Appliquer l’authentification de l’identité

Présentation

La fonction Appliquer l’authentification de l’identité définit les événements déclencheurs qui invitent un destinataire à se réauthentifier lorsqu’il interagit avec un accord. Il existe trois options pouvant être sélectionnées indépendamment :

• S’authentifier lors de l’ouverture de l’accord.
• S’authentifier lors de l’apposition d’une signature.
• S’authentifier lors du remplissage de l’accord.

Les déclencheurs activés concernent tous les signataires inclus dans l’accord (internes et externes).

Disponibilité :

L’option Appliquer l’authentification de l’identité est limitée aux formules de licences Grands comptes.

Portée de la configuration :

Les fonctionnalités peuvent être activées au niveau des comptes et des groupes.

Utilisation

Conditions préalables

Pour que la fonction Apliquer l’authentification de l’identité fonctionne, le signataire doit s’identifier via une des deux méthodes ci-dessous :

• Authentification téléphonique (SMS) : recommandée pour les signataires externes.
• Authentification Acrobat Sign : recommandée pour les signataires internes.
• Mot de passe à usage unique par e-mail : authentification à facteur unique, idéal pour les destinataires internes ou externes qui signent avec une signature numérique sauvegardée par un prestataire de services de confiance.

L’accord est traité normalement si une autre méthode d’authentification est définie, mais l’option Appliquer l’authentification de l’identité n’est pas appliquée pour ce destinataire. Il est possible de configurer certains destinataires auxquels appliquer la fonction Appliquer l’authentification de l’identité et d’autres auxquels ne pas l’appliquer en utilisant différentes méthodes d’authentification dans la même transaction.

La méthode d’authentification est définie sur la page Paramètres d’envoi dans la section Méthodes d’authentification de l’identité.

Expérience du destinataire

Le destinataire se voit présenter l’interface utilisateur d’authentification lors du déclenchement d’une demande d’authentification.
Les deux options d’authentification sont les suivantes :

• L’authentification par téléphone : SMS qui fournit un code à cinq chiffres que le signataire doit saisir avant d’ajouter sa signature.

• Authentification Acrobat Sign : une demande d’authentification auprès d’Acrobat Sign via le système de gestion des identités d’Adobe. L’authentification auprès d’Adobe étant requise, cette méthode est principalement recommandée pour les destinataires internes pour lesquels l’expéditeur peut raisonnablement s’attendre à ce qu’un tel compte existe.
  

Une fois l’authentification terminée, le destinataire peut continuer le processus de remplissage de formulaire/signature.

• Mot de passe à usage unique par e-mail : un mot de passe est envoyé à l’adresse e-mail du destinataire qui doit être saisi pour pouvoir interagir avec l’accord.
  Puisque le mot de passe est envoyé à la même adresse e-mail que la notification par e-mail du destinataire, cette méthode d’authentification ne sert que de méthode d’authentification à facteur unique. Cela peut être acceptable dans certains cas d’utilisation (tels que les workflows internes des destinataires). Il est recommandé d’associer cette méthode à des signatures numériques basées sur le cloud lorsqu’une assurance d’authentification plus robuste est requise.

Configuration

Pour activer les options Appliquer l’authentification de l’identité, accédez à Paramètres Bio-Pharma > Appliquer l’authentification de l’identité.

Appliquer l’authentification de l’identité contient trois options pouvant être sélectionnées indépendamment :

• Demander à l’utilisateur de s’authentifier lors de l’ouverture de l’accord : lorsque cette option est activée, chaque destinataire doit s’authentifier avant que l’accord ne soit ouvert pour consultation.
• Demander à l’utilisateur de s’authentifier lorsque le signataire clique sur un champ de signature dans l’accord : lorsque cette option est activée, tous les destinataires doivent s’authentifier chaque fois qu’un champ de signature est sélectionné (avant que la signature puisse être apposée).
  • Seuls les champs de signature et les blocs de signature sont réauthentifiés ; les champs d’initiales ne le sont pas.
  • Ce paramètre a des conséquences à la fois sur les signatures obligatoires et facultatives, ainsi que sur les blocs de signature.
• Demander à l’utilisateur de s’authentifier lorsque le bouton Cliquer pour signer est sélectionné une fois la cérémonie de signature terminée : lorsque cette option est activée, le destinataire doit s’authentifier à nouveau après avoir sélectionné l’option Cliquer pour signer (lorsqu’il a terminé son interaction avec l’accord).

Paramètres associés

L’option permettant de Demander à l’utilisateur de s’authentifier lors de l’ouverture du contrat peut être suspendue pour les destinataires de votre compte s’ils sont connectés à Acrobat Sign lors de l’ouverture de l’accord. Cela peut simplifier le processus pour vos signataires internes.

Pour permettre à vos utilisateurs d’ignorer l’authentification à l’ouverture de l’accord s’ils sont connectés :

1. Accédez à Paramètres du compte > Paramètres d’envoi > Options d’identification du signataire.
2. Activez Ne pas demander au signataire de s’authentifier à nouveau s’il est déjà connecté à Acrobat Sign.
3. Enregistrez la configuration de la page.

Modifications du rapport d’audit

Lorsque l’une des options Appliquer l’authentification de l’identité est activée, le rapport d’audit enregistre explicitement chaque authentification dans le rapport d’audit et, dans une moindre mesure, dans le panneau d’activité de l’accord.

Points à prendre en compte

• La fonction Appliquer l’identité fonctionne avec la signature automatique authentifiée.
• La fonction Appliquer l’authentification de l’identité est applicable aux champs de signatures électroniques et numériques.
• L’authentification imposée ne s’applique pas lorsque seul un tampon est utilisé comme signature.