Création de formulaire web

Sur la page Accueil, cliquez sur Publier un formulaire web.

Saisissez le nom du formulaire web.

• Si vous ajoutez un fichier sans avoir défini au préalable le nom du formulaire web, le formulaire web adopte le nom de ce fichier.
• Vous ne pouvez modifier le nom du formulaire web que s’il se trouve au statut de Brouillon. Une fois le formulaire web créé, la valeur du nom est verrouillée.
  

Configurez l’expérience du premier participant.

(Le premier participant est la personne qui interagit initialement avec le formulaire web. Dans le cas où plusieurs participants sont autorisés, le premier participant fournit les adresses électroniques de tous les participants suivants.)

• Rôle de participant :
  • Signataire : les signataires doivent apposer leur signature, en plus de renseigner les autres champs requis.
  • Approbateur : les approbateurs peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
  • Accepteur : comme les approbateurs, les accepteurs peuvent renseigner les champs, mais ne sont pas tenus d’apposer leur signature.
  • Chargé de remplissage des formulaires : les chargés de remplissage des formulaires peuvent uniquement renseigner les champs ; aucun champ de signature ne peut leur être appliqué.
• Authentification :
  • Sans : cette option utilise uniquement la vérification par e-mail une fois le formulaire web envoyé (si configuré).
    
  • Mot de passe : cette option exige que le destinataire entre un mot de passe pour pouvoir consulter le document.
    
  • Acrobat Sign : l’utilisation de la méthode d’authentification Acrobat Sign exige que le signataire s’authentifie auprès d’Adobe à l’aide d’un Adobe ID. Il s’agit d’une authentification facile si vous savez que le signataire a un Adobe ID.
  • KBA (authentification fondée sur les connaissances) : il est possible de définir cette méthode comme méthode d’authentification si la configuration de votre compte autorise les transactions KBA illimitées. Cette méthode est valide seulement aux États-Unis.
  • Téléphone : l’authentification par téléphone exige que le premier signataire indique son numéro de téléphone et le vérifie par SMS ou vocalement avant de pouvoir accéder à l’accord.
  • Passerelle d’identités numériques : les identités numériques sont des vérifications très strictes de l’identité d’un utilisateur, mais elles ne sont pas aussi courantes que les autres méthodes. Au moins un fournisseur d’identité doit être configuré pour que l’option soit affichée dans la liste déroulante du formulaire web.

(Facultatif si activé) Ajoutez un participant.

Cliquez sur le lien Ajouter un participant pour ajouter un participant supplémentaire au formulaire web.

• Les participants supplémentaires sont définis par le premier participant qui doit fournir toutes les adresses e-mail des participants suivants.
  • Des instructions peuvent être fournies pour guider le premier participant quant à la manière et au moment d’ajouter les participants supplémentaires.
    
• La configuration des participants supplémentaires par le premier destinataire peut être facultative ou obligatoire.

• Ajouter un participant : le lien Ajouter un participant permet d’ajouter un ou plusieurs participants (participant 2, participant 3, etc.) définis par le premier participant.
  • Cliquez sur le lien pour ajouter une ligne de participant à la page (jusqu’à 25).
    
  • Les participants supplémentaires sont facultatifs ou obligatoires :
    • S’il est facultatif, le participant 1 est invité à affecter le participant suivant. Si aucun nouveau participant n’est identifié, le flux de signature passe aux contre-signataires (le cas échéant).
    • Si nécessaire, le participant 1 doit fournir un nom et une adresse e-mail pour que le participant 2 puisse faire progresser l’accord. Dans le cas contraire, l’accord se bloque à ce stade.
  • Les participants supplémentaires sont configurés de la même manière que le participant 1, avec quelques modifications des options :
    • Les participants supplémentaires ont deux rôles supplémentaires qui peuvent leur être attribués : Destinataire certifié et Délégant.
      
    • La méthode d’authentification par mot de passe ne peut pas être affectée aux participants supplémentaires, mais la méthode mot de passe à usage unique par e-mail le peut.
    • Une authentification d’Identité numérique peut être affectée aux participants supplémentaires si au moins l’une d’elles est configurée pour le groupe.

Lorsque le participant 1 a terminé ses actions requises et clique sur Envoyer, il est invité à attribuer le participant suivant :

• Le participant 1 est invité à fournir le nom et l’adresse électronique du participant 2.
  • L’ajout du participant 2 permet ensuite d’ajouter un participant 3, etc.
    
• Si un participant 2 est inclus, le participant 1 doit d’abord vérifier son adresse électronique avant que le système n’informe le participant 2.
  • La désactivation de l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse e-mail ne permet pas de contourner cette vérification.

Ajoutez des contre-signataires et des parties en copie.

Si vous souhaitez que votre formulaire web soit contre-signé :

• Saisissez l’adresse électronique des parties qui doivent contre-signer ou approuver l’accord sous la section Contre-signataires :
  • Vous pouvez vous inclure (le créateur du formulaire web) en cliquant sur le lien M’ajouter situé au-dessus de l’enregistrement du contre-signataire.
  • Vous pouvez ajouter un groupe de destinataires en sélectionnant le lien situé au-dessus de l’enregistrement du contre-signataire. Les formulaires web prennent en charge les groupes de destinataires ad hoc et les groupes de destinataires réutilisables.
  • Vous pouvez ajouter un cachet électronique en sélectionnant le lien situé au-dessus de l’enregistrement du contre-signataire. Pour que cette option soit visible, un cachet électronique doit être configuré dans le groupe dans lequel le formulaire web est créé.
    
  • Configurez le rôle approprié pour chaque destinataire. Tous les rôles activés par l’administrateur seront disponibles, sauf pour les cachets électroniques, qui correspondent toujours à un seul signataire.
  • Définissez la méthode d’authentification correcte pour chaque contre-signataire. N’importe quelle des méthodes d’authentification peut être affectée aux contre-signataires, y compris la vérification d’identité numérique (à condition qu’au moins l’une d’elle soit configurée pour le groupe).
  • Tous les contre-signataires définis doivent signer/approuver l’accord dans l’ordre que vous indiquez afin que celui-ci soit finalisé.
  • Les adresses e-mail des contre-signataires peuvent être modifiées une fois l’accord envoyé sur la page Gérer (service de niveau Grands comptes uniquement).
    
    • Vous ne pouvez modifier que l’adresse e-mail du contre-signataire. Vous ne pouvez pas augmenter ou réduire le nombre de contre-signataires.
      

Ajoutez des parties en copie en cliquant sur le lien Afficher champ Cc.

• Saisissez la ou les adresses e-mail que vous souhaitez inclure automatiquement dans les e-mails de fin d’accord.
  • Les adresses e-mail en copie peuvent être modifiées une fois l’accord envoyé sur la page Gérer (service de niveau Grands comptes uniquement).
    • Vous pouvez uniquement modifier les adresses e-mail des parties en copie. Vous ne pouvez pas en ajouter ou en supprimer.

Un message privé peut être configuré pour les contre-signataires et les parties en copie. Le message privé est inclus dans le corps de la notification par e-mail et éventuellement disponible sur la page de signature électronique (selon la configuration du groupe expéditeur).

Sélectionnez l’icône Ajouter un message privé pour déclencher l’incrustation de message privé. Saisissez votre message et sélectionnez Enregistrer.

• Les contre-signataires ont des messages privés uniques configurés par destinataire. 
• Les parties en copie reçoivent toutes le même message privé.

Faites glisser les fichiers que vous souhaitez utiliser comme base pour votre formulaire web dans la section Fichiers, ou cliquez sur Ajouter des fichiers et accédez au document sur un lecteur réseau ou un système de stockage de fichiers intégré.

Configurez les options.

• Protection par mot de passe : cochez cette case si vous souhaitez appliquer un mot de passe pour ouvrir le fichier PDF final généré par la signature du formulaire web.  Vous serez invité à saisir votre mot de passe.
• Langue du destinataire (niveaux de service Entreprises et Grands comptes uniquement) : ce paramètre dicte la langue utilisée pour les instructions à l’écran, ainsi que pour les notifications électroniques associées au formulaire web.

Sélectionnez l’option Prévisualiser et ajouter des champs de signature, puis cliquez sur Suivant.

La page s’actualisera et affichera les fichiers chargés dans l’environnement de création.

Faites glisser les champs nécessaires depuis le côté droit de la page sur le document.

Veillez à placer au moins une signature pour chaque signataire, y compris les participants initiaux et tous les contresignataires.

Le champ E-mail est facultatif, mais s’il n’y en a pas sur le formulaire, Adobe Acrobat Sign invite le participant à indiquer une adresse e-mail.  Dans tous les cas, une adresse e-mail doit être fournie pour chaque participant.

Une fois tous les champs placés, sélectionnez le bouton Enregistrer en bas à droite de l’écran. L’enregistrement du document à ce stade lance le formulaire web en tant qu’URL publique active.

Vous accédez alors à la page qui suit la création du formulaire web. Vous pouvez y copier l’URL du formulaire web, ainsi que l’iframe/le code JavaScript à utiliser pour l’incorporer.

Vous pouvez également tester votre formulaire web en tant que signataire du destinataire.