du fait que le RGPD impose d’obtenir le consentement de l’utilisateur avant de stocker ses données sur des appareils, certains utilisateurs peuvent recevoir une ou plusieurs demandes d’activation des cookies :
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Attention
AVERTISSEMENT : ce guide constitue une ligne directrice, mais PAS un avis juridique. Consultez le conseiller juridique de votre entreprise pour répondre aux exigences des régions dans lesquelles vous exercez vos activités. |
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une nouvelle loi de l’Union européenne concernant la protection de la vie privée qui harmonise et modernise les exigences en matière de protection des données. Bien que de nombreuses exigences aient été améliorées ou ajoutées, les grands principes fondamentaux restent les mêmes. Les nouvelles règles offrent une définition extensive des données personnelles et s’appliquent à toutes les entreprises collectant des informations personnelles sur des particuliers au sein de l’UE. Une partie du règlement stipule que les particuliers ont le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées et de les faire supprimer sur demande, le cas échéant.
Aux fins du présent article, le terme Utilisateur désigne un membre d’une entreprise qui envoie des accords pour signature. Le terme Signataire désigne une personne qui reçoit et signe ou refuse l’accord. Un administrateur des informations personnelles est un administrateur de compte Acrobat Sign doté de droits uniques lui permettant de supprimer des informations personnelles du service, à la demande d’un expéditeur ou d’un signataire.
L’unicité de l’utilisateur repose sur l’adresse e-mail utilisée pour identifier la personne. Une personne disposant de plusieurs adresses e-mail peut avoir plusieurs ID utilisateur distincts dans le système. Tous les contrôles du RGPD dans Acrobat Sign utilisent une adresse e-mail pour rechercher et gérer des informations personnelles. Puisqu’il n’y a aucune connexion entre les diverses adresses e-mail d’une même personne, l’administrateur trouvera uniquement des données concernant l’adresse e-mail fournie.
Acrobat Sign offre des fonctionnalités pour aider les clients à se conformer au RGPD. Pour plus d’informations sur la façon dont Adobe protège votre vie privée, consultez la page www.adobe.com/fr/privacy.
En vertu du RGPD, les particuliers disposent de droits étendus pour demander l’accès, la correction et la suppression de leurs informations personnelles.
En ce qui concerne les outils Acrobat Sign, trois fonctionnalités sont en place :
Les administrateurs chargés de la protection des données peuvent gérer les informations et les accords des utilisateurs en se connectant à l’Admin Console et en modifiant le profil de l’utilisateur.
Applicable uniquement aux accords envoyés par les utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.
Lorsqu’un Signataire demande que ses informations soient supprimées du système Acrobat Sign, l’administrateur des informations personnelles chargé du compte peut effectuer une recherche basée sur l’adresse e-mail de l’utilisateur et renvoyer tous les accords auxquels cette adresse e-mail a participé et qui ont été créés dans l’organisation de l’administrateur.
Si l’administrateur des informations personnelles estime que l’accord n’est plus nécessaire, il peut le supprimer totalement et définitivement du service.
Les destinataires qui contactent Acrobat Sign sont invités à consulter leur onglet Gérer et à contacter la société qui est à l’origine de la transaction afin de supprimer l’accord.
En tant que responsable du traitement des données du Client, Acrobat Sign ne supprime jamais un accord à la demande d’un destinataire.
Les comptes Acrobat Standard et Acrobat Pro disposent d’informations supplémentaires concernant une méthode de récupération uniquement disponible via l’interface d’Acrobat :
Adobe Acrobat Sign utilise une période de rétention qui retarde la suppression définitive d’un accord de votre compte. Dans la plupart des cas, cette période est de 14 jours, mais votre administrateur peut l’avoir raccourcie. Les accords supprimés seront disponibles pour consultation sur la page Gérer pendant la période de rétention de 14 jours. L’accord peut être restauré à un état non supprimé pendant la période de rétention en choisissant « Restaurer ». Cette action rendra l’accord à nouveau disponible pour le service et les utilisateurs. À la fin de la période de rétention, l’accord sera définitivement supprimé et ne pourra plus être récupéré.
Pour restaurer un accord ou un modèle supprimé :
Accédez à la page Documents.
Dans la liste des filtres sur la gauche, sélectionnez Supprimé.
Sélectionnez l’accord ou le modèle que vous souhaitez restaurer.
Sous Actions dans le volet de droite, sélectionnez Restaurer.
L’accord est restauré dans la liste des accords et un message de réussite s’affiche.
Applicable uniquement aux utilisateurs sous l’autorité de l’administrateur des informations personnelles.
Lorsqu’un employé demande que ses informations soient supprimées de vos systèmes, cet outil supprime toutes les informations de l’utilisateur des serveurs Acrobat Sign.
Les utilisateurs doivent effectuer cette demande directement auprès de l’administrateur des informations personnelles du compte. Seul l’administrateur des informations personnelles est habilité à supprimer des utilisateurs.
L’équipe d’assistance d’Acrobat Sign ne peut pas supprimer des utilisateurs d’un compte. Si elle en reçoit la demande, elle dirige l’utilisateur vers son administrateur de compte.
Comptes indépendants et particuliers et comptes gratuits
Les utilisateurs disposant d’un compte personnel ou d’un compte gratuit uniquement peuvent soumettre directement une demande de suppression de compte en accédant au portail Compte Adobe à l’adresse account.adobe.com/privacy, dans la section Supprimer le compte Adobe. Les utilisateurs peuvent également soumettre une demande de suppression de compte via la page Nous contacter du Centre de confidentialité d’Adobe.
La suppression des informations personnelles du système Acrobat Sign nécessite que les actifs de l’utilisateur soient traités de façon adéquate. Ce processus varie en fonction du type d’utilisateur ou de compte concerné, qui peut être regroupé en trois catégories :
Les signataires sont uniques en ce sens qu’un autre utilisateur a créé tous leurs accords.
La première étape pour supprimer votre contenu du système Acrobat Sign consiste à enregistrer votre adresse e-mail et à examiner le contenu associé à celle-ci.
Vous pouvez enregistrer votre adresse e-mail ici.
Une fois votre adresse e-mail enregistrée :
Si cette page n’affiche aucun contenu, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.
Pour supprimer le contenu de votre accord, vous devez contacter l’expéditeur à l’origine de celui-ci.
Seul le compte émetteur d’origine peut examiner l’accord et le supprimer.
Remarque : l’administrateur des informations personnelles du compte à l’origine du contrat détermine quand un contrat peut être supprimé.
Pour savoir qui est l’expéditeur d’origine :
Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.
Les sociétés contactées disposent de 30 jours pour répondre à votre demande de suppression du contenu.
Les accords de la section En attente doivent être refusés :
Une fois que tous les accords ouverts ont été refusés et que les expéditeurs des accords terminés ont été contactés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.
Les formules de service gratuites et individuelles disposent d’une adresse e-mail enregistrée et les utilisateurs doivent pouvoir se connecter à leur compte pour consulter le contenu quand ils le souhaitent.
Si vous ne parvenez pas à vous connecter, sélectionnez le lien J’ai oublié mon mot de passe en dessous des champs de connexion et réinitialisez votre mot de passe.
Une fois que vous pouvez vous connecter au service :
Sélectionnez l’onglet Gérer en haut de la fenêtre.
Cette page affiche tout le contenu Acrobat Sign restant qui inclut votre adresse e-mail.
Pour supprimer les accords envoyés par d’autres utilisateurs, vous devez contacter l’expéditeur à l’origine de l’accord.
Seul le compte émetteur d’origine peut examiner l’accord et le supprimer.
Remarque : selon le RGPD, les contrats encore en vigueur ne doivent pas obligatoirement être supprimés. C’est l’administrateur des informations personnelles du compte à l’origine du contrat qui détermine cela.
Pour savoir qui est l’expéditeur d’origine :
Répétez les étapes ci-dessus pour tous les accords répertoriés sur la page Gérer dans les catégories Terminé et En cours.
Une fois tous les accords Signés supprimés, contactez le Centre de traitement des données personnelles d’Adobe et demandez à ce que votre utilisateur (adresse e-mail) soit supprimé du système Acrobat Sign.
Les utilisateurs sous l’autorité d’un administrateur des informations personnelles doivent uniquement contacter leur administrateur et demander à être supprimés du système.
L’administrateur des informations personnelles peut examiner votre contenu et supprimer tout contenu approprié.
Toute demande d’action non prise en charge par les outils dans l’interface utilisateur et toute question relative à la conformité au RGPD doivent être soumises au Centre de traitement des données personnelles d’Adobe.
Les agents d’assistance et de réussite ne peuvent pas accéder aux outils permettant de supprimer du contenu des serveurs.
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