Utilisez la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés pour créer des pages Personnaliser la composition conçues pour prendre en charge vos documents, politiques et exigences de conformité.
Lorsqu’elle est activée, la fonctionnalité Concepteur de workflows personnalisés fournit un environnement permettant aux utilisateurs de créer des modèles de workflow pour produire une page Personnaliser la composition. Tout au long du processus de conception, la page Personnaliser la composition est adaptée aux besoins de l’entreprise pour simplifier la composition des accords et la cohérence des processus de signature. Grâce à l’interface intuitive de cette fonctionnalité, vous pouvez renseigner les informations relatives aux participants (adresses e-mail, noms, rôles et routages), ajouter des documents spécifiques, définir des champs de formulaire préremplis, gérer la diffusion par e-mail et configurer des options telles que les dates d’expiration ou les mots de passe.
Avantages des modèles de workflow
Les modèles de workflow favorisent la cohérence, permettent de réduire les erreurs et facilitent la création d’accords en fournissant des instructions personnalisées et des champs prédéfinis.
Pour les accords soumis à des exigences de conformité réglementaire, les workflows simplifient les configurations complexes pour les signatures et les notifications. Ils garantissent la cohérence en prédéfinissant des éléments contrôlables et en imposant des mécanismes de sécurisation pour les valeurs ajoutées par l’expéditeur. Cette approche permet de gagner du temps et garantit le respect des réglementations applicables.
Une fois la connexion établie, sélectionnez Workflows dans le menu supérieur de l’écran d’accueil.
Accès et actions
- Tous les utilisateurs : tous les utilisateurs peuvent créer des workflows pour une utilisation personnelle. L’accès peut être affecté à un groupe ou à l’ensemble de l’organisation (lorsque cette option est configurée ainsi).
- Administrateurs de groupe : les administrateurs de groupe peuvent créer des workflows et y accorder l’accès pour les groupes qu’ils gèrent.
- Les administrateurs de groupe peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe sur lequel ils disposent de l’autorité d’administration.
- Administrateurs de compte : les administrateurs de compte peuvent créer un workflow et y accorder l’accès pour tout utilisateur ou groupe de l’organisation.
- Les administrateurs de compte peuvent modifier et reconfigurer tout workflow partagé avec un groupe ou l’organisation.
Chaque accord généré à partir d’un modèle de workflow est traité comme un accord distinct, dont l’historique et le rapport d’audit sont accessibles à partir de la page Gérer.
Toutes les interactions normales avec les différents accords, telles que la modification de la date d’expiration ou la création de rappels, sont autorisées.
Rapports et exportations de données
Générez des rapports sur les accords et des exportations de données en appliquant des filtres de Workflow pour inclure des workflows spécifiques dans votre ensemble de données de rapport.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
Portée de la configuration :
Les commandes qui ont un impact sur les Workflows d’envoi personnalisés sont accessibles au niveau du compte et du groupe.
Ce guide présume que les paramètres suivants sont activés pour votre organisation :
- Activer le nouvel environnement d’envoi du workflow personnalisé
- Activer le placement de signature en fonction du modèle
Si ces paramètres ne sont pas activés, contactez le support ou le gestionnaire dédié à votre réussite pour obtenir de l’aide afin de mettre à jour votre configuration.
Sans ces paramètres, certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner comme prévu. Les expériences modernes reposent sur des fonctionnalités mises à jour et ne sont pas entièrement compatibles avec les anciennes configurations.
L’activation de la dernière expérience de workflow rapproche les workflows des fonctionnalités du processus d’envoi manuel.
Fonctionnalités ajoutées :
- Mise en page redistribuable : améliore la flexibilité de la mise en page pour une plus grande facilité d’utilisation.
- Environnement de création moderne : permet d’accéder à l’environnement de création moderne.
- Signatures numériques : permet à un ou plusieurs destinataires d’utiliser des signatures numériques.
