Saklama kuralları, yöneticilerin anlaşmaların ve ilişkili verilerin Adobe Acrobat Sign'da son duruma ulaştıktan sonra ne kadar süre saklanacağını kontrol etmesine olanak tanır. Bu, kuruluşların veri temizleme işlemlerini otomatikleştirmesine ve belge yaşam döngüsünü dahili uyumluluk politikalarıyla uyumlu hale getirmesine yardımcı olur.

Başlamadan önce

Saklama kurallarını yapılandırmak için hesap düzeyinde veya grup düzeyinde yönetici olmak gerekir.

Yapılandırma

Kullanılabilirlik

Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Desteklenmez.
Acrobat Sign Solutions: Desteklenir.
Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Desteklenir.

Yapılandırma kapsamı

Saklama kuralları hesap ve grup düzeyinde yapılandırılabilir.

Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları geçersiz kılar.

Varsayılan davranış: Herhangi bir saklama kuralı yapılandırılmamışsa, anlaşmalar manuel olarak silinene veya diğer süreçler aracılığıyla kaldırılana kadar saklanır.
Devam eden sözleşmelere etkisi: Saklama kuralları, bir anlaşma son durumda kaydedildiğinde uygulanır. Halihazırda devam eden sözleşmeler, terminal duruma ulaşana kadar etkilenmez.

Bu ayara erişmek için

Hesap düzeyi:

Hesap Ayarları > Veri Yönetimi bölümüne gidin.

Grup seviyesi:

Yönetici > Gruplar alanına gidin.
Bir grup seçin.
Grup Ayarları > Veri Yönetimi'ni seçin.

Veri Yönetimi sekmesini gösteren Yönetici menüsü

Saklama kuralı oluşturma

Yönetici menüsünde Veri Yönetimi'ne gidin.
Artı (+) simgesini seçin.
Anlaşmanın son duruma ulaştıktan sonra saklanacağı gün sayısını girin.
- Minimum: 1 gün.
- Maksimum: 5475 gün (15 yıl).
(İsteğe bağlı) Denetim raporları ve kişisel veriler için saklama süresini yapılandırın.
- Denetim ve kişisel veriler en az sözleşme süresi kadar saklanmalıdır.
Not:

Denetim veya kişisel veri saklama süresi yapılandırılmamışsa, bu veriler GDPR silme işlemi gibi diğer süreçlerle kaldırılana kadar saklanır.
Kaydet'i seçin.

Yeni bir kural oluşturulduğunda, bu kural etkin kural olur.Daha önce birincil olan kurallar listede bitiş tarihi ile kalır ve kendilerine zaten atanmış olan sözleşmeleri yönetmeye devam eder.

Uyarı:

Sözleşmeler, saklama süresi dolduğunda kalıcı olarak silinir ve kurtarılamaz.

Grup düzeyinde geçersiz kılmaları yapılandırma

Grup düzeyinde kurallar, gruptaki kullanıcılar için hesap düzeyindeki kuralları geçersiz kılar. Grup düzeyinde kural tanımlanmamışsa, hesap düzeyindeki kural uygulanır.

Hesap düzeyindeki yapılandırmayla aynı adımları kullanarak bir kural oluşturun.
(İsteğe bağlı) Bu grup için tüm anlaşmaları korumak üzere Bu grup için tüm anlaşmaları koru seçeneğini etkinleştirin.
- Grubun anlaşmalarının korunması gerektiğinde hesap düzeyindeki ayarı geçersiz kılmak için bu seçeneği kullanın.

Kullanıcı gruplar arasında geçiş yaparsa uygulanan saklama kuralı, sözleşme son durumda kaydedildiğinde kullanıcının ait olduğu gruba göre belirlenir.

Grup düzeyinde Veri Yönetişimi sekmesini gösteren Yönetici menüsü

Bu ayar nasıl çalışır

Sözleşme sonlandırma durumuna girdiğinde:

Etkin saklama kuralı uygulanır ve anlaşmayla ilişkilendirilir.
- Uygulanan saklama kuralı, silme işlemi sırasında doğru kuralın uygulanmasını sağlamak amacıyla sözleşmeyle ilişkilendirilmiştir.
Sistem, tanımlanan saklama süresine göre silme tarihini hesaplar.
Kural etkin kaldığı sürece, saklama süresi dolduğunda anlaşma silinir.

Yoğun zamanlarda terminal durumu işlemek 12 saate kadar gecikebilir ve bu da saklama süresinin başlangıcını geciktirebilir.

Zamanlamanın saklamayı nasıl etkilediğini anlamak için veri yönