Se conformer à IVES

Présentation

Le document principal de l'IRS concernant la conformité IVES est disponible ici : https://www.irs.gov/individuals/income-verification-express-services-ives-electronic-signature-requirements

Adobe Acrobat Sign est une solution entièrement conforme à la loi ESIGN. Toutes les définitions de l'IRS et les exigences de la loi ESIGN sont respectées par la solution principale pour tous les contrats envoyés via le service.

IVES a des exigences supplémentaires qui doivent être respectées pour assurer la conformité et la participation lors de l'utilisation des formulaires 4506-T et 4506T-EZ.

Vous trouverez ci-dessous les exigences établies par le document d'exigences IRS, et les configurations d'application Acrobat Sign associées qui garantissent la conformité.

L'accès aux paramètres de configuration ci-dessous nécessite un niveau de service Acrobat Sign entreprise ou Entreprises.

Authentification

La conformité IVES nécessite l'authentification à deux facteurs lors de la signature de documents.Acrobat Sign fournit toutes les demandes de signature sous forme de lien unique par signataire vers une adresse e-mail. L'URL de signature unique et l'accès à la boîte de réception e-mail constituent l'authentification du premier facteur.Pour répondre à l'exigence d'authentification du second facteur, le compte Acrobat Sign peut être configuré pour exiger que le signataire fournisse le second niveau d'authentification avant de pouvoir signer le document. Acrobat Sign prend en charge trois options pour le second facteur :

1. Authentification téléphonique (SMS)
2. Authentification basée sur les connaissances (KBA)
3. Pièce d'identité officielle
   

Il est recommandé que le groupe ou le compte envoyant un document qui nécessite la conformité IVES configure les paramètres suivants :

1. Identifier les méthodes d'authentification – Sélectionnez l'une des méthodes de vérification du second facteur identifiées ci-dessus et établissez-la comme paramètre par défaut.
2. Pour limiter les risques d'erreur humaine, vous pouvez désactiver l'option permettant aux expéditeurs de modifier la méthode de vérification par défaut.
3. Si vous avez des transactions qui ne nécessitent pas de contre-signature conforme à IVES, activez différentes méthodes d'authentification pour les destinataires internes.
4. Activez différentes méthodes pour les signataires internes et définissez la valeur par défaut sur une norme acceptable en interne.

Consentement

IVES exige que les signataires consentent explicitement à faire des affaires par voie électronique.

• Le consentement explicite peut être configuré avec vérification obligatoire des conditions d'utilisation et de la divulgation aux consommateurs.Voir ici pour tous les détails
• Les détails du consentement sont capturés dans le journal d'audit pour l'accord de signature.

Signature électronique

Les document IVES nécessitent qu'une signature électronique soit validée par rapport au nom sur le formulaire.

• Toutes les signatures appliquées par le système Acrobat Sign sont des signatures entièrement conformes à la loi ESIGN.
• Le texte explicite suggérant que la signature soit comparée au nom sur le formulaire suggère que l'utilisation d'une signature basée sur une police est supérieure à un type de signature plus stylisé (par exemple : signatures biométriques ou Tampon Hanko).Par conséquent, il est recommandé que le type de signature soit restreint à Saisir leur nom et leurs initiales

Sceau inviolable

Les document IVES doivent être rendus inviolables après que les signatures soient appliquées.

• Acrobat Sign applique une protection inviolable sur tous les document terminés
• Le sceau inviolable est évident lorsque le PDF est ouvert avec Adobe Acrobat ou Adobe Acrobat Reader et apparaît comme une barre bleue en travers du haut de la fenêtre.

Non-répudiation / Journal d'audit

Un journal d'audit de l'ensemble du processus de signature doit accompagner le document.Le journal d'audit doit contenir toutes les informations du cycle de vie du document.

• Chaque transaction dans Acrobat Sign dispose d'un journal d'audit entièrement conforme qui peut être téléchargé depuis l'enregistrement de transaction (sur la page Gérer).
• Il est recommandé que le groupe ou le compte devant être conforme IVES ait ses Paramètres configurés pour :

i. Joindre le rapport d'audit aux documents terminés → Toujours

ii. Envoyer une copie supplémentaire de chaque accord signé à ces adresses e-mail → Une adresse e-mail d'archivage interne

La piste d'audit elle-même contient tous les éléments requis par IVES :

A. Date et heure de création

B. Adresse IP du signataire

C. Notifications de cycle de vie du document

D. Résultat de l'authentification

E. Résultat du consentement

F. Résultat de chaque signature électronique

Conservation des documents

Tous les formulaires 4506-T et 4506T-EZ, y compris leurs rapports d'audit, doivent être conservés pendant deux ans.

• Acrobat Sign conserve tous les documents signés et logs d'audit sur nos serveurs pendant toute la durée du service fourni. Seule une action directe du client pourrait supprimer un document, et même dans ce cas, le journal d'audit persistera.
• Il est recommandé que tout groupe ou compte cherchant à être conforme établisse une copie carbone automatique vers une adresse e-mail d'archivage (par exemple : AcrobatSignContracts@myDomain.dom)

Révision qualité

Tous les participants utilisant une solution de signature électronique doivent faire appel à un tiers indépendant pour auditer les signatures annuellement.

• Cette exigence sort du cadre de ce qu'Acrobat Sign peut fournir, car l'exigence demande spécifiquement qu'un tiers indépendant effectue l'audit.

Workflows personnalisés

Les clients de niveau entreprise peuvent créer des processus discrets en utilisant le concepteur de processus.

Cette option permet un processus spécifique au document, incluant les méthodes de vérification utilisateur et les processus de notification, sans avoir à employer des Paramètres à l'échelle du groupe ou du compte.

Étant donné que les exigences IVES sont assez strictes et peu tolérantes aux erreurs humaines, cette option est fortement recommandée.