- Vérification d’identité Premium : permet de configurer la vérification d’identité avancée pour les destinataires.
- Groupes de destinataires : permet de définir des groupes de destinataires pendant le processus d’envoi ou en utilisant des groupes de destinataires réutilisables.
- Options d’ajout de document : permet de joindre plusieurs modèles de document que l’expéditeur peut sélectionner lors de l’envoi de l’accord.
Activation de ces fonctionnalités :
Accédez à Paramètres généraux > Nouvelle expérience de workflow personnalisée et définissez la nouvelle expérience de workflow comme expérience par défaut.
Création moderne
L’environnement de création moderne est intégré à la dernière version de la page Composition de Workflow Designer. Cette implémentation permet aux expéditeurs de naviguer facilement entre les vues Composition et Création, ce qui n’était pas possible dans les versions antérieures.
Si la nouvelle expérience de Concepteur de workflow est désactivée, le système utilise par défaut l’environnement de création classique et masque les liens de bascule. L’expérience de création moderne est uniquement compatible avec les pages Composition modernes et ne peut pas se connecter aux vues Composition classiques.
Authentification d’identité Premium
Dans le Concepteur de workflows, toutes les méthodes d’authentification activées sont affichées dans l’objet destinataire.
- Options de case à cocher : les méthodes d’authentification sont affichées sous forme de cases à cocher, ce qui permet au concepteur de workflows de spécifier les options disponibles. Seules les méthodes activées dans les paramètres de groupe sont affichées.
- Flexibilité pour l’expéditeur : si plusieurs options d’authentification sont sélectionnées dans le concepteur, l’expéditeur a accès aux mêmes options pendant le processus d’envoi (si le destinataire est marqué comme Modifiable).
Cette configuration garantit la flexibilité tout en préservant le contrôle sur les méthodes d’authentification des destinataires.
Groupes de destinataires
Dans le Concepteur de workflows, les objets destinataires peuvent être affectés en tant que Groupes de destinataires, ce qui offre de la flexibilité pour les workflows de signature.
- Groupes réutilisables ou ad hoc : l’expéditeur peut choisir un groupe de destinataires dans son carnet d’adresses ou créer un groupe ad hoc en indiquant plusieurs adresses e-mail.
- Responsabilité partagée : un groupe de destinataires permet à plusieurs personnes d’agir pour une seule étape de signature.
Exemple de cas d’utilisation :
Un responsable parmi un groupe de trois doit contre-signer un accord :
- Ajoutez un groupe de destinataires contenant les adresses e-mail des trois responsables.
- Lorsque le groupe doit signer, les trois responsables en sont informés.
- Seul un responsable doit terminer l’action de signature pour passer à l’étape suivante.
Les groupes de destinataires permettent de simplifier les workflows en offrant une certaine flexibilité et en évitant tout retard dans le processus de signature.
- Les groupes de destinataires doivent être activés séparément.
- Les groupes de destinataires réutilisables doivent être configurés pour pouvoir être inclus dans une conception de workflow.
Lors de l’utilisation d’un groupe de destinataires réutilisable dans un workflow, assurez-vous que le groupe est créé en premier et qu’il est accessible dans le périmètre du workflow. Par exemple, si un workflow est disponible pour l’ensemble de l’organisation, le groupe de destinataires doit également être disponible à l’échelle de l’organisation.
Pour ajouter un groupe de destinataires réutilisable, cliquez sur Ajouter un groupe de destinataires pour ouvrir le sélecteur de groupe.
La compatibilité du groupe de destinataires dépend des autorisations relatives aux workflows :
- Les workflows accessibles au compte entier ne peuvent utiliser que des groupes gérés par le compte.
- Les workflows disponibles pour un groupe spécifique peuvent utiliser à la fois des groupes gérés par le groupe et des groupes gérés par le compte.
- Les workflows pour un utilisateur individuel peuvent utiliser des groupes gérés par l’utilisateur, des groupes gérés par le groupe et des groupes gérés par le compte.
