Transfert de champs vers un nouveau modèle de bibliothèque

Transfert de champs vers une nouvelle version d’un document

Parfois, il est possible que vous ayez à modifier le texte d’un document, mais que les champs du modèle actif soient corrects.

Adobe Acrobat Sign peut vous aider à enregistrer le document de bibliothèque existant en tant que modèle de superposition de champs de formulaire. Vous pouvez ensuite appliquer cette superposition de champs à un document nouvellement téléchargé.

Si la structure du contenu du fichier est identique (ou presque), vous n’avez qu’à ajuster le placement des champs, de sorte qu’ils soient alignés comme attendu, en évitant ainsi de créer manuellement tous les nouveaux champs.

Ce processus n’endommage en aucun cas le document de bibliothèque existant et si le placement des champs est identique au modèle précédent, le calque doit s’aligner très précisément.

Modification de l’ancien modèle pour enregistrer un calque de champs

Pour ce faire, vous devez être le propriétaire du document d’origine.  Si c’est le cas, vous trouverez sur votre onglet Gérer le lien Modifier le modèle dans les options du volet de droite.

Cliquez sur le lien Modifier le modèle pour ouvrir le document dans l’environnement de création.

1. Cliquez sur le menu déroulant Propriétés du modèle dans le rail de droite

2. Définissez le type de template sur Les deux (l'objectif est d'avoir un calque de champs de formulaire)

◘ Il est conseillé de modifier le nom du modèle pour l’identifier clairement en tant qu’ancienne version.

◘ Si la version du document est essentielle et que le modèle actif ne doit plus être utilisé, il peut être judicieux de définir la valeur UTILISATEURS AUTORISÉS sur Seulement moi.

3. Enregistrez vos modifications dans la partie inférieure de la page (et mémorisez le nom du modèle).

Création d’un modèle

1. Chargez votre nouveau fichier comme nouveau template.Attribuez-lui un nom unique pour éviter toute confusion de version.

2. Lorsque le document se charge dans l'environnement de création, recherchez d'éventuels champs existants dans le document et supprimez-les

◘ Nous supposons ici que les champs précédents ont tous été mis en forme selon vos spécifications et que les champs importés ne l’ont pas été.

3. Ouvrez l'option Templates de champs dans le coin supérieur gauche de la fenêtre.

4. Sélectionnez votre modèle de calque de champs de formulaire dans le menu déroulant Modèles de champs, puis cliquez sur Appliquer.

Le calque de champs sera appliqué au nouveau document.

5. Ajustez tous les champs qui doivent être réalignés

6. Enregistrez le nouveau modèle

Test et déploiement

Le nouveau modèle sera immédiatement disponible dans votre bibliothèque.

Il est recommandé de tester le document en l’envoyant à une adresse électronique amicale afin d’observer le comportement des champs tout en remplissant le formulaire.

Si vous devez ajuster le placement ou la validation/le comportement d’un champ, vous pouvez le faire en cliquant sur le lien Modifier le modèle de la page Gérer.

Une fois que le nouveau modèle a réussi le test :

1. Cliquez sur Modifier le modèle sur la page Gérer

2. Ouvrez les Propriétés du modèle

3. Modifiez la valeur QUI PEUT UTILISER en choisissant l'une des options suivantes :

○  Tous les utilisateurs de mon groupe : seuls les utilisateurs Acrobat Sign qui se trouvent dans le même groupe que le créateur du modèle visualiseront le document dans leur bibliothèque.

►Les comptes de niveau Équipes n’ont qu’un seul groupe. Ils ne verront donc pas cette option

○ Tous les utilisateurs de mon organisation : tous les utilisateurs Acrobat Sign du compte entier visualiseront le document dans leur bibliothèque.

4. Enregistrez le modèle.