Présentation
La fonctionnalité Envoi en masse permet aux utilisateurs de créer un modèle d’accord « parent » pour générer jusqu’à 1 000 accords « enfants ». Chaque accord enfant utilise les mêmes fichiers, champs et propriétés que le modèle d’accord parent, mais reste indépendant avec toute la confidentialité et la sécurité d’un accord créé individuellement.
Envoi en masse permet de saisir manuellement les destinataires ou d’utiliser un fichier CSV pour télécharger la liste de leurs adresses e-mail. Le fichier CSV fournit à l’expéditeur des fonctionnalités supplémentaires, telles que la prise en charge de plusieurs destinataires, les affectations de rôle, les options d’authentification et les valeurs de champ par défaut qui peuvent personnaliser les accords individuels lors de leur création.
Utilisation
Les utilisateurs pour lesquels la fonctionnalité Envoi en masse est activée dans leur groupe principal peuvent y accéder à la page Accueil de la vignette Envoi en masse.
L’interface permet de télécharger des fichiers pour définir la documentation de base du modèle d’accord parent. Tous les documents sont inclus dans chaque accord enfant créé dans le lot Envoi en masse.
Les adresses e-mail des destinataires sont ajoutées manuellement ou à l’aide d’un fichier CSV. Lorsqu’elle est saisie manuellement, chaque adresse e-mail reçoit son propre accord enfant généré indépendamment. Lorsqu’un fichier CSV est utilisé, chacune de ses lignes est appliquée à un accord enfant. Dans tous les cas, les destinataires individuels n’ont aucune visibilité sur les autres accords. Chaque accord est sécurisé et personnel.
Chaque accord enfant peut être géré indépendamment à la page Gérer à l’aide des filtres En cours/Terminé/Annulé/Expiré.
Le modèle parent Envoi en masse utilisé pour générer les accords enfants peut être géré à la page Gérer dans le filtre Envois en masse. Le modèle parent présente trois caractéristiques notables :
Le modèle parent inclut un tableau récapitulatif dans la liste Actions pour tous les accords enfants. Le tableau identifie le nombre d’accords définis à chaque statut. Cliquez sur le tableau récapitulatif pour ouvrir une vue de tri des accords enfants individuels.
L’option Afficher le rapport d’activité de la liste Actions fournit un Rapport d’exécution du document. Ce rapport contient un résumé plus détaillé (et imprimable) des accords enfants par statut.
L’activité Télécharger les données du champ de formulaire télécharge les données de champ pour tous les accords enfants créés par le modèle parent.
Bonnes pratiques
Réfléchissez à la manière dont l’outil Envoi en masse doit être utilisé dans votre organisation. Si vous pensez que tous les utilisateurs individuels ne vont pas générer des événements d’accord en masse, il est préférable de désactiver l’accès au niveau du compte. Ainsi, tous les groupes hériteront naturellement de la fonctionnalité désactivée. Activez explicitement des groupes particuliers dont l’utilisation est identifiable (par exemple, les ressources humaines). Si vous pouvez affecter des utilisateurs à plusieurs groupes, vous pouvez également créer un groupe spécifique pour les utilisateurs de l’outil Envoi en masse qui leur servira de groupe principal.
L’activation de l’importation de fichiers CSV améliore considérablement la convivialité de la fonctionnalité. À moins que vous n’ayez une raison impérieuse de saisir tous les utilisateurs manuellement, il est fortement recommandé d’activer le téléchargement de fichiers CSV.
Activez la nouvelle expérience Envoi en masse. Les fichiers CSV utilisés dans l’environnement classique fonctionnent toujours. Aucune reconfiguration n’est donc requise, et les nouvelles options étendent considérablement l’utilisation de la fonctionnalité.
Configuration
Disponibilité :
L’outil Envoi en masse est disponible pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.
Portée de la configuration :
L’option Envoi en masse est activée par défaut pour les comptes de niveau Équipe avec l’option de téléchargement de fichier CSV activée. Aucun contrôle n’est disponible dans l’interface d’administration.
L’option Envoi en masse peut être activée aux niveaux du compte et du groupe pour les comptes sous licence Grands comptes.
Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Envoi en masse.
Les options configurables sont les suivantes :
Lorsque la fonctionnalité Envoi en masse est activée, une vignette apparaît sur l’onglet Accueil pour permettre aux utilisateurs d’accéder à la fonctionnalité.
les comptes avec l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes activée doivent savoir que la fonction est uniquement accessible aux utilisateurs pour qui elle est activée au sein de leur groupe principal.
Un utilisateur qui est membre d’un groupe où la fonctionnalité Envoi en masse est activée (mais pas dans son groupe principal) verra la vignette, mais ne sera pas autorisé à utiliser l’interface.
L’option permettant de télécharger la liste des destinataires dans un fichier CSV est fortement recommandée.
La création d’une liste de destinataires au format CSV offre un meilleur contrôle et une meilleure visibilité que la saisie directe des adresses e-mail dans le champ À :.
En outre, le fichier CSV peut contenir des colonnes de données qui définissent les rôles des destinataires, les options d’authentification et les valeurs des champs, ce qui permet de personnaliser l’accord pour chaque destinataire et d’améliorer les taux d’achèvement et l’expérience des destinataires.
Lorsque cette option est activée, un lien Importer un fichier CSV est inséré sous le champ À :
Lorsque cette option est activée, le nouvel environnement Envoi en masse est mis à la disposition des utilisateurs du groupe.
Un lien de basculement est activé pour permettre aux utilisateurs de revenir à l’expérience classique s’ils le souhaitent.
Le nouvel environnement active toutes les nouvelles fonctionnalités CSV, mais conserve la rétrocompatibilité avec l’ancien format CSV. Ainsi, si un fichier CSV est créé au format classique, il peut être utilisé sans problème.
Si le nouvel environnement est désactivé, les utilisateurs peuvent accéder à l’interface classique et l’utiliser comme ils l’ont toujours fait.
Ce qu’il faut savoir
- Pour qu’un utilisateur ait accès à l’interface Envoi en masse, la fonctionnalité doit être activée dans son groupe principal.
- Le nombre de transactions pouvant être générées à l’aide de la fonctionnalité Envoi en masse est limité en fonction du niveau de service :
- Les clients des niveaux Entreprise et Grands comptes peuvent générer jusqu’à 1 000 transactions.
- Les clients Acrobat Pro avec signature électronique avancée pour les équipes et les clients Adobe Acrobat Sign professionnels peuvent générer jusqu’à 50 transactions.
- Acrobat Pro avec signature électronique avancée peut générer jusqu’à 50 transactions.
- Les versions d’essai PME et Équipe peuvent générer jusqu’à cinq transactions.
- Les versions d’essai Entreprises peuvent générer jusqu’à trois transactions.
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