Configurez l’accès pour permettre aux utilisateurs de créer des modèles de bibliothèque réutilisables et de les partager avec leur groupe ou compte.
Vue d’ensemble
Pour les utilisateurs qui envoient fréquemment des accords standard, la possibilité de créer un modèle peut améliorer considérablement la vitesse de création des accords et la cohérence de l’accord résultant après l’apposition des signatures.
Les modèles permettent à un utilisateur de prédéfinir les champs et le placement de la signature, ce qui réduit (ou élimine) le temps nécessaire pour personnaliser un accord pour chaque client.
Le fait de prendre le temps de définir entièrement un modèle avec des champs correctement nommés et validés présente de nombreux avantages, en particulier si les exports de données sont utilisées pour comprendre les tendances de données dans vos formulaires.
Disponibilité
Les modèles de bibliothèque sont activés par défaut pour les comptes avec licence individuelle et d’équipe.
Les formules de licences Grands comptes peuvent exposer la création de modèles aux utilisateurs ou la réserver uniquement aux administrateurs.
Portée de la configuration
La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
Utilisation
Lorsqu’un utilisateur a accès à la création de modèles de bibliothèque, une vignette Créer un modèle réutilisable s’affiche sur sa page d’accueil.
Cette vignette permet de lancer le processus de configuration en donnant accès à l’interface qui accepte les fichiers de base sur lesquels le modèle doit être créé.
Bonnes pratiques
Pour les comptes dont l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée, pensez à créer un groupe pour concevoir des modèles. Placez-y un nombre limité d’utilisateurs à même de concevoir les documents de bibliothèque dont les autres groupes auront besoin.
- En effet, si vous permettez à tous les utilisateurs de créer leurs propres modèles, les documents standard seront trop disparates et le contrôle de version en sera affecté.
- En outre, si un trop grand nombre d’utilisateurs est autorisé à créer et partager des modèles, plusieurs versions du même document risquent de coexister et la bibliothèque pourra devenir trop volumineuse.
- Le fait d’avoir un groupe dédié restreint d’utilisateurs concevant tous les modèles permet en revanche d’établir une cohérence dans la configuration des champs des modèles créés, améliorant ainsi considérablement la génération de rapports en aval.
Les options configurables sont les suivantes :
Lorsque cette option est activée pour un groupe, l’option Créer un modèle réutilisable devient visible sur la page d’accueil de l’utilisateur.
Si cette option est désactivée, la vignette Créer un modèle réutilisable est masquée. Cela n’a pas d’incidence sur les modèles existants, mais empêche uniquement la création de modèles.
En permettant à vos utilisateurs de partager leurs modèles avec le compte, vous pouvez tirer parti de leurs efforts pour créer leurs propres modèles pour l’ensemble de votre organisation.
Lorsque cette option est désactivée, les utilisateurs non dotés de privilèges d’administration peuvent uniquement créer des accords pour eux-mêmes ou leurs groupes.
Lorsque ce paramètre est activé, les administrateurs peuvent partager un modèle avec plusieurs groupes, y compris ceux dont ils ne sont pas membres. Le modèle partagé est un modèle parent auquel tous les groupes affectés peuvent accéder. Toute mise à jour apportée au modèle parent s’applique à l’ensemble des groupes qui y ont accès.
Lorsque cette option est désactivée, les administrateurs ne peuvent accorder l’utilisation qu’à eux-mêmes, à l’un des groupes dont ils sont membres ou à l’entreprise.
Lorsque cette option est activée, les utilisateurs non dotés de privilèges d’administration peuvent partager les modèles qu’ils créent avec un ou plusieurs groupes dans leur entreprise. L’appartenance au groupe n’est pas requise.
Lorsque cette option est désactivée, les utilisateurs non dotés de privilèges d’administration ne peuvent accorder l’utilisation qu’à eux-mêmes, à l’un des groupes dont ils sont membres ou à l’entreprise.
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