Présentation
L’Ordre de signature détermine le workflow de signature par défaut appliqué à l’accord et dans quelle mesure les expéditeurs peuvent les modifier.
L’une des deux valeurs par défaut doit être sélectionnée :
- Les destinataires signent dans l’ordre dans lequel ils sont entrés : signatures séquentielles, où les destinataires reçoivent l’accord dans l’ordre dans lequel ils ont été saisis sur la page Envoyer. Le premier destinataire a accès à l’accord et, une fois qu’il a terminé sa partie, le destinataire suivant en est informé. Chaque destinataire y a accès à tour de rôle jusqu’à ce que l’accord soit conclu.
- Les destinataires signent dans n’importe quel ordre : signatures parallèles, qui permettent à tous les destinataires d’être avertis en même temps et de terminer leurs activités avec l’accord en temps voulu. L’accord est finalisé une fois que tous les destinataires ont terminé leur partie.
En outre, il existe deux options supplémentaires :
- Autoriser les expéditeurs à sélectionner l’ordre de signature : cette option affiche un bouton bascule sur la page Envoyer pour permettre à l’expéditeur de basculer entre les workflows de signatures séquentielles et parallèles. Si cette option est désactivée, le workflow par défaut est appliqué.
- Autoriser les expéditeurs à spécifier un ordre de routage hybride : lorsque cette option est activée, les expéditeurs peuvent créer un workflow mixte contenant une transmission à la fois séquentielle et parallèle pour l’accord. Par exemple, une enquête est envoyée à un groupe d’employés dans le cadre d’un workflow parallèle, puis envoyée à un responsable approbateur une fois que tous les membres du groupe ont terminé leurs actions (séquentiellement une fois le processus de groupe résolu).
Utilisation
Le workflow par défaut est appliqué automatiquement. Si aucun paramètre facultatif n’est activé, seul le workflow par défaut peut être utilisé. Les expéditeurs ne sont pas autorisés à remplacer le workflow par défaut lors de l’envoi à partir de la page Envoyer.
Si les expéditeurs sont autorisés à modifier l’ordre de signature, un bouton bascule s’affiche sur la page Envoyer, dans la partie supérieure de la liste des destinataires. Les expéditeurs peuvent basculer librement entre les workflows.
Pour que les workflows hybrides soient configurés sur la page Envoyer, le workflow par défaut doit être séquentiel. Si les workflows hybrides sont activés, l’expéditeur peut créer librement des workflows hybrides. Aucun autre accès n’est requis.
Bonnes pratiques
Les comptes qui incluent un seul groupe ou dont l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes n’est pas activée pourraient souhaiter avoir la possibilité de basculer entre les workflows affichés afin de donner aux expéditeurs une certaine latitude pour acheminer au mieux leur flux de signature d’accord.
Les comptes pour lesquels la fonctionnalité Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée doivent envisager de créer des groupes qui définissent précisément les workflows par défaut pour les accords envoyés à partir du groupe et supprimer l’option permettant de modifier le workflow. Cela élimine les options d’interface utilisateur sur la page Envoyer et garantit que les accords sont toujours envoyés avec le workflow approprié.
Les workflows hybrides sont utiles dans des cas d’utilisation spécifiques, mais nécessitent que l’expéditeur configure correctement le flux de documents à chaque fois. Pour les clients Grands comptes, il peut être préférable d’utiliser des workflows d’envoi personnalisés qui simplifient la configuration pour l’expéditeur en l’intégrant dans le modèle de workflow.
Les comptes qui ne s’attendent jamais à utiliser un workflow de signatures parallèles doivent sélectionner le workflow séquentiel et désactiver l’option de basculement et les options hybrides.
Configuration
Disponibilité :
Les options Ordre de signature sont disponibles pour les formules de licences Grands comptes.
Les formules de licences Indépendants et particuliers et Équipe ont :
- Le workflow par défaut défini sur des signatures séquentielles
- L’option de changement de workflow activée
- L’option pour les workflows hybrides désactivée
Portée de la configuration :
Les commandes Ordre de signature peuvent être activées au niveau des comptes et des groupes.
Pour accéder aux commandes de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres d’envoi > Ordre de signature.
Lorsque le workflow par défaut est séquentiel, l’ordre de signature est représenté numériquement au début de l’enregistrement du destinataire.
L’enregistrement du haut est toujours indexé comme numéro un, le second comme numéro deux, etc. À moins qu’un workflow hybride ne soit en place, ce qui regrouperait plusieurs destinataires sous le même index, indiquant une section parallèle dans le workflow.
Lorsque le workflow par défaut est parallèle, il n’est pas nécessaire d’avoir un ordre de signature, car tous les destinataires reçoivent l’accord en même temps.
L’index des destinataires au début de l’enregistrement du destinataire est supprimé.
Lorsque l’option permettant de basculer entre les workflows est activée, un bouton bascule s’affiche en haut de la liste des destinataires.
La valeur par défaut reflète le workflow par défaut défini pour le groupe et peut être modifiée librement par l’expéditeur.
Lorsque les workflows hybrides sont activés, la vue par défaut de la page Envoyer est identique à l’interface de workflow séquentiel.
La différence est que l’utilisateur peut glisser-déposer un destinataire sur un autre, le regroupant et créant un segment parallèle dans le flux de signature.
Les enregistrements de destinataire sont collés les uns à côté des autres et adoptent le même numéro d’index, indiquant leur relation de regroupement en tant que segment parallèle.
Paramètres associés
Un Groupe de destinataires définit une liste d’utilisateurs qui peuvent tous accéder à l’accord en parallèle. Toutefois, un seul membre du groupe peut effectuer les actions du destinataire au nom de l’ensemble du groupe. Cette option est un concept similaire à l’utilisation d’une liste de distribution comme adresse électronique pour un destinataire.
Les groupes de destinataires ne sont disponibles que pour les formules de licences Grands comptes.
La commande permettant d’activer les groupes de destinataires est accessible depuis Paramètres d’envoi > Groupes de destinataires.
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