Gérez automatiquement la durée de conservation des contrats et des données associées dans Adobe Acrobat Sign à l’aide de politiques de conservation configurables.
La gouvernance des données dans Adobe Acrobat Sign permet aux administrateurs de supprimer automatiquement les contrats et les données associées des systèmes Acrobat Sign après une période de conservation définie. Cela aide les organisations à réduire les données stockées, à respecter les exigences de conformité et à gérer le cycle de vie des contrats sans nettoyage manuel.
La gouvernance des données agit comme un déclencheur différé qui ne commence qu’après qu’un contrat atteint son état final dans le système.
Les politiques de conservation sont appliquées après qu’un contrat atteint un état terminal, par exemple lorsqu’il est terminé, annulé ou expiré. Une fois déclenchée, la politique définit la durée de conservation du contrat et des données associées avant leur suppression définitive.
Par défaut, les accords et les données de transaction sont conservés dans Acrobat Sign tant que le compte est actif, sauf s’ils sont supprimés manuellement ou régis par une règle de rétention.
Fonctionnement de la gouvernance des données
La gouvernance des données suit un modèle basé sur des déclencheurs :
- Les contrats atteignent un état terminal lorsque Acrobat Sign enregistre le contrat comme terminé, annulé ou expiré.
- Une règle de conservation est appliquée lorsque Acrobat Sign enregistre le contrat dans un état terminal.
- La règle définit la durée de conservation du contrat et des données associées avant leur suppression.
- Une seule règle de rétention est active à la fois pour les accords nouvellement finaux. Lorsqu’une règle est créée, elle devient la règle active et s’applique à tous les accords qui atteindront un état final à l’avenir. Les règles précédemment actives continuent de s’appliquer aux accords qui leur étaient déjà attribués et n’ont pas besoin d’être désactivées.
Les règles de rétention sont adoptées à partir du groupe principal auquel appartient l’utilisateur expéditeur au moment où l’accord atteint son état final. Si l’utilisateur change de groupe principal avant que l’accord ne soit terminé, les règles de rétention du nouveau groupe s’appliquent.
Les périodes de conservation sont appliquées en fonction de la durée configurée à partir du moment où le contrat est enregistré dans un état terminal. Étant donné que le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures, le début de la période de conservation peut également être retardé.
Impact du moment de l’état terminal sur la gouvernance des données
Les politiques de gouvernance des données ne commencent qu’après qu’un contrat atteint un état terminal, tel que Terminé, Annulé ou Expiré.
Pour optimiser les performances du système, Acrobat Sign traite les événements d’état terminal pendant les heures creuses, en fonction du serveur qui a géré le contrat. Les heures creuses sont comprises entre 19 h et 7 h selon le fuseau horaire local du serveur.
Si un contrat atteint une condition terminale pendant les heures de pointe, l’événement est mis en file d’attente et traité pendant la prochaine fenêtre d’heures creuses. La mise à jour du statut final peut s’en trouver retardée jusqu’à 12 heures.
Pendant cette fenêtre de traitement :
- L’accord conserve son état précédent, En cours, à la fois dans la page Gérer et dans les réponses d’API.
- Les destinataires ne peuvent plus signer le contrat et reçoivent une erreur s’ils tentent d’y accéder.
- Pour les accords en attente d’expiration, les expéditeurs peuvent mettre à jour la date d’expiration pendant cette période pour prolonger la période de signature.
- L’événement terminal n’est pas enregistré dans le rapport d’audit tant que le traitement n’est pas terminé.
Étant donné que les politiques de gouvernance des données ne sont déclenchées qu’après que le contrat a atteint son état final, tout retard dans le traitement retarde également le début de la période de rétention.
Utilisation
Les organisations utilisent la gouvernance des données pour :
- Supprimer automatiquement les accords terminés ou inactifs après une période définie
- Réduire la quantité de données d’accord stockées
- Aligner la conservation des documents sur les politiques de conformité internes
- Gérer le cycle de vie des données sans intervention manuelle.
Si aucune règle de rétention n’est définie lorsqu’un contrat atteint un état terminal, aucune date de suppression n’est attribuée. Les accords restent dans le système jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou retirés via les outils RGPD.
Éléments pouvant être supprimés
Les règles de rétention définissent les données qui sont supprimées lors de l’exécution de la règle :
- Le document d’accord.
- Le rapport d’audit
- Les données personnelles associées collectées pendant la transaction
- Les accords qui utilisent une méthode d’authentification qui produit un rapport d’identité du signataire, ce rapport est supprimé dans le cadre des données personnelles.
L’audit et les données personnelles doivent être conservés au moins aussi longtemps que l’accord et peuvent être configurés pour persister plus longtemps si nécessaire.
Ce qu’il faut savoir
- Les règles de rétention sont appliquées lorsqu’un accord atteint un état final, pas lors de sa création.
- Une seule règle de rétention est appliquée à un accord au moment où il devient terminal.
- Les règles de rétention sont basées sur le groupe auquel appartient l’utilisateur expéditeur au moment où l’accord atteint son état final.
- Si l’utilisateur change de groupe avant que l’accord ne soit terminé, les règles du nouveau groupe s’appliquent.
- Le traitement de l’état terminal peut être retardé jusqu’à 12 heures pendant les périodes de pointe, retardant le début des politiques de rétention.
- Si aucune règle de rétention n’est définie, les accords sont conservés jusqu’à ce qu’ils soient supprimés manuellement ou retirés par d’autres processus.
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