Autorisez les expéditeurs à charger un document signé physiquement au nom de leur destinataire.
Certaines organisations (ou exigences documentaires) imposent des signatures physiques plutôt qu’électroniques. En outre, certains destinataires peuvent préférer ne pas signer un document électroniquement pour des raisons personnelles. Dans ce cas, le destinataire peut renvoyer un document signé physiquement au lieu de suivre le processus de chargement.
Pour que le processus de signature soit correctement enregistré dans Acrobat Sign, les expéditeurs peuvent alors charger le document signé au nom du destinataire. Cette procédure permet de garantir la reprise correcte du workflow d’accord et de créer un journal d’audit complet.
Utilisation
Seul l’expéditeur d’origine de l’accord est autorisé à charger une version signée physiquement.
Dès réception du document physique, l’expéditeur accède à l’accord sur sa page Gérer et le télécharge via le lien Télécharger le document signé dans la liste Actions à droite de la page.
Le rapport d’audit suit cette activité et l’accord reprend le flux de signature configuré ou se termine conformément à sa conception.
Bonnes pratiques
Les organisations qui n’exigent pas strictement de signatures électroniques ou numériques ont tout intérêt à garder l’option de signature manuscrite disponible pour simplifier le processus de signature. Si un groupe autorise les signatures manuscrites, l’activation de la fonctionnalité Télécharger le document signé offre une certaine souplesse dans le traitement des accords signés physiquement.
Gestion des signatures manuscrites et numériques
- Si certains accords nécessitent des signatures numériques, désactivez l’option de demande de signatures manuscrites pour empêcher les destinataires de convertir le flux de signature.
- Le paramètre Utilisateurs dans plusieurs groupes peut aider les organisations ayant recours à plusieurs groupes à gérer les options de signature en limitant la disponibilité des signatures manuscrites à des groupes spécifiques.
- Il est recommandé aux organisations qui ne prennent pas en charge les signatures manuscrites de désactiver :
- la fonctionnalité Télécharger le document signé ;
- l’option permettant d’envoyer des accords pour signatures manuscrites ;
- l’option permettant aux destinataires de passer à un format de signature manuscrite.
La configuration de ces paramètres permet d’assurer l’alignement des accords sur les exigences de conformité et de garantir l’efficacité du processus.
Configuration
Disponibilité :
Le chargement d’un document signé est disponible pour toutes les formules de licence.
Portée de la configuration :
- L’action est activée par défaut pour les comptes Acrobat Standard et Acrobat Pro.
- Les destinataires ne peuvent pas sélectionner les signatures manuscrites lors de l’envoi d’un accord via ces niveaux, mais ils peuvent les convertir avec le paramètre Autoriser les signataires à imprimer, à apposer des signatures manuscrites et à transférer de nouveau l’accord vers Acrobat Sign plutôt que de le signer électroniquement.
- Les comptes avec une licence Grands comptes peuvent activer ou désactiver ce paramètre aux niveaux du compte et du groupe.
Pour utiliser les commandes de cette fonctionnalité, accédez à Paramètres généraux > Télécharger le document signé.
Paramètres associés
Deux paramètres liés à l’option de signature par écrit doivent être pris en compte. Si vous souhaitez désactiver l’option de téléchargement de documents signés, vous devrez probablement désactiver les paramètres ci-dessous :
Si vous autorisez le type de signature Par écrit, vous recevrez des signatures par écrit. À terme, vous devrez charger une copie physique pour le signataire.
Si vous ne souhaitez pas autoriser la signature par écrit, désactivez ce type de signature afin que les expéditeurs n’aient pas la possibilité de vous mettre face à cette situation.
Autoriser les destinataires à convertir le flux de signature en signature par écrit est généralement une bonne idée si vous dépendez d’un processus de signature rapide et que vous n’avez pas besoin d’une signature électronique.
Les signataires qui ne sont pas à l’aise avec les signatures électroniques peuvent apposer une signature physique et poursuivre le processus.
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