Remarques supplémentaires :
- Le nom du groupe réutilisable est automatiquement utilisé comme nom de groupe lors de l’envoi d’un accord avec le modèle.
- Les destinataires d’un groupe ne peuvent pas être modifiés, ajoutés ou supprimés.
- Un groupe de destinataires ne peut pas être supprimé du flux de signature, même si le destinataire n’est pas marqué comme obligatoire.
- Si le destinataire est configuré en tant que groupe de destinataires, il ne peut plus être modifié lors de l’envoi d’accords avec le modèle.
Les groupes de destinataires ad hoc sont créés directement dans un workflow personnalisé et sont propres à ce workflow. Ils ne peuvent pas être enregistrés ni réutilisés dans d’autres processus.
Pour configurer un groupe de destinataires ad hoc :
- Saisissez les adresses e-mail des membres du groupe dans le champ Destinataire, séparées par des virgules.
- Cochez la case Marquer comme groupe de destinataires.
Lorsque l’expéditeur lance un processus d’accord en utilisant le workflow, le système génère automatiquement un nom de groupe. Ce nom inclut un préfixe qui l’identifie comme étant généré automatiquement, suivi de « Groupe de destinataires X », où X est un nombre séquentiel basé sur le nombre total de groupes de destinataires ajoutés.
Si le destinataire est défini sur Modifiable, l’expéditeur peut :
- modifier le nom du groupe ;
- supprimer des membres préremplis ;
- ajouter de nouveaux membres si nécessaire.
Conception redistribuable qui crée une page Personnaliser la composition dans le style de la page Envoyer
L’expérience utilisateur associée au paramètre « Nouveau » a été mise à jour pour adopter un design moderne et redistribuable, similaire à celui de la page Envoyer.
Les instructions qui se trouvent à droite de la liste des destinataires dans l’expérience héritée ont été déplacées en haut de la page dans une fenêtre réductible.
Affectation de champs en fonction du modèle
L’affectation de champs en fonction du modèle garantit un lien fort entre la liste des destinataires, telle que définie dans le Concepteur de workflows personnalisés, et les champs appropriés de vos formulaires.
Exemple de cas d’utilisation :
- Un signataire client signe en premier.
- Un co-signataire facultatif peut signer après lui.
- Un représentant commercial, agissant en tant que deuxième ou troisième destinataire, applique une contre-signature interne.
Auparavant, deux formulaires distincts étaient requis en raison de l’indexation des destinataires :
- un formulaire pour le scénario impliquant un signataire unique, où la contre-signature interne est le deuxième index de signataire ;
- un autre formulaire pour le scénario impliquant un co-signataire, où le co-signataire est le deuxième index de signataire, et le contre-signataire le troisième.
Avec les règles en fonction du modèle, vous pouvez concevoir un formulaire unique avec tous les champs de destinataire potentiels.
Fonctionnement :
- L’index de signataire (tel que défini dans le Concepteur de workflows personnalisés) est strictement appliqué.
- Lorsque l’accord est envoyé, les champs affectés aux destinataires omis (facultatifs) sont inclus avec leurs numéros d’index, mais ignorés pendant le cycle de signature.
Dans l’exemple ci-dessus :
- Le co-signataire se voit toujours affecter le deuxième index de signataire.
- Si le co-signataire est omis, les champs du signataire 2 sont ignorés.
- Le contre-signataire (numéro 3 dans l’index de signataire) se voit uniquement affecter aux champs du signataire 3 et n’interagit qu’avec ces champs, avec ou sans co-signataire (numéro 2 dans l’index de signataire).
Activation du placement de signature en fonction du modèle :
- Accédez à Paramètres d’envoi > Commandes de workflow personnalisé > Activer le placement de signature en fonction du modèle.
Cette fonctionnalité simplifie les scénarios complexes impliquant plusieurs destinataires, réduisant ainsi le besoin de recourir à plusieurs formulaires et garantissant l’exactitude des affectations de champs.
Compréhension des relations entre les destinataires et les champs
Chaque destinataire d’un accord reçoit un « numéro d’index de signataire » qui détermine les champs qu’il peut remplir ou signer. Chaque champ possède un index correspondant qui le lie à un signataire spécifique. Par exemple, le Signataire 1 peut accéder à tous les champs libellés pour le Signataire 1.
Ces numéros d’index sont basés sur la position de chaque destinataire sur la page Envoyer (le premier destinataire correspond à Index 1, le deuxième à Index 2, etc.). Si l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre est activée, vous pouvez facilement vous référer à ces index pour plus de clarté.
En comprenant cette relation, vous pouvez vous assurer que chaque destinataire interagit uniquement avec les champs qui lui sont destinés, ce qui rend le processus de signature plus fluide et plus organisé.
Tout champ sans index de signataire est disponible pour tout destinataire qui souhaite le remplir (jusqu’à ce qu’il soit rempli, auquel cas il est verrouillé comme les autres champs remplis).
Lorsque vous créez un flux de destinataires dans le Concepteur de workflows personnalisés, les index de signataire sont affectés du haut vers le bas et de gauche à droite.
Par exemple, si le signataire et le co-signataire apparaissent en haut :
- Le signataire, placé tout à gauche, devient le Signataire 1.
- Le co-signataire, à droite, devient le Signataire 2.
Ils peuvent signer en parallèle, mais ces index permettent de s’assurer que chaque destinataire interagit uniquement avec les champs qui lui sont affectés (champs Signataire1 pour le signataire, champs Signataire2 pour le co-signataire).
Le « représentant commercial » signe en troisième, après le signataire et le co-signataire.
« Approbation de la direction » correspond au quatrième signataire, une fois la contre-signature du représentant commercial effectuée.
les libellés du destinataire (« Signataire », « Cosignataire », « Représentant commercial », etc.) n’affectent pas les champs attribués. Il s’agit de noms définis par l’administrateur pour aider les utilisateurs à comprendre rapidement le modèle de workflow.
Le flux de destinataires du concepteur ci-dessus produira une page Personnaliser la composition contenant une section relative aux destinataires semblable à ce qui suit.
(Sur la page Personnaliser la composition, l’ordre d’empilement est plus évident, bien que les numéros d’index ne soient pas visibles.)
Lors de la création d’un formulaire, chaque champ est affecté à un index de signature spécifique en sélectionnant d’abord un participant, puis en plaçant les champs pour ce participant.
Chaque participant est codé par couleur pour plus de clarté, ce qui permet de voir facilement quels champs appartiennent à qui.
Pour avoir la possibilité de configurer des workflows, cette fonctionnalité doit être activée.
Accédez à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés et activez l’option Activer le concepteur de workflow pour les administrateurs.
Une fois cette option activée, tous les administrateurs de compte et de groupe ont accès au concepteur de workflow dans leur menu d’administration.
- Les administrateurs au niveau du groupe peuvent créer des workflows pour les groupes sur lesquels ils exercent une autorité administrative.
- Les administrateurs au niveau du compte peuvent créer un workflow pour n’importe quel groupe, ainsi que des workflows à l’échelle de l’organisation.
Une option permet d’activer la création de workflows au niveau de l’utilisateur, ce qui permet aux utilisateurs non administrateurs de créer leurs propres workflows personnalisés.
- Lorsque le paramètre est activé, l’option Workflows personnalisés est disponible après avoir sélectionné l’onglet Workflows.
- Lorsque le paramètre est désactivé, l’option Workflows personnalisés n’est pas disponible.
Par défaut, les utilisateurs non administrateurs peuvent uniquement créer des workflows pour eux-mêmes et ne peuvent pas les partager avec leur groupe. Cependant, vous pouvez activer le partage de workflow au niveau du compte ou du groupe en accédant à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés > Autoriser le partage des workflows créés par l’utilisateur avec l’un de ses groupes.
