Les fichiers joints à un e-mail seront nommés

Présentation

Les clients qui activent l’option Joindre une copie PDF du document signé aux e-mails envoyés à peuvent contrôler la façon dont le document joint est nommé.

Les noms de fichiers peuvent être conservés, en affichant le même nom de fichier que le document chargé d’origine ou alignés sur le nom de l’accord avec un numéro d’incrémentation permettant de différencier les fichiers.

La façon dont les fichiers retournés sont nommés peut être particulièrement critique si la fonctionnalité Fusionner plusieurs documents en un seul document après la signature a été configurée pour séparer les fichiers.

Configuration

Disponibilité :

La définition des noms de fichiers est disponible pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.

Portée de la configuration :

La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.

Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Les fichiers joints à un e-mail seront nommés.

Les options configurables sont les suivantes :

• Nom de l’accord
  • Lorsque tous les fichiers sont fusionnés : un fichier est nommé d’après le nom de l’accord. Exemple : Contrat de service 2023
    
  • Lorsque les fichiers sont séparés : un fichier est joint par fichier chargé. Chaque fichier utilise le nom de l’accord avec un énumérateur ajouté. Exemples : Contrat de service 2023 (partie 1), Contrat de service 2023 (partie 2), Contrat de service 2023 (partie 3)
• Nom du fichier
  
  • Lorsque tous les fichiers sont fusionnés : si un seul fichier est chargé, la pièce jointe de l’e-mail conserve le nom du fichier d’origine. Si plusieurs fichiers sont chargés, la pièce jointe de l’e-mail est nommée « multidoc ».
    
  • Lorsque les fichiers sont séparés : un fichier est joint par fichier chargé. Chaque pièce jointe conserve le nom de fichier d’origine, quelle que soit la source (modèle, document d’accord chargé, document temporaire, pièce jointe du destinataire).
• Hybride 
  • Lorsque tous les fichiers sont fusionnés : un fichier est nommé d’après le nom de l’accord.
    
  • Lorsque les fichiers sont séparés : un fichier est joint par fichier chargé, chaque pièce jointe conservant le nom de fichier d’origine.