Activez Signatures numériques pour appliquer une signature numérique à un accord. Les signatures numériques dans le cloud peuvent également être utilisées comme méthode d’authentification des destinataires.
Présentation
Les signatures numériques dans le cloud, lorsqu’elles sont appuyées par des fournisseurs d’identité (IdP) reconnus, permettent de vérifier rigoureusement l’identité du destinataire. Les fournisseurs d’identité vérifient fortement un utilisateur avant d’émettre un certificat de signature numérique. Par ailleurs, les utilisateurs doivent s’authentifier auprès du fournisseur d’identité avant que le certificat puisse être appliqué en tant que signature.
Acrobat Sign prend en charge un large éventail de fournisseurs de signature dans plusieurs pays. Les administrateurs peuvent configurer leur compte et leurs groupes pour accepter les signatures numériques d’un ou de plusieurs fournisseurs.
Acrobat Sign agit uniquement en tant que plateforme pour la signature numérique à demander et à fournir, sans frais supplémentaires. Une exception à cette norme est Aadhaar, qui peut fournir des signatures numériques moyennant un coût supplémentaire. Les comptes Acrobat Sign disposant d’une licence VIP peuvent acheter des transactions d’identité Aadhaar via Adobe et suivre leur consommation dans le menu d’administration.
Disponibilité :
Les signatures numériques sont disponibles pour tous les niveaux de service.
Portée de la configuration :
La fonctionnalité peut être activée au niveau des comptes et des groupes.
outre les méthodes d’authentification standard, il est possible d’utiliser les signatures numériques dans le cloud. Le champ de signature est créé sur le document et n’est pas configuré par l’expéditeur comme méthode d’authentification.
Processus de signature pour le destinataire
L’accord doit être conçu avec un champ Signature numérique pour obtenir une signature numérique.
Lorsque le signataire sélectionne le champ Signature numérique, une session sécurisée est ouverte sur le fournisseur d’identité, qui permet d’authentifier l’utilisateur avant que la signature ne puisse être appliquée.
- Si l’accord est envoyé à partir d’un groupe qui n’a défini qu’un seul fournisseur d’identité approuvé, la session s’ouvre automatiquement sur ce dernier.
- Si l’accord est envoyé à partir d’un groupe avec plusieurs fournisseurs d’identité activés, le signataire se voit présenter une liste de ces derniers. Pour ouvrir une session, il suffit de la sélectionner.
Chaque fournisseur d’identité dispose de sa propre interface et de son propre processus de vérification du signataire. Si le signataire ne dispose pas d’un certificat de signature numérique, il sera possible d’en créer un.
Vous trouverez ci-dessous quatre courtes vidéos décrivant diverses solutions de fournisseurs :
Configurer un accord pour utiliser les signatures numériques dans le cloud en ajoutant un champ Signature numérique
L’option permettant d’activer les signatures numériques dans le cloud est entièrement entre les mains de l’administrateur, qui doit configurer le groupe pour autoriser cette option.
Une fois cette option activée, les expéditeurs doivent uniquement s’assurer qu’un champ Signature numérique est créé dans le document pour capturer la signature. Un champ Signature standard collecte uniquement une signature électronique. Aucune authentification auprès du fournisseur de signature numérique n’est tentée avec un champ de signature électronique.
10 champs Signature numérique sont autorisés par destinataire. Si un destinataire nécessite plus de 10 signatures, les champs de signature électronique standard peuvent être utilisés en plus des champs de signature numérique.
Consommation de transactions d’authentification Premium
La consommation de transactions d’identité numérique se produit lorsque le signataire réussit à s’authentifier et à apposer sa signature.
Dans la plupart des cas, la relation du client avec son fournisseur d’identité est externe au système Acrobat Sign. Il n’y a donc aucun suivi du taux de consommation ni du nombre de signatures qui restent disponibles pour le client dans l’interface Acrobat Sign. Les clients doivent contacter directement le fournisseur d’identité pour ce type d’informations.
Les clients VIP qui ont acheté des transactions Aadhaar via Adobe peuvent consulter le total de leurs transactions disponibles sur la page Signatures numériques du menu d’administration en sélectionnant le lien Suivi de l’utilisation :
Les accords qui sont annulés après l’application d’une signature ne recréditent pas la transaction sur le compte.
Les transactions étant consommées lors de l’application de la signature, il est possible d’envoyer plus de demandes de signature que le nombre de demandes disponibles sur le compte. Si un signataire tente d’appliquer une signature alors qu’aucune transaction n’est disponible pour le compte, une erreur est générée, indiquant que le service n’est pas disponible :
Historique et rapport d’audit
Les signatures numériques sont explicitement identifiées dans l’historique des accords et dans le rapport d’audit. Le rapport d’audit capture des informations supplémentaires sur le fournisseur d’identité spécifique concerné :
Bonnes pratiques et autres considérations
À moins que vous n’ayez à respecter une obligation de conformité de toujours capturer les signatures numériques, il est probablement judicieux de configurer vos documents de sorte que les signataires internes n’appliquent pas de signatures numériques. Vos signataires internes gagneront ainsi du temps lors du processus de signature, tout en économisant les ressources de l’entreprise en termes de transactions d’identité Premium depuis votre fournisseur d’identité.
Configuration
Les signatures numériques permettent une configuration indépendante des groupes afin de tirer parti des signatures numériques requises et des fournisseurs auprès desquels elles doivent être acceptées.
Des contrôles distincts existent pour les signataires externes, s’il est déterminé que ces derniers doivent avoir des exigences de signature différentes.
Pour l’activer, accédez à Paramètres du compte > Signatures numériques
Autorise les signataires à importer leur signature numérique depuis une ou plusieurs sources :
- Télécharger un document et le signer avec Acrobat : permet au signataire d’utiliser une signature auto-certifiée.
- Signatures en mode cloud : permet d’utiliser des signatures numériques dans le cloud pour vos signataires, ce qui permet également d’utiliser les signatures numériques sur les appareils mobiles.
- Si les signatures numériques sont importantes pour votre processus de signature, il est fortement recommandé d’activer l’option dans le cloud.
Sélectionnez les fournisseurs de signature numérique que vous acceptez. Seules les options sélectionnées seront disponibles pour les signataires.
Vous pouvez définir un fournisseur préféré, qui sera défini comme fournisseur par défaut.
- Si seul un fournisseur est autorisé, le processus de sélection est ignoré durant le processus de signature.
Signatures Aadhaar
Les signatures Aadhaar sont disponibles pour les Grands comptes à un coût supplémentaire par signature, à configurer avant l’utilisation.
Les clients qui doivent obtenir des signatures Aadhaar peuvent contacter leur gestionnaire de clientèle ou leur contact commercial pour discuter du volume et lancer le processus de configuration.
Les signataires externes sont définis comme tout utilisateur dont l’adresse e-mail ne figure pas dans votre compte Acrobat Sign.
- Les signataires internes sont tous les utilisateurs définis dans votre compte Acrobat Sign.
Si vous souhaitez créer une expérience de signature différente pour les signataires externes par rapport aux signataires internes, vous pouvez activer un deuxième ensemble d’options ci-dessus qui s’appliqueront uniquement aux signataires externes.
Par exemple, vous souhaitez peut-être donner plus de souplesse aux signataires externes concernant les fournisseurs de signature ou fournir des instructions différentes sur la manière d’obtenir une signature pour les signataires internes.
Signatures Cloud d’Aadhaar via Acrobat Sign
Les clients qui gèrent leurs utilisateurs sur Adobe Admin Console et qui disposent d’une licence VIP peuvent acheter des transactions d’identité de signature Cloud via Adobe. Ces transactions sont utilisées exclusivement par le produit Acrobat Sign, de sorte que les administrateurs peuvent suivre la consommation à tout moment dans le menu d’administration.
Les clients intéressés par l’acquisition de transactions Aadhaar doivent contacter leur représentant commercial, responsable du succès client ou gestionnaire de compte technique pour démarrer le processus.
Une fois les transactions achetées, le compte est configuré pour afficher l’option Aadhaar dans l’onglet Signatures numériques du menu d’administration. Les administrateurs peuvent activer l’option Aadhaar au niveau du compte et du groupe.
Les e-mails de notification sont envoyés aux administrateurs sur Admin Console, lorsque la consommation atteint 75 %, 85 %, 90 %, 95 % et 100 % de la quantité totale d’achat.
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