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Dernière mise à jour le
25 sept. 2023
Créez un flux Power Automate qui enregistre automatiquement une copie de tous les accords Terminés d’un utilisateur dans un dossier Box désigné.
Présentation
Ce modèle automatise le processus d’enregistrement des accords signés du service Adobe Acrobat Sign dans un fichier Box de votre choix. Chaque fois qu’un cycle de signature d’accord est terminé dans Acrobat Sign, le flux récupère le document PDF signé, puis crée un nouveau fichier dans Box et enregistre le PDF à l’emplacement spécifié dans Box.
Un accord est considéré comme terminé lorsque tous les destinataires définis par celui-ci terminent leurs activités désignées (signer, approuver, remplir le formulaire, etc.) pour l’accord.
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Dans la page Que souhaitez-vous automatiser aujourd’hui ?, saisissez Box dans la barre de recherche.
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Sélectionnez Sélectionner le workflow que vous souhaitez activer.
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La page Créer un flux se charge et affiche les éléments suivants :
- Le Nom de flux modifiable. Il porte le même nom que le modèle d’origine, qui peut être modifié.
- Les connecteurs qui sont nécessaires à l’achèvement du flux.
- Un connecteur est une enveloppe autour du code API, qui fournit une interface conviviale pour collecter les informations nécessaires à l’authentification de chaque service nécessaire et pour personnaliser le flux en fonction des besoins d’un utilisateur spécifique. Vous devez d’abord établir la connexion authentifiée. Vous êtes invité à fournir toutes les informations requises par le connecteur lors d’une étape suivante.
- Pour authentifier un connecteur, sélectionnez les trois points à côté de celui-ci. Un panneau d’authentification du service (application) s’affiche et permet de saisir les informations d’identification de l’utilisateur.
Une fois l’authentification réussie, une connexion permanente est établie entre le service et Power Automate.
Une coche verte à côté des trois points indique qu’une connexion authentifiée existe.
Authentifiez chaque connecteur dans la section Se connecter.
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Sélectionnez Suivant lorsque tous les connecteurs sont authentifiés.
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La page est actualisée pour afficher les champs obligatoires des connecteurs.
Ce flux nécessite l’élément suivant :
- Chemin du dossier Box : chemin du dossier dans Box dans lequel vous souhaitez stocker les PDF signés.
La sélection de Modifier en mode avancé permet d’ouvrir la vue détaillée des connecteurs et tous les champs disponibles pouvant être utilisés pour affiner le flux.
Seuls les utilisateurs ayant une bonne connaissance de Power Automate doivent tenter une modification avancée.
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Sélectionnez Créer un flux lorsque toutes les valeurs des champs obligatoires ont été fournies.
La création du flux peut prendre quelques secondes. Une fois l’opération terminée, la page de gestion du flux s’affiche.
Annotationles flux sont créés avec le statut « activé ». Si vous ne souhaitez pas que votre flux soit actif, sélectionnez l’option Désactiver dans la barre supérieure des actions.
Utilisation du modèle
Ce modèle est déclenché par un événement (lorsqu’un accord passe au statut « Terminé »).
Lorsqu’il est correctement configuré et activé, le flux s’exécute automatiquement lorsque l’événement de déclenchement se produit. Aucune interaction de l’utilisateur n’est requise.
Le flux continue de s’exécuter jusqu’à ce qu’il soit désactivé, sous réserve que le compte Power Automate du client dispose de transactions disponibles (via les droits inclus dans l’intégration ou le volume acheté directement auprès de Microsoft).
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Consultez votre dossier Box pour vérifier que l’accord signé y a été ajouté.
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Une fois l’accord de workflow terminé, le flux n’est parfois pas déclenché.
Dans ce cas, vérifiez si des erreurs de déclenchement (avec des messages) sont affichées dans la page de détails et corrigez-les.
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Configuration du connecteur : s’il existe plusieurs comptes Box, il se peut que la session en cours ait été ouverte avec un autre compte. Il en résulte que le fichier n’est pas disponible dans le compte en question.
Dans ce cas, assurez-vous d’être connecté au compte approprié.
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Si vous indiquez un chemin de dossier incorrect, le flux risque d’échouer. Par exemple, le chemin /Apps/TestFiles/ entraîne une erreur si TestFiles ou Apps n’existe pas.
Il est toujours plus sûr de choisir le chemin (parcourir les chemins disponibles) dans la liste déroulante.
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Autorisations : assurez-vous qu’Adobe Acrobat Sign dispose des autorisations appropriées pour accéder au dossier Box. Dans le cas contraire, le document n’a pas pu être enregistré à l’emplacement mentionné.
Généralement, une coche verte affichée sur le côté droit d’un connecteur indique que le connecteur est configuré comme prévu. Toute erreur est affichée avec un point d’exclamation. Cliquez dessus pour en savoir plus.
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