- Lorsque le paramètre est activé, les utilisateurs voient la liste déroulante du sélecteur de groupe comme une option permettant de déterminer qui peut utiliser le workflow.
- Lorsque le paramètre est désactivé, l’option de liste déroulante du sélecteur de groupe n’est pas visible dans l’interface.
Les comptes qui cherchent à imposer des processus cohérents et à limiter les entrées utilisateur peuvent créer des workflows prédéfinis pour tous les documents, empêchant ainsi l’envoi ad hoc. Si votre compte utilise l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes, vous pouvez configurer les paramètres de workflow au niveau du groupe pour vous assurer que les bonnes options de signature et notifications sont toujours appliquées.
Pour contraindre les utilisateurs à envoyer uniquement des accords avec des workflows approuvés, accédez à Paramètres généraux > Workflows d’envoi personnalisés > Activer l’envoi d’accords à l’aide des workflows uniquement.
Erreur lors de la création de rapports pour les problèmes courants dans les environnements hérités
En raison des commandes et de la sécurité améliorées de la nouvelle interface, certains éléments de workflow hérités peuvent entraîner des erreurs. Pour mieux expliquer ces problèmes, des vérifications d’erreur supplémentaires ont été ajoutées.
Si votre compte est configuré pour l’expérience d’envoi moderne et qu’un workflow problématique est lancé, une bannière rouge indiquant l’erreur s’affiche pour les utilisateurs :
Si le compte est toujours configuré pour utiliser l’environnement classique par défaut, le workflow peut continuer à fonctionner selon ces règles.
L’environnement moderne affiche les erreurs détectées.
Si plusieurs problèmes sont détectés, toutes les erreurs détectées seront répertoriées.
Pour que le workflow soit valide conformément aux règles de la nouvelle interface, un administrateur doit le modifier et corriger les erreurs détectées :
Dans le cadre des règles classiques, les chaînes d’adresses e-mail pouvaient être mal formées ou incorrectement délimitées (avec des espaces au lieu de virgules, par exemple).
Quand cette erreur se produit, l’administrateur doit vérifier :
- Si les adresses e-mail en CC sont correctement délimitées
- Toute chaîne d’adresses e-mail de destinataires pour s’assurer qu’elle est correctement construite
- (Exemple : nom@domaine.tld)
-
- L’environnement moderne accepte les virgules ou les points-virgules
L’environnement moderne exige des valeurs uniques pour tous les titres de documents sur la page Documents du Concepteur de workflow.
Vous trouverez ici des informations supplémentaires relatives à cette erreur.
Lors de la conception d’un workflow, l’administrateur peut joindre un modèle de document dont la portée d’accès est limitée.
Si un utilisateur hors de ce périmètre tente de charger le workflow, le document ne peut pas être joint, et une violation de sécurité est déclenchée.
Par exemple, un administrateur peut créer un nouveau modèle de document avec des propriétés qui limitent l’accès au seul propriétaire. L’administrateur peut joindre ce document au workflow, car il en est le propriétaire.
Les autres utilisateurs du système n’étant pas propriétaires, ils se trouvent en dehors de la portée du document.
Quand cette erreur s’affiche, l’administrateur devra ajuster les propriétés du modèle de document joint.
Vous trouverez ici le processus de révision et de réglage des propriétés du modèle.
Contenu supplémentaire pertinent pour les workflows d’envoi personnalisés :
- Présentation et options de configuration des workflows d’envoi personnalisés
- Création d’un modèle de workflow pour les accords
- Modification d’un modèle de workflow d’accord existant
- Activation ou désactivation d’un modèle de workflow d’accord
- Envoi d’accords à l’aide d’un modèle de workflow de contrat client
Simplifiez votre travail avec Acrobat Sign
Gérez et signez des documents en ligne rapidement et facilement.
