Autorisez les utilisateurs à signer leurs propres documents avec des workflows de signature automatique flexibles.
Vous pouvez activer l’expérience de signature automatique au niveau du compte et au niveau du groupe.
L’option permettant d’activer l’expérience est disponible en accédant à Paramètres généraux > Workflows de signature Automatique.
L’activation de l’option Activer les workflows de signature Automatique permet d’accéder aux environnements de signature automatique.
Deux environnements de signature automatique sont disponibles :
- La fonction Remplir et signer fournit un environnement sans champ dans lequel les utilisateurs cliquent directement sur le formulaire et saisissent leur contenu. Les signatures sont appliquées depuis un menu déroulant.
- L’expérience Signature automatique structurée offre un environnement dans lequel les utilisateurs peuvent créer des champs sur la page et inclure l’authentification du signataire.
Il existe deux autres commandes intégrées pour étendre ou limiter davantage l’expérience utilisateur :
- Expérience Remplir et signer définie par défaut : si cette option est activée, l’expérience Remplir et signer se charge en tant qu’interface par défaut lorsqu’un utilisateur ouvre un processus de signature automatique.
- Si cette option est désactivée, l’expérience Signature automatique structurée se charge comme environnement par défaut.
- Si cette option est désactivée, l’expérience Signature automatique structurée se charge comme environnement par défaut.
- Permettre aux utilisateurs de basculer entre l’expérience Remplir et signer et l’expérience Signature automatique structurée : si cette option est activée, l’utilisateur voit un lien pour basculer entre les deux expériences.
- Si cette option est désactivée, l’utilisateur ne peut pas changer d’environnement.
L’administrateur peut configurer le compte/groupe de manière à fournir l’accès à un seul environnement ou aux deux.
Configuration
Disponibilité :
- Acrobat Standard et Acrobat Pro : non pris en charge
- Bien que les comptes Acrobat ne disposent pas d’accès pour configurer les workflows de signature automatique, ils disposent toujours d’un accès à la fonctionnalité Remplir et signer et à la possibilité d’envoyer un accord à eux-mêmes.
- Acrobat Sign Solutions : pris en charge
- Acrobat Sign pour l’administration : pris en charge
Portée de la configuration :
Les administrateurs peuvent activer cette fonctionnalité au niveau du compte et du groupe.
Pour utiliser cette fonctionnalité, accédez au menu de configuration de l’administrateur, puis choisissez Paramètres généraux > Workflows de signature Automatique.
Les options configurables sont les suivantes :
Les utilisateurs d’un groupe dont les workflows de signature automatique sont activés verront la vignette Remplir et signer un document dans l’onglet Accueil :
Si les workflows de signature automatique du groupe sont désactivés, les utilisateurs du groupe n’auront pas accès à la vignette Remplir et signer un document dans l’onglet Accueil :
Lorsque cette option est activée, le premier environnement à se charger après la sélection de la vignette Remplir et signer un document dans l’onglet Accueil est le workflow Remplir et signer.
Cela se voit car l’option d’envoi de l’accord en création n’est pas affichée avec le bouton Suivant.
Lorsque cette option est désactivée, le premier environnement à se charger après la sélection de la vignette Remplir et signer un document dans l’onglet Accueil est le workflow de signature automatique structurée.
Ceci est évident, car l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature est disponible avec le bouton Signer.
Lorsque cette option est activée, les utilisateurs ont accès à un lien qui leur permet de basculer entre les environnements.
Lorsque cette option est désactivée, les utilisateurs sont bloqués dans l’environnement que l’administrateur a configuré comme environnement par défaut. Aucun lien permettant de basculer entre les environnements n’est disponible. e
Fonctionnalités connexes à prendre en compte
Il est possible d’ajouter les signatures numériques en tant qu’option de signature en activant Signatures numériques sur le compte :
- Accédez à Compte > Signatures numériques.
- Activez au moins l’une des méthodes de signature numérique : mode cloud ou téléchargement.
- Enregistrez la configuration.
Si l’authentification du signataire est requise, les administrateurs doivent configurer le compte/groupe pour :
- Activer les workflows de signature automatique.
- Désactiver l’option Expérience Remplir et signer définie par défaut.
- Désactiver l’option permettant à l’utilisateur de basculer entre Remplir et signer et Signature automatique structurée.
- Activez l’Authentification d’identité imposée pour demander à l’utilisateur de s’authentifier à l’ouverture de l’accord.
- Désactivez Ne pas demander au signataire de s’authentifier à nouveau s’il est déjà connecté à Acrobat Sign.
- Autorisez l’authentification Acrobat Sign pour les signataires internes.
- L’authentification Acrobat Sign doit être une méthode d’authentification possible.
- Il est généralement recommandé d’autoriser différentes méthodes d’authentification d’identité pour les destinataires internes et de définir l’authentification Acrobat Sign comme méthode d’authentification par défaut.
- Si l’authentification Acrobat Sign n’est pas la méthode d’authentification par défaut, l’option Autoriser les expéditeurs à modifier la méthode d’authentification par défaut doit être activée.
- L’authentification Acrobat Sign doit être une méthode d’authentification possible.
Pour configurer vos méthodes d’authentification, accédez à Paramètres de compte > Paramètres d’envoi > Méthodes d’authentification d’identité.
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