Configuration du routage hybride des destinataires

Créez des flux de signature flexibles qui permettent aux accords complexes d’avancer sans forcer chaque destinataire à suivre le même modèle de routage.

Adobe Acrobat Sign permet aux administrateurs d’activer le routage hybride des destinataires afin que les expéditeurs puissent combiner la participation ordonnée et parallèle dans un même accord. Le routage hybride est utile lorsqu’une partie d’un processus doit se dérouler en séquence, mais que plusieurs destinataires ou groupes de destinataires doivent agir pendant la même étape avant que l’accord n’avance. L’activation de ce paramètre donne aux expéditeurs plus de flexibilité pour les flux de signature complexes sans nécessiter un workflow personnalisé pour chaque variation de routage.

Avant de commencer

• Vérifiez que les expéditeurs comprennent la différence entre le routage séquentiel, parallèle et hybride.
• Envisagez d’utiliser la configuration au niveau du groupe si seules des équipes spécifiques ont besoin de créer des workflows hybrides.
• Pour de meilleures performances et une meilleure gestion, planifiez les workflows hybrides avec moins de 50 participants au total.

Configuration

Disponibilité

• Acrobat Sign Solutions : pris en charge
• Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
• Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge

Portée de la configuration

Le routage hybride des destinataires peut être configuré au niveau des comptes et des groupes.

• Les paramètres au niveau du groupe remplacent les paramètres au niveau du compte.
• Valeur par défaut : désactivé

La modification de ce paramètre n’affecte pas les accords existants en cours de traitement.

Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis sélectionnez Paramètres d’envoi > Ordre de signature.

Contrôles

• Autoriser les expéditeurs à spécifier un ordre d’acheminement hybride — Permet aux expéditeurs de créer des flux de destinataires qui combinent la participation ordonnée et parallèle. Les workflows hybrides peuvent inclure des destinataires individuels et des groupes de destinataires dans la séquence de routage.

Fonctionnement du paramètre

Lorsque le routage hybride est activé, les expéditeurs peuvent créer des flux de destinataires qui combinent la participation ordonnée et parallèle. Un flux hybride commence par une structure de routage séquentiel, puis permet à une ou plusieurs étapes de routage d’inclure plusieurs destinataires ou groupes de destinataires qui agissent en parallèle.

Par exemple, un accord pourrait utiliser ce modèle de routage :

• Le destinataire 1 signe en premier.
• Le destinataire 2 signe en deuxième.
• Les destinataires 3, 4 et 5 reçoivent l’accord en même temps et doivent tous terminer leurs actions.
• Le destinataire 6 reçoit l’accord une fois l’étape parallèle terminée.

Toutes les étapes de destinataires dans une étape de routage parallèle doivent être terminées avant que l’accord ne passe à l’étape de routage suivante. Si une étape parallèle inclut un groupe de destinataires, le groupe se termine selon la configuration du groupe de destinataires.

Les workflows hybrides peuvent inclure des groupes de destinataires. Un groupe de destinataires définit qui peut intervenir dans une seule étape de destinataire, tandis que le routage hybride définit comment les étapes de destinataire évoluent dans la séquence de l’accord.

Lorsque ce paramètre est désactivé, les expéditeurs ne peuvent pas créer un routage hybride dans les expériences régies par ce paramètre. Ils peuvent toujours utiliser les options de routage autorisées par la configuration du compte ou du groupe.

Le routage hybride affecte la création des nouveaux contrats. La modification du paramètre ne modifie pas les accords déjà en cours.

Bonnes pratiques

• Activez le routage hybride uniquement pour les groupes qui ont besoin de flux de destinataires séquentiels et parallèles mixtes.
• Maintenez les processus hybrides en dessous de 50 participants au total pour de meilleures performances et un dépannage plus facile.
• Utilisez des workflows d’envoi personnalisés pour les processus d’entreprise répétables qui nécessitent un routage, des approbations ou des rôles de destinataires cohérents.
• Évitez de compter sur les expéditeurs pour reconstruire manuellement un routage hybride complexe pour les processus à haute valeur ou réglementés.
• Testez le routage complexe avec un petit groupe interne avant de rendre la configuration largement disponible.
• Documentez dans quels cas les expéditeurs doivent utiliser le routage hybride au lieu du routage séquentiel, du routage parallèle, des groupes de destinataires ou des workflows d’envoi personnalisés.

Paramètres associés

• Les destinataires signent dans l’ordre de leur saisie — Définit le workflow par défaut sur le routage séquentiel. Le routage hybride s’appuie sur le routage de destinataires ordonnés en permettant à une ou plusieurs étapes de routage d’inclure une participation parallèle.
• Autoriser les expéditeurs à sélectionner l’ordre de signature — Permet aux expéditeurs de basculer un contrat entre le routage séquentiel ou parallèle lors de la composition du contrat. Ce paramètre offre une flexibilité de routage mais ne remplace pas le contrôle de routage hybride.
• Groupes de destinataires — Permet à plusieurs personnes de participer à une seule étape de destinataire. Les groupes de destinataires peuvent être utilisés dans les processus hybrides lorsque plusieurs personnes doivent agir au cours de la même étape.
• Workflows d’envoi personnalisés — Permet aux administrateurs de définir des workflows de contrat répétables avec un routage, des destinataires, des documents et des options d’expéditeur prédéfinis.

Ce qu’il faut savoir/Questions fréquentes

• La recommandation de 50 participants est-elle une limite système stricte ?
  Non. Cette recommandation constitue une bonne pratique pour les performances et la facilité de gestion. Maintenez les processus hybrides en dessous de 50 participants au total dans la mesure du possible.
• Comment faut-il compter les participants ?
  Comptez chaque destinataire individuel et chaque membre d’un groupe de destinataires. Par exemple, un contrat avec 10 destinataires individuels et un groupe de destinataires avec 15 membres compte 25 participants au total.
• Pourquoi faut-il éviter les processus hybrides plus importants ?
  Les workflows plus importants sont plus difficiles à réviser, modifier et dépanner. Ils peuvent également prendre plus de temps à traiter, en particulier si le contrat est modifié après son envoi.
• Ce paramètre affecte-t-il les accords déjà envoyés ?
  Non. La modification du paramètre détermine si les expéditeurs peuvent créer un routage hybride pour les nouveaux accords. Cela ne modifie pas les accords déjà en cours.
• Tous les participants d’une étape parallèle doivent-ils terminer leur action ?
  Toutes les étapes de destinataires dans une étape de routage parallèle doivent être terminées avant que l’accord ne passe à l’étape suivante. Si l’étape contient un groupe de destinataires, la finalisation dépend de la configuration du groupe de destinataires.
• Les processus hybrides peuvent-ils inclure des groupes de destinataires ?
  Oui. Les processus hybrides peuvent inclure des groupes de destinataires. Les groupes de destinataires définissent qui peut agir dans une étape de destinataire unique, tandis que le routage hybride contrôle la façon dont cette étape est ordonnée avec le reste du contrat.
• Les cachets électroniques sont-ils pris en charge dans le routage hybride ?
  Non. Les cachets électroniques ne sont pas pris en charge dans un workflow de signature hybride.
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  Dans quels cas les administrateurs doivent-ils plutôt utiliser les workflows d’envoi personnalisés ? Utilisez les workflows d’envoi personnalisés lorsque le schéma de routage est récurrent, essentiel à l’activité ou doit être contrôlé par les administrateurs plutôt que configuré manuellement par les expéditeurs.