Présentation
Vous pouvez créer un formulaire web à signer pour l’intégrer à votre site web (ou l’envoyer sous forme de lien web) afin que plusieurs personnes puissent facilement accéder à votre formulaire ou document et créer un accord.
Un formulaire web peut être configuré pour avoir un ou plusieurs participants, plusieurs contresignataires et plusieurs parties en copie. Le flux de signature d’un formulaire web est le suivant :
- Une fois que le premier participant a terminé et vérifié sa signature/son action, un accord est créé.
- Si le formulaire web permet plusieurs participants, tous les participants effectuent leurs actions dans l’ordre séquentiel dans lequel ils sont répertoriés.
- Une fois que les participants ont terminé leurs actions, les contre-signataires sont informés dans l’ordre dans lequel ils sont répertoriés.
- Une fois l’accord finalisé, toutes les parties (y compris en Cc) en sont informées.
Les formulaires web sont disponibles pour les formules de licences Équipe et Grands comptes.
Portée de la configuration :
Les comptes Grands comptes peuvent activer l’accès aux formulaires web et les options associées aux niveaux du compte et du groupe.
Les comptes Équipe peuvent créer des formulaires web activés par défaut, mais ne peuvent pas configurer les options individuelles. Les options sont configurées comme suit :
- Autoriser les Cc : activée
- Autoriser l’aperçu PDF : désactivée
- Exiger une adresse e-mail : activée
- Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse e-mail : activée
- Autoriser d’autres participants :
- Activé pour les comptes VIP, VIPMP et ETLA inférieurs à 100 000 $
- Désactivé pour tous les autres comptes ETLA
- Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression : désactivée
Configuration
Les formulaires web sont soumis à plusieurs paramètres généraux qui couvrent tous les accords d’un groupe spécifique. Toutefois, l’utilisation pratique d’un formulaire web est souvent différente d’un accord envoyé directement à un destinataire connu. De plus, les paramètres associés concernant les options d’authentification et de messagerie peuvent entrer en conflit.
Les clients qui ont activé l’option Utilisateurs dans plusieurs groupes peuvent trouver utile de créer un groupe avec des paramètres personnalisés pour l’expérience de formulaire web (par exemple, les formulaires web internes qui nécessitent une authentification moins stricte).
Pour accéder aux contrôles de cette fonctionnalité, sélectionnez Paramètres généraux > Formulaires web.
En ce qui concerne les commandes qui influent directement sur les formulaires web, il existe plusieurs options de configuration :
Si vous cochez cette option, l’option Publier un formulaire web s’affiche sur la page d’accueil, permettant ainsi aux utilisateurs de créer des formulaires selon leurs besoins.
Les parties en copie peuvent être ajoutées au formulaire web lorsque cette option est activée. Sinon, l’option permettant d’ajouter des parties en Cc est supprimée du processus de création.
Lorsque cette option est activée, un lien Télécharger le PDF est présenté dans les Options du formulaire web, ce qui permet au destinataire de télécharger le formulaire web vide au format PDF.
Les formulaires web exigent que chaque participant fournisse son e-mail afin que l’action de signature puisse être explicitement attribuée et validée.
Le paramètre Exiger une adresse électronique dans le bloc de signature des formulaires web détermine le moment où l’e-mail est collecté, dans les champs du formulaire web lui-même ou dans une interface de chevauchement après le processus de signature.
Lorsqu’il est activé, un champ Adresse e-mail est obligatoire pour chaque signataire. Ce champ peut être un champ E-mail placé individuellement ou le champ d’e-mail intégré inclus à un Bloc de signature.
Le système place automatiquement un Bloc de signature au bas de la dernière page pour chaque destinataire qui ne possède pas de champ E-mail dans le document.
Lorsque le paramètre est désactivé, le formulaire web ne nécessite pas la présence d’un champ d’e-mail dans les limites du formulaire. Après avoir validé sa signature, le destinataire est invité à fournir un e-mail via une interface de recouvrement.
dans tous les cas, une adresse e-mail doit être collectée pour chaque participant.
Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que la signature du participant soit considérée comme terminée.
Le participant est informé de l’obligation de vérifier sa signature via le lien envoyé par e-mail :
Le rapport d’audit indique clairement que l’e-mail a été vérifié :
Lorsque l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est désactivée, le participant n’a pas besoin de vérifier son adresse e-mail pour terminer son processus de signature. L’accord prend un statut terminé ou passe au participant suivant.
Le rapport d’audit pour les adresses e-mail non vérifiées indique que la vérification a été abandonnée :
les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.
Si vous désactivez la vérification par e-mail du participant et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante : assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA).
si le premier signataire inclut d’autres participants, la vérification par e-mail doit être effectuée avant que le deuxième participant ne soit informé (quel que soit ce paramètre).
Lorsque la fonction Autoriser d’autres participants est activée, l’interface de formulaire web affiche un lien Ajouter un participant qui insère un enregistrement de participant supplémentaire par clic (jusqu’à un maximum de 25 participants supplémentaires).
Lorsque l’option Autoriser d’autres participants est désactivée, l’interface ne permet pas d’ajouter des participants supplémentaires, et les formulaires web n’autorisent qu’un seul signataire externe.
Lorsque cette option est activée, le destinataire est invité à valider son adresse e-mail à l’ouverture du formulaire.
Le signataire doit fournir son adresse e-mail, ce qui crée une instance du formulaire web personnalisée pour lui. En temps réel, un e-mail contenant un lien vers la copie personnalisée est envoyé au signataire.
Une fois le lien utilisé, l’adresse e-mail est validée et le formulaire web est converti en accord, lequel est ouvert pour que le signataire puisse le réviser et le signer.
L’activation de cette option présente plusieurs avantages :
- Le fait de demander la validation de l’adresse e-mail avant la création de l’accord filtre les spambots ou les parties malveillantes susceptibles de générer du volume anonymement sur le formulaire web.
- Si vos formulaires web sont longs ou complexes, la progression du signataire est automatiquement enregistrée dans sa version de l’accord au fur et à mesure qu’il saisit du contenu.
- Permet de configurer des rappels après la vérification de l’adresse e-mail afin de relancer les signataires qui se sont laissé distraire.
Si vous activez l’option Autoriser les destinataires à enregistrer leur progression et à continuer plus tard, une option permettant aux destinataires d’enregistrer le formulaire web avec tous les champs de saisie comme s’il s’agissait d’un accord envoyé par le créateur du formulaire web s’affiche. Le destinataire peut enregistrer explicitement sa progression à l’aide du menu Options. En outre, le formulaire web invite automatiquement l’utilisateur à enregistrer sa progression s’il tente de quitter le formulaire.
Une fois l’accord enregistré, un e-mail est envoyé au destinataire. Des instructions s’affichent pour que le signataire reprenne le remplissage du formulaire via le lien envoyé par e-mail :
Les contrôles secondaires permettent d’ajuster l’expérience du destinataire si le cas d’utilisation le permet :
- Désactiver la nouvelle authentification du signataire lors de l’accès au formulaire web à partir du lien envoyé par e-mail - Lorsque cette option est activée, le destinataire n’est pas tenu de s’authentifier lorsqu’il accède à l’accord enregistré via le lien envoyé par e-mail. Pensez à activer cette option si votre processus ne nécessite pas l’authentification de tous les accès au formulaire.
- Autoriser la modification du nom de l’accord - Lorsque cette option est activée, le destinataire peut modifier le nom de l’accord (tel qu’il apparaît sur la page Gérer) et les références subséquentes (rapports, rapports d’audit, etc.). Il est généralement recommandé de ne pas autoriser le destinataire à modifier librement le nom de l’accord, sauf en cas de besoin impérieux.
Pour plus d’informations sur l’option d’enregistrement de formulaires web, cliquez ici >
Paramètres associés
Quand l’option Vérification de l’identité des signataires est activée pour les formulaires web, tout signataire interne (défini par son adresse e-mail) de votre compte Adobe Acrobat Sign doit s’authentifier auprès d’Acrobat Sign avant d’appliquer sa signature à un formulaire web créé dans le même compte Acrobat Sign que celui de l’utilisateur. L’utilisateur est invité à confirmer son adresse e-mail ou à accéder au document après son enregistrement.
Le processus de vérification de l’identité des signataires est appliqué en plus de toute méthode d’authentification configurée dans le formulaire web.
La fonctionnalité Appliquer l’authentification de l’identité définit les événements de déclenchement qui invitent un destinataire à s’authentifier de nouveau lors de l’interaction avec un accord, généralement pour des raisons de conformité, et à consigner chaque réauthentification dans le rapport d’audit.
Lorsque les règles Appliquer l’authentification de l’identité sont activées, elles sont appliquées aux formulaires web créés dans le même groupe, ce qui permet aux formulaires web de s’aligner sur la conformité de la signature, comme prévu pour les accords du groupe.
Si ce niveau de consignation des rapports d’audit n’est pas souhaitable, un nouveau groupe peut être nécessaire pour héberger les formulaires web.
Ce paramètre est identique au paramètre ci-dessus (Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique), mais est placé sur la page Préférences de signature pour les types de comptes qui n’ont pas accès à l’onglet Paramètres généraux dans leur menu d’administration.
Pour activer ce paramètre :
- Accéder à Paramètres de compte > Préférences de signature > Vérification par e-mail des formulaires web.
- Cochez la case Vérifier l’adresse e-mail du signataire.
- Enregistrez la configuration de la page.
Lorsque l’option Vérifier l’adresse e-mail du signataire est activée, le destinataire doit vérifier sa signature avant que la signature du participant soit considérée comme terminée.
Le participant est informé de l’obligation de vérifier sa signature via le lien envoyé par e-mail :
Le rapport d’audit indique clairement que l’e-mail a été vérifié :
Lorsque l’option Vérifier l’adresse e-mail du signataire est désactivée, le participant n’a pas besoin de vérifier son adresse e-mail pour terminer son processus de signature. L’accord prend un statut terminé ou passe au participant suivant.
Le rapport d’audit pour les adresses e-mail non vérifiées indique que la vérification a été abandonnée :
les signatures non vérifiées peuvent faire l’objet d’un rejet.
Si vous désactivez la vérification par e-mail du participant et que vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante : assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA).
Questions fréquentes et problèmes connus
Uniquement lorsque le formulaire web se trouve au statut de Brouillon.
Une fois un formulaire web créé, son nom ne peut pas être mis à jour.
Le créateur du formulaire web reçoit toujours l’accord terminé (à moins que des paramètres ne soient en place pour supprimer la notification).
Si une autre partie doit être avertie lorsque l’accord de formulaire web est signé, le champ CC peut être utilisé pour s’assurer que cette partie est automatiquement incluse.
Une fois le formulaire web publié, les contresignataires ne peuvent être modifiés que sur la page Gérer.
Seules les adresses e-mail peuvent être modifiées. Le nombre de contre-signataires ne peut pas être modifié.
si le créateur du formulaire web a été ajouté aux contresignataires du formulaire web, ce participant ne peut pas être modifié.
Oui.
Une fois un formulaire web créé, vous pouvez modifier les parties en copie sur la page Gérer.
Oui.
Les modèles de la bibliothèque Acrobat Sign peuvent être utilisés comme base pour un formulaire web en les joignant via le lien Ajouter des fichiers.
Les champs de signature numérique ne sont pas pris en charge dans les formulaires web.
Si vous tentez d’enregistrer un formulaire web avec une signature numérique, un message d’erreur indiquant les types de champs non pris en charge s’affiche.
Oui.
Vous trouverez des instructions pour désactiver le processus de vérification par e-mail dans la section Configuration.
La désactivation de la vérification de l’adresse e-mail ne supprime pas l’obligation pour le signataire d’indiquer une adresse e-mail.
si vous désactivez l’authentification par e-mail de la signature et si vous avez besoin d’une signature juridiquement contraignante, assurez-vous d’utiliser une forme d’authentification qui identifie une personne unique (par exemple l’authentification fondée sur les connaissances ou KBA, mot de passe, téléphone).
Oui.
L’URL d’un formulaire web est une URL comme les autres.
L’ajout de l’URL d’un formulaire web sous forme de lien hypertexte ne lie logiquement aucun accord généré par le formulaire web à l’accord source.
Les données collectées sur un formulaire web sont contenues dans l’ID de transaction de l’accord. Les données ne sont renseignées nulle part ailleurs dans le système Acrobat Sign. Si l’accord est complètement supprimé, les données le sont également.
Les rapports sur les formulaires web sont renseignés à l’aide du contenu extrait des accords, mais leurs données ne sont pas enregistrées à de nouveaux emplacements.
Les formulaires web en attente d’une vérification par e-mail (en cliquant sur le lien Confirmer mon adresse e-mail ou Réviser et signer) ne s’affichent pas sur la page Gérer. Cela correspond à la liste des accords En cours ainsi qu’au rapport récapitulatif déroulant :
Les formulaires web qui ont été enregistrés, mais dont le lien Réviser et signer n’a pas été consulté, peuvent être observés en exportant les données du formulaire pour le formulaire web.
si l’option Exiger du signataire qu’il vérifie son adresse électronique est désactivée, toute tentative de signature est acceptée et l’accord est affiché sur la page Gérer en conséquence.
La section Activité du modèle de formulaire web parent enregistre les événements majeurs tels que la création, l’activation/la désactivation et le remplacement des participants.
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