Envoyer des notifications par SMS ou WhatsApp dans Adobe Acrobat Sign

Diffusez les notifications d’accord par SMS ou WhatsApp pour atteindre les destinataires en dehors de la messagerie électronique.

Adobe Acrobat Sign permet aux expéditeurs d’informer les destinataires par SMS ou WhatsApp en plus des e-mails. Les destinataires sont ainsi assurés de recevoir les accords et d’agir en conséquence, même lorsque la remise par e-mail est retardée, filtrée ou ignorée.

L’utilisation des notifications par SMS ou WhatsApp permet d’améliorer les taux de remise et de réduire les retards dans les workflows urgents en joignant les destinataires sur les appareils qu’ils surveillent activement.

Avant de commencer

• Les transactions de messages SMS et WhatsApp doivent être achetées et disponibles pour envoyer des messages avant d’être activées par un administrateur.
• L’envoi de notifications par SMS ou WhatsApp consomme des transactions téléphoniques à partir de votre compte.
• Les destinataires doivent avoir un numéro de téléphone valide capable de recevoir des messages.

Configuration

Disponibilité

• Acrobat Sign Solutions : pris en charge.
  • Activé pour les comptes VIP, VIPMP et ETLA de moins de 100 000 $
  • Désactivé pour tous les autres comptes ETLA
• Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge.
• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge.

Portée de la configuration

• Ce paramètre peut être configuré au niveau des comptes et des groupes.
• Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.

Valeur par défaut

• Désactivé.

Impact sur les accords en cours

• Les modifications des paramètres de notification s’appliquent uniquement aux accords envoyés après la mise à jour des paramètres.
• Lorsque le pool de transactions est épuisé, la remise des liens mobiles et l’authentification téléphonique sont interrompues jusqu’à ce qu’un nouveau crédit soit disponible.

Pour accéder à ce paramètre

• Accédez à Paramètres d’envoi > Envoyer une notification d’accord par.

Activation des notifications par SMS ou WhatsApp

Ces options contrôlent si les expéditeurs peuvent utiliser SMS ou WhatsApp comme canal de notification pour envoyer des accords.

Utilisation et limites des transactions

• Chaque destinataire consomme des transactions téléphoniques lorsque les notifications SMS ou WhatsApp sont utilisées.
• Un seul bundle de transactions via WhatsApp comprend généralement :
  • Un message initial « Veuillez signer ».
  • Un message de rappel.
  • Un message de finalisation ou de délégation.
• Les rappels supplémentaires consomment des transactions supplémentaires :
  • Chaque rappel supplémentaire consomme une autre transaction.
  • Un seul message est envoyé par événement de rappel. Les plannings récurrents (par exemple, quotidiens ou hebdomadaires) ne sont pas suivis.
• La diffusion par SMS ou WhatsApp et l’authentification téléphonique puisent dans le même pool de transactions.
• Les transactions sont consommées lorsque les messages sont envoyés, pas lorsqu’ils sont diffusés ou finalisés.
• Si le pool de transactions est épuisé :
  • La diffusion par SMS ou WhatsApp est suspendue.
  • L’authentification téléphonique est suspendue.
  • La diffusion d’e-mails se poursuit sans interruption.

Comportement de diffusion

• Le système tente de diffuser les messages via le canal sélectionné en utilisant l’infrastructure de messagerie disponible.
• La diffusion dépend de la disponibilité de l’opérateur, de la prise en charge régionale et des capacités de l’appareil du destinataire.
• Dans de rares cas, la confirmation de diffusion du fournisseur de messages peut être retardée ou ne pas être reçue.

Une protection de fiabilité garantit que les destinataires reçoivent au moins un SMS plutôt qu’aucun dans les cas où APO conserve les messages avec le statut ENVOYÉ indéfiniment. Un effet secondaire connu est que des messages en doublon peuvent se produire lorsque le message original a été diffusé mais qu’APO n’a pas confirmé la diffusion dans les 5 heures.

• L’activité de notification est enregistrée dans le rapport d’audit et le journal d’activité du contrat. Ces enregistrements indiquent quand les notifications sont envoyées et peuvent être utilisés pour vérifier les tentatives de diffusion.

Surveillance de l’utilisation des transactions

Les administrateurs peuvent surveiller l’utilisation des transactions téléphoniques :

• Vous pouvez surveiller l’utilisation des SMS et la consommation des transactions en utilisant le rapport de consommation SMS dans Adobe Acrobat Sign.
• Accédez à Paramètres d’envoi > Envoyer une notification d’accord par.
• Pointez sur le lien Suivi de l’utilisation.

L’infobulle indique :

• L’utilisation de la remise par SMS ou WhatsApp
• L’utilisation de l’authentification téléphonique

Une fois le pool de transactions épuisé, la remise des liens mobiles et l’authentification téléphonique sont interrompues jusqu’à ce qu’un nouveau crédit soit disponible.

Informations affichées sur la page Gérer de l’expéditeur

• Si la remise par e-mail est utilisée, le nom ou l’adresse e-mail du destinataire apparaît normalement.
• Si vous utilisez uniquement des notifications par SMS ou WhatsApp :
  • Le destinataire s’affiche sous la forme d’un numéro de téléphone partiellement masqué (par exemple XXXXXX1212@sms.adobesign.com).
  • Le numéro de téléphone complet est uniquement affiché dans les paramètres du destinataire, par exemple lors de la modification de l’authentification.
• Les accords envoyés seulement par SMS ou WhatsApp ne s’affichent pas sur la page Gérer du destinataire s’il dispose d’un compte Acrobat Sign.

Lors de l’affichage des enregistrements individuels des destinataires (par exemple lors du remplacement du destinataire ou de la modification du type d’authentification), le numéro de téléphone est affiché en mode non masqué.

Lors de l’affichage des enregistrements individuels des destinataires (lors du remplacement du destinataire ou de la modification du type d’authentification), le numéro de téléphone est affiché en mode non masqué :

Rapport d’audit et journal d’activité

La remise par SMS/WhatsApp est clairement enregistrée dans :

• Le rapport d’audit
• Le Journal d’activité.

Seuls les quatre derniers chiffres du numéro de téléphone sont affichés pour des raisons de confidentialité.

Utilisation des notifications SMS ou WhatsApp par les expéditeurs

Lorsqu’elle est activée :

• Les expéditeurs peuvent inclure le numéro de téléphone d’un destinataire lors de la préparation d’un contrat.
• Acrobat Sign envoie un message de notification au destinataire via le canal sélectionné.
• Le destinataire reçoit un message contenant un lien sécurisé pour accéder au contrat.

Les notifications sont envoyées en plus des e-mails standard.

Expérience du destinataire

• Les destinataires reçoivent un message par SMS ou WhatsApp avec un lien vers le contrat.
• La sélection du lien permet d’ouvrir l’accord dans un navigateur afin de le réviser et de le signer.
• Si plusieurs rappels sont déclenchés, des messages supplémentaires peuvent être envoyés selon les paramètres de rappel.

Ce qu’il faut savoir

• Le succès de la remise peut varier selon la zone géographique et l’opérateur.
• Des messages en doublon peuvent se produire dans certaines conditions de diffusion.
• Les destinataires doivent pouvoir recevoir des messages sur le numéro de téléphone fourni.
• Les notifications SMS et WhatsApp sont complémentaires à la diffusion d’e-mails et ne remplacent pas les notifications par e-mail.
• La diffusion SMS et WhatsApp ne prend pas en charge la délégation. Si un destinataire délègue un accord, le nouveau destinataire reçoit des notifications uniquement par e-mail, même si la méthode par SMS ou WhatsApp a été activée pour le destinataire d’origine.
• La remise par WhatsApp n’inclut pas les messages privés dans la notification Veuillez signer ni dans les notifications de rappel.

Articles connexes

• Configurer l’authentification SMS
• Configuration de l’authentification par WhatsApp
• Taux de consommation de transactions
• Rapport de consommation SMS