Ordre de signature des destinataires - Cycle de signature

Flux de signature séquentiel

Un flux de signatures séquentiel exige que chacun des destinataires reçoive une notification de l’accord suivant l’ordre dans lequel ils sont entrés dans la section Ajouter des destinataires. Un seul destinataire à la fois peut interagir avec l’accord.

Pour définir un flux de signatures séquentiel, activez l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre dans la section Ajouter des destinataires lors de la configuration de l’accord.

Lorsqu’un flux séquentiel est défini, le côté le plus à gauche de l’enregistrement du destinataire affiche un numéro d’index identifiant l’ordre dans lequel les destinataires recevront la notification de l’accord.

• Ajustez l’ordre du destinataire à l’aide des flèches situées au-dessus ou au-dessous du numéro d’index.
• Sélectionnez l’icône Plus sous la liste des destinataires, puis sélectionnez Une personne pour ajouter un destinataire supplémentaire. 
  • Sélectionnez Moi-même pour ajouter l’expéditeur de l’accord comme destinataire suivant.
• Pour supprimer un destinataire, sélectionnez l’icône en forme de poubelle à l’extrémité la plus à droite de l’enregistrement.

Toutes les parties peuvent avoir des rôles, une authentification et des messages privés personnalisés.

Flux de signature parallèle

Une signature parallèle informe simultanément tous les destinataires de la section Ajouter des destinataires. Tous les destinataires doivent terminer leur interaction avec l’accord avant qu’il ne soit terminé. 

Si plusieurs destinataires interagissent avec l’accord en même temps, le premier à effectuer son action apposera sa signature avec succès. Les autres destinataires qui interagissent avec l’accord sont informés que l’accord a été mis à jour et doivent actualiser leur session pour afficher la version mise à jour de l’accord.

Pour définir un flux de signatures parallèle, décochez l’option Les destinataires doivent signer dans l’ordre dans la section Ajouter des destinataires lors de la configuration de l’accord.

Lorsqu’un flux parallèle est défini, les numéros d’index sont supprimés, car tous les destinataires ont accès à l’accord en même temps et peuvent le signer dans n’importe quel ordre.

• Sélectionnez l’icône Plus sous la liste des destinataires, puis sélectionnez Une personne pour ajouter un destinataire supplémentaire. 
  • Sélectionnez Moi-même pour ajouter l’expéditeur de l’accord comme destinataire suivant.
• Pour supprimer un destinataire, sélectionnez l’icône en forme de poubelle à l’extrémité la plus à droite de l’enregistrement.

Toutes les parties peuvent avoir des rôles, une authentification et des messages privés personnalisés.

Workflow hybride

Un workflow « hybride » est une variante du flux de signature séquentiel. Dans un flux de signature séquentielle, un enregistrement de destinataire est défini comme un « groupe » et ce groupe contient un ou plusieurs « destinataires » qui ont tous accès à l’accord en même temps (comme un flux de signature parallèle).

• Un workflow hybride peut inclure un ou plusieurs destinataires de « groupe ».
  
• Tous les destinataires définis dans le « groupe » doivent terminer leur interaction avant que le flux de signature ne passe à l’enregistrement de destinataire suivant (le cas échéant).

L’exemple ci-dessous montre quatre enregistrements de destinataire dans un flux de signature séquentiel :

• Les deux premiers sont des destinataires individuels.
• Le troisième est un groupe parallèle composé de trois membres. Tous les membres sont informés en même temps et doivent terminer leur interaction avant de passer au quatrième destinataire individuel.
• Le quatrième est un destinataire individuel.

Pour configurer le groupe parallèle :

Groupes de destinataires

Un groupe de destinataires est un type d’enregistrement de destinataire de « groupe » qui contient au moins un participant membre. Tous les participants sont informés simultanément de l’accord et ont un accès égal aux mêmes champs.

Cependant, un seul membre est autorisé à terminer l’interaction au nom du groupe. Une fois qu’un membre a terminé l’interaction de groupe, l’exigence pour le groupe est terminée et l’enregistrement du destinataire suivant est engagé. Tous les membres du groupe qui tentent d’interagir avec l’accord sont informés que leur participation est terminée.

Tous les membres du groupe de destinataires reçoivent une copie de l’accord signé final au format PDF, même s’ils n’y ont pas spécifiquement participé.

L’exemple ci-dessous montre quatre enregistrements de destinataires dans un flux de signature séquentiel :

• Les deux premiers enregistrements concernent des destinataires individuels.
• Le troisième enregistrement de destinataire concerne un groupe de destinataires composé de quatre membres. Tous les membres sont informés en même temps. Une fois que le premier membre du groupe de destinataires a terminé son interaction, les exigences du groupe sont satisfaites.
• Le quatrième est un destinataire individuel.

Il existe deux types de groupes de destinataires :

• Les groupes de destinataires ad hoc sont saisis manuellement par l’expéditeur et ne sont utilisés que pour l’accord dans lequel ils sont définis. Groupes de destinataires ad hoc :
  • doivent être activés par un administrateur avant d’être mis à la disposition de l’utilisateur ;
  • autorisent l’expéditeur à définir autant de destinataires que nécessaire dans le groupe ;
  • autorisent l’expéditeur à nommer le groupe ;
  • ne peuvent pas être enregistrés pour être réutilisés.

• Les groupes de destinataires réutilisables peuvent être créés par les utilisateurs et enregistrés en tant que groupes personnels ou partagés avec leur groupe ou compte. Groupes de destinataires réutilisables :
  • sont activés pour tous les utilisateurs du carnet d’adresses du profil utilisateur ;
  • doivent être définis avant de pouvoir être utilisés ;
  • doivent disposer d’une portée appropriée pour que l’utilisateur puisse y accéder ;
  • ne peuvent pas être modifiés en termes de valeurs de nom ou d’adresse e-mail via l’interface Demander une signature.