Satisfaire aux exigences du HMLR pour les actes signés électroniquement

• Toutes les parties acceptent l'utilisation de signatures électroniques et d'une Plateforme de signature électronique (plateforme) en relation avec l'acte.
• Toutes les parties ont des notaires agissant pour elles (sous réserve d'exceptions limitées).
• Un conveyancer est responsable de la mise en place et du contrôle du processus de signature via la plateforme.

Le processus de signature et de datation défini dans l'article 13 du Guide pratique 8 est le suivant :

Le notaire qui dépose la demande auprès de HMLR le fait par voie électronique – généralement via le portail HMLR – et inclut avec la demande un PDF de l'acte complété. Cependant, lorsque la demande concerne un premier enregistrement, une impression du PDF, certifiée comme étant une copie conforme de l'acte complété, peut être déposée.

Le notaire déposant la demande (y compris une demande de premier enregistrement) fournit le certificat suivant : « Je certifie que, à ma connaissance et selon mes convictions, les exigences énoncées dans le guide pratique 8 pour l'exécution d'actes utilisant des signatures électroniques ont été satisfaites. »

Tout notaire disposant d'un compte Acrobat Sign peut initier ce processus pour toutes les parties. Il n'est pas nécessaire que le signataire et le témoin aient leur propre compte Acrobat Sign.

L'administrateur Acrobat Sign du notaire peut modifier les paramètres dans Acrobat Sign pour activer des processus qui satisfont les étapes 1 à 6 de la section Aperçu du processus HMLR ci-dessus. Ces paramètres sont présentés ci-dessous dans la section sur Configuration de votre compte Adobe Acrobat Sign.

L'article sur Préparation de l'acte en vue de la signature fournit des conseils importants sur :

• la préparation de l'acte pour signature avant d'initier le processus de signature ;
• l'inclusion des clauses d'exécution et d'attestation prescrites dans l'acte ; et
• la protection de la confidentialité en utilisant une fonctionnalité unique d'Acrobat Sign appelée « Visibilité limitée du document »

Acrobat Sign permet à un administrateur de compte de modifier les paramètres pour s'assurer que le processus s'aligne avec les exigences de la section 13.3 du Guide pratique 8. Avant d'envoyer des actes pour exécution électronique en utilisant Acrobat Sign, nous recommandons d'apporter les modifications suivantes :

• Exiger un consentement explicite à la signature avec Acrobat Sign. Les administrateurs de compte peuvent configurer les Conditions d'utilisation et la Divulgation consommateur pour exiger un consentement explicite (via une case à cocher) à l'utilisation d'Acrobat Sign. Cela peut être requis soit avant de visualiser l'acte, soit avant de signer l'acte.
  • Accédez à la section Groupe du menu administrateur
  • Cliquez sur le groupe à configurer (exposant les actions disponibles en haut de la liste)
  • Cliquez sur Paramètres de groupe
    

• Sélectionnez l'onglet Préférences de signature
• Cochez l'option Remplacer les paramètres du compte pour cette page
  
• Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Conditions d'utilisation et cliquez sur le lien Signataires
  
• Sélectionnez une option autre que par défaut pour activer le consentement explicite
• Enregistrez les modifications.

• Activer la Visibilité limitée du document : Limited Document Visibility (LDV) permet au notaire de protéger la confidentialité en veillant à ce que le témoin puisse uniquement consulter la page d'exécution ou de signature (pas l'intégralité de l'acte) et ne puisse recevoir qu'une copie de la piste d'audit relative au processus de signature ; le témoin n'obtient pas de copie de l'acte signé lui-même. Les administrateurs de compte peuvent activer les paramètres LDV comme suit :
  • Accédez à la section Groupe du menu d'administration
  • Cliquez sur le groupe à configurer (les actions disponibles s'affichent en haut de la liste)
  • Cliquez sur l'action Paramètres du groupe
    
  • Cliquez sur l'option Paramètres du groupe dans le menu du groupe
  • Cochez l'option Remplacer les paramètres du compte pour cette page
    
  • Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Limited Document Visibility
    
  • Activer :
    • Les signataires verront seulement les fichiers contenant des champs de signature, de paraphe ou de saisie de données qui leur sont attribués
    • Les signataires et les personnes en copie de mon compte verront tous les fichiers
  • Enregistrez les modifications
    

• Créez un modèle de message (facultatif) : Vous pouvez créer un modèle de message pour aider les notaires à gagner du temps lorsqu'ils envoient un document pour signature. Le modèle peut automatiquement remplir le corps de l'e-mail avec un message standard et une ligne d'objet.
  • Accédez à la section Groupe du menu d'administration
  • Cliquez sur le groupe à configurer (les actions disponibles s'affichent en haut de la liste)
  • Cliquez sur l'action Paramètres du groupe
    
  • Cliquez sur l'option Modèles de messages dans le menu du groupe
  • Cliquez sur + pour créer un nouveau message et suivez les instructions pour créer un nouveau modèle

La version finale de l'acte doit être téléchargée dans Adobe Acrobat Sign par le notaire afin que les parties puissent signer conformément aux étapes prescrites énoncées à l'article 13 du Guide pratique 8.

L'article 13 prévoit que le signataire signe en présence physique d'un témoin qui atteste la signature.L'heure et la date de chaque signature sont enregistrées dans le journal d'audit numérique d'Acrobat Sign.Lorsque le processus de signature est terminé, le notaire doit dater l'acte dans la plateforme Acrobat Sign avec la date à laquelle il prend effet.La date de l'acte constituera la remise du document en tant qu'acte par les parties.

Trois considérations importantes s'imposent à un notaire contrôlant le processus de signature :

• Pour tirer parti des paramètres LDV, la version finale de l'acte et sa page d'exécution doivent être préparées sous forme de fichiers séparés et téléversées ensemble dans Acrobat Sign.Acrobat Sign combine automatiquement plusieurs fichiers en un seul document pendant le processus de signature.Les paramètres LDV permettent aux notaires de présenter différentes parties du document aux signataires et témoins pendant le processus de signature.
• L'article 2.2 du Guide de pratique 8 prescrit la forme des clauses d'exécution et d'attestation pour l'exécution manuelle des actes par les personnes physiques.Ces clauses doivent également être adoptées lorsque l'acte est exécuté électroniquement.Pour fournir l'assurance que le témoin était physiquement présent lorsque le signataire a signé, le notaire doit inclure directement sous les détails du témoin dans l'acte lui-même la déclaration suivante du témoin : « J'étais physiquement présent en tant que témoin lorsque le signataire a apposé sa signature sur cet acte ».
• L'article 13 du Guide de pratique 8 oblige également le notaire à certifier que les exigences HLMR ont été dûment respectées.Le certificat du notaire est déposé avec la demande à HMLR pour l'enregistrement de l'acte.À l'article 16 du Guide de pratique 8, HMLR a indiqué que le certificat suivant serait « approprié » :

Je certifie qu'à ma connaissance et en toute bonne foi, les exigences définies dans le Guide de pratique 8 pour l'exécution d'actes utilisant des signatures électroniques ont été satisfaites.

En suivant le processus de signature décrit ci-dessous - et en s'appuyant sur la piste d'audit numérique d'Acrobat Sign - un notaire peut se sentir confiant en fournissant son certificat à HMLR.

Orchestrer le processus de signature

La cérémonie de signature peut avoir lieu avec toutes les parties dans le même bureau, ou avec le signataire et le témoin à distance.La section ci-dessous sur le rapport d'audit détaille comment Acrobat Sign peut valider que le témoin était physiquement présent lorsque le signataire a signé l'acte.

Lorsque le signataire et le témoin se trouvent dans un lieu distant (c'est-à-direnon co-localisés avec le notaire), Acrobat Sign est configuré pour fournir au notaire les assurances nécessaires que le processus de signature respecte les exigences du Guide pratique 8.

Ouvrez l'e-mail
Le premier signataire reçoit un e-mail dans sa boîte de réception.

• Le signataire clique sur le bouton Réviser et signer

• Si le notaire a sélectionné l'authentification par téléphone pendant la phase de préparation de l'acte, cliquer sur le bouton Réviser et signer lance le processus d'authentification par code à usage unique
• Le signataire clique sur Envoyer le code

Acrobat Sign envoie un code à six chiffres au numéro de téléphone désigné par le notaire pendant le processus de préparation de l'acte.

• Le signataire saisit le code et clique sur OK

• Le signataire complète tous les champs assignés dans le document, puis appose sa signature électronique en utilisant l'une des options fournies par Acrobat Sign :
  
  • Saisir son nom
    
  • Dessiner sur l'écran tactile de l'appareil qu'il tient
  • Charger une image de signature
    
• Après avoir signé, ils cliquent sur le bouton Appliquer

• Si une politique de consentement explicite a été appliquée, le signataire est invité à accepter les conditions d'utilisation qui peuvent être personnalisées par le notaire.

• Le signataire est redirigé vers une nouvelle page web l'informant que sa signature a été appliquée et indiquant qui signera ensuite.

• Un signataire, qui désignera le témoin, reçoit alors un second e-mail l'invitant à déléguer un champ de signature au témoin
  
  • Il clique sur le bouton Réviser et déléguer pour signature pour commencer le processus de délégation

• Le signataire délégant fournit alors :
  • Un e-mail pour le témoin
    
  • Un numéro de téléphone pour le témoin
  • Un message facultatif pour le témoin
• Lorsque la délégation est configurée, cliquez sur Déléguer
  

• Le témoin reçoit un e-mail d'Acrobat Sign à l'adresse e-mail fournie par le signataire, qui l'invite à réviser et signer l'acte.

• Le témoin est invité à s'identifier en utilisant un code à usage unique à six chiffres envoyé au numéro saisi par le signataire

• L'acte s'ouvre directement à la page d'exécution, et le reste de l'acte n'est pas visible pour le témoin.

• Enfin, l'acte est ensuite acheminé vers le notaire qui ajoute la date dans le champ qui lui est alloué avec la date à laquelle il prend effet.
• Lorsque toutes les parties ont terminé le processus de signature, elles reçoivent un e-mail les invitant à télécharger une copie de l'acte final signé électroniquement et du journal d'audit numérique associé.
• En revanche, le témoin n'a le droit de télécharger que la page d'exécution et la piste d'audit associée à la page d'exécution.

Le Rapport d'audit est un enregistrement complet de chaque événement lié au processus de signature.Il contient des preuves importantes pour les notaires concernant, entre autres, l'identité des signataires et des témoins, l'heure d'exécution, les adresses e-mail et IP.

Il indique :

• À qui le document (acte) a été envoyé par e-mail, et à quel moment il a été envoyé.
• Qui a consulté le document et quand.
• Le fait que le mode « Visibilité restreinte » était activé.
• Le fait que le signataire (et tous témoins) a accédé au document suite à une authentification par téléphone mobile (Notez que le numéro de téléphone est partiellement masqué pour la conformité RGPD)
• Le fait que le signataire a consenti aux conditions d'utilisation.
• L'heure et l'adresse IP utilisées lors de la signature du document.
• L'adresse e-mail du témoin et l'utilisation de l'authentification par téléphone mobile.
• L'heure à laquelle le document final (acte) a été envoyé par courriel aux parties respectives.

Les notaires doivent garder à l'esprit qu'une adresse IP ne peut pas toujours être considérée comme une preuve concluante que les individus étaient co-localisés au moment de la signature si, par exemple, le signataire utilise une connexion mobile et le témoin utilise un réseau Wi-Fi.

Il peut donc être préférable d'orchestrer le processus de signature sur un seul appareil, ou d'exiger que tous les appareils soient connectés au même réseau Wi-Fi et qu'aucune fonctionnalité VPN ne soit utilisée.