuxième signataire est _es:signer4
L’affectation des identifiants de balise de texte est cohérente avec le flux de signature de l’accord. Cependant, l’indexation sur la page de composition ne tient pas compte des témoins dans l’interface. (Les témoins sont présentés comme un enregistrement auxiliaire du destinataire identifié.)
Prenez le temps de créer et de tester soigneusement vos formulaires pour vous assurer que le processus de signature est traité correctement et que les participants ont accès aux champs appropriés.
Expérience du destinataire signataire
L’expérience du signataire commence par une notification par e-mail indiquant qu’un accord lui a été envoyé et que l’accord nécessite un témoin.
Après avoir sélectionné le bouton Vérifier et signer et accepté les conditions d’utilisation, le signataire doit fournir les informations au témoin. L’accès à l’accord n’est pas accordé tant que les informations du témoin ne sont pas recueillies.
Les informations demandées sont les suivantes :
- Nom et prénom(s)
- Adresse e-mail
- Facultatif : numéro de téléphone mobile (si l’authentification à deux facteurs est configurée pour le témoin)
- Les numéros de téléphone fixes déclenchent une erreur pour le témoin.
Si le processus de signature est interrompu avant la fin et que la signature doit être apposée à nouveau, les informations du témoin sont perdues et doivent être saisies à nouveau.
Notez que le champ Confirmer l’e-mail n’accepte pas les valeurs collées. L’adresse e-mail doit être saisie manuellement.
L’expérience du témoin
Une fois que le signataire a apposé sa signature, un e-mail est envoyé à l’adresse e-mail du témoin.
Le témoin reçoit un e-mail qui identifie la demande d’attestation sur l’accord et identifie le signataire qui l’a désigné.
Une fois que le témoin a sélectionné le bouton Vérifier et signer et accepté les conditions d’utilisation, il est invité à vérifier ses informations avant d’être autorisé à interagir avec l’accord.
Une fois l’accès à l’accord accordé, le témoin peut remplir tous les champs requis et apposer sa signature.
Au cours du processus de signature, le témoin ne peut pas modifier la valeur du nom fournie par le signataire.
Le témoin n’a en aucun cas la possibilité de télécharger l’accord et ne peut pas y accéder après avoir terminé son processus de témoignage. Aucune pièce jointe à un e-mail n’est envoyée et si le témoin dispose d’un compte Acrobat Sign, l’accord n’apparaît pas sur sa page Gérer.
Les champs des témoins doivent être créés dans le document où leur signature est requise. Si aucun champ de signature n’est placé pour le témoin, un champ est automatiquement placé à la fin du document.
Si la profession et l’adresse du témoin ne sont pas collectées dans la fenêtre contextuelle de vérification du témoin, vous devez les ajouter comme champs obligatoires attribués au témoin. Le manquement à cette consigne peut entraîner le non-respect des réglementations relatives à l’acceptation de l’accord.
Les règles de visibilité limitée des documents s’appliquent aux témoins comme tout autre participant. Seuls les fichiers contenant des champs pour le témoin peuvent être affichés.
Création dans l’application : attribution de champs au témoin
L’environnement de création intégré à l’application identifie les témoins dans l’ordre des flux de signatures et fournit les identifiants à code chromatique correspondants dans la liste des destinataires.
Balises de texte
Les témoins sont des destinataires en ce qui concerne l’indexation des participants. Si deux destinataires nécessitent chacun un témoin, alors :
- Le premier signataire est _es:signer1
- Le témoin associé au premier signataire est _es:signer2
- Le deuxième signataire est _es:signer3
- Le témoin associé au deuxième signataire est _es:signer4
L’affectation des identifiants de balise de texte est cohérente avec le flux de signature de l’accord. Cependant, l’indexation sur la page de composition ne tient pas compte des témoins dans l’interface. (Les témoins sont présentés comme un enregistrement secondaire du destinataire identifié.)
Prenez le temps de créer et de tester soigneusement vos formulaires pour vous assurer que le processus de signature est traité correctement et que les participants ont accès aux champs appropriés.
Configuration
Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Rôles autorisés du destinataire.
Cochez la case Autoriser les expéditeurs à marquer les destinataires comme signataires avec témoin
.
Le rôle est soit activé, ce qui permet d’accorder l’accès au rôle, soit il ne l’est pas. Il n’y a pas d’autres commandes.
Lorsque la commande est activée, le rôle Signer avec témoin est exposé dans la liste des rôles disponibles pour l’expéditeur sur la page de composition et dans le concepteur de workflow d’envoi personnalisé :
Statut de la page Gérer
Tout accord s’affichant sur la page Gérer a le statut Émis pour signature par les témoins lorsque le cycle de signature attend qu’un témoin termine son attestation.
Notez que les destinataires qui ne sont pas témoins continuent d’afficher le statut approprié pour leur rôle dans l’accord (Émis pour signature, Émis pour approbation, etc.).
La liste Activité fournit les mêmes événements que le rapport d’audit dans un format condensé. Les activités des témoins sont clairement identifiées, mais l’événement du signataire ne prévoit pas l’exigence d’un témoin.
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