Le signataire doit d’abord s’authentifier (si l’authentification est configurée pour le formulaire web).
Dernière mise à jour le
10 avr. 2024
Présentation
Lors du remplissage d’un formulaire web, les valeurs des champs de saisie n’existent que dans la session du navigateur de l’utilisateur. Par conséquent, les signataires de formulaires web doivent remplir toutes les entrées de champs de la session initiale et envoyer le formulaire entier en une seule fois. Quitter la session du navigateur pour une raison quelconque supprime toutes les valeurs d’entrée et oblige le signataire à recommencer.
Les groupes Acrobat Sign qui produisent des formulaires web complexes peuvent permettre aux utilisateurs d’enregistrer le formulaire web partiellement rempli pour le reprendre et le terminer ultérieurement.
Une fois les options activées, le signataire :
- Peut enregistrer le formulaire web à tout moment en ouvrant le menu Options et en sélectionnant Enregistrer.
- Si nécessaire, le signataire peut être tenu d’enregistrer le formulaire web en validant son adresse e-mail avant d’accéder au formulaire web.
- Le signataire peut éventuellement être autorisé à enregistrer une instance du formulaire web sous un nouveau nom d’accord qu’il indique.
- Est invité à enregistrer le formulaire web s’il tente de le quitter.
Une fois activé, le signataire est invité à fournir son nom, son adresse e-mail et une brève description du formulaire à utiliser comme nom de formulaire/d’accord. Cela permet d’enregistrer le formulaire web dans le système Acrobat Sign en tant qu’accord distinct.
L’expérience du signataire
Lorsque le processus d’enregistrement est déclenché, le signataire doit remplir un bref questionnaire pour enregistrer son instance unique du formulaire.
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Le signataire doit remplir un court formulaire pour enregistrer son instance du formulaire web en tant qu’accord en cours. Les champs requis sont les suivants :
- Nom
- Adresse e-mail (deux fois)
- Nom du formulaire (éventuellement ; contrôlé par les paramètres)
Sélectionnez Suivant ou Enregistrer lorsque vous avez terminé.
Lorsque l’option Suivant s’affiche, d’autres destinataires sont autorisés à suivre le signataire initial et un nouveau recouvrement est présenté pour que le signataire puisse le configurer selon ses besoins. (Les participants supplémentaires marqués comme obligatoires sur le formulaire web doivent être renseignés.)
Sélectionnez Enregistrer lorsque vous avez terminé.
L’enregistrement du formulaire web met fin à l’expérience du formulaire web pour le signataire et la convertit en expérience d’accord normale.
- Toutes les valeurs de champ remplies sont importées dans l’accord.
- Un e-mail est généré pour le signataire avec le lien Réviser et signer.
Comment activer et configurer la fonctionnalité
Pour activer l’option Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression et à continuer plus tard, accédez à Paramètres de compte > Paramètres généraux > Formulaires web.
Sélectionnez l’option Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression et à continuer plus tard, puis enregistrez la configuration de la page.
- Le paramètre peut être configuré au niveau des comptes et des groupes.
- Le paramètre est uniquement disponible pour les comptes de niveau Entreprises et Grands comptes.
- Le paramètre s’applique à tous les formulaires web existants qui font partie de la portée du paramètre.
- Les paramètres au niveau du compte sont initialement hérités par tous les groupes du compte.
- Les paramètres au niveau du groupe remplacent le paramètre hérité au niveau du compte.
- La modification du paramètre met à jour l’expérience du signataire en temps réel pour les instances nouvellement démarrées des formulaires web.
- L’activation de ce paramètre offre la possibilité d’enregistrer de nouveaux formulaires web, soit par le choix du signataire, soit par le mandat du paramètre facultatif (voir ci-dessous).
- La désactivation du paramètre supprime l’option permettant aux signataires d’enregistrer l’instance de leur formulaire web.
- La désactivation du paramètre n’a aucune incidence sur les accords qui ont déjà été enregistrés.
- La désactivation du paramètre n’a aucune incidence sur les accords qui ont déjà été enregistrés.
- L’activation de ce paramètre offre la possibilité d’enregistrer de nouveaux formulaires web, soit par le choix du signataire, soit par le mandat du paramètre facultatif (voir ci-dessous).
Lorsque l’enregistrement des formulaires web est activé, trois options peuvent être configurées pour améliorer davantage l’expérience du destinataire :
Lorsqu’elle est activée, l’option Les premiers signataires doivent valider leur adresse e-mail pour accéder aux formulaires web déclenche le processus d’enregistrement dès que le signataire initial ouvre le formulaire web et accepte les Conditions d’utilisation d’Adobe. Un panneau de saisie s’affiche pour le signataire, dans lequel il peut entrer son nom, son adresse e-mail et (éventuellement) modifier le nom de l’accord associé au formulaire web.
Le signataire reçoit ensuite un e-mail contenant un lien qui ouvre le formulaire web pour son interaction. Dès que le lien envoyé par e-mail est utilisé, l’accord s’affiche sur la page Gérer.
L’activation/la désactivation de ce paramètre applique l’effet à tous les formulaires web qui se trouvent dans la portée du paramètre (Compte ou Groupe) et s’applique immédiatement à toutes les sessions nouvellement ouvertes sur le formulaire web.
Si les formulaires web créés dans le groupe sont petits, rapides et faciles à comprendre/à remplir, ce paramètre peut introduire plus de frictions en amont qu’il n’est justifié. Toutefois, si vos formulaires web ont tendance à être longs, complexes ou à contenir beaucoup de champs, l’activation de cette option est une sécurité contre l’expiration de la session du signataire au milieu du processus qui l’obligerait à tout recommencer.
Les comptes pour lesquels l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes est activée peuvent créer des groupes uniques pour les formulaires web qui sont exceptionnellement compliqués si le compte est généralement configuré pour des formulaires web plus simples qui ne nécessitent pas d’enregistrer le formulaire web initialement.
L’option Désactiver la nouvelle authentification du signataire lors de l’accès au formulaire web à partir du lien envoyé par e-mail permet au destinataire de contourner le processus d’authentification du formulaire web lorsqu’il ouvre l’accord à partir du lien envoyé par e-mail.
L’activation/la désactivation de ce paramètre s’applique à tous les accords enregistrés une fois le paramètre enregistré.
Cette option simplifie la tâche du signataire et augmente ses chances de terminer le processus de signature.
Les formulaires web qui utilisent le processus d’authentification fondée sur les connaissances doivent sérieusement considérer si l’utilisation d’autres transactions d’authentification Premium est justifiée lors de l’accès à un formulaire web enregistré.
Annotation
Si l’option Les premiers signataires doivent valider leur adresse e-mail pour accéder aux formulaires web est sélectionnée, alors cette option est désactivée. L’obligation faite au premier signataire de vérifier son adresse e-mail implique l’activation de l’authentification via le lien envoyé par e-mail.
Lorsque cette option est activée, les destinataires peuvent remplacer le nom de l’accord par la valeur de leur choix.
L’activation/la désactivation de ce paramètre s’applique à tous les accords enregistrés une fois le paramètre enregistré.
Lorsque les destinataires renomment un accord, la valeur du nom est appliquée à l’accord, au rapport d’audit et aux documents/propriétés associés. Cela impacte directement la possibilité de rechercher l’accord par son nom à partir de la page Gérer.
Toutefois, l’accord est toujours directement lié au formulaire web parent et il est inclus dans tous les rapports effectués à l’aide du formulaire web parent.
Si cette option est activée, il est recommandé de transmettre au signataire des instructions claires sur la manière dont le destinataire doit nommer l’accord.
Tous les articles sur les formulaires web :
- Présentation et configuration des formulaires web
- Création d’un formulaire web
- Modification d’un formulaire web
- Désactivation/Activation d’un formulaire web
- Masquage/Affichage d’un formulaire web
- Recherche de l’URL et du code de script pour un formulaire web
- Préremplissage des valeurs des champs de formulaire web avec les paramètres d’URL
- Autoriser les destinataires à enregistrer et reprendre les formulaires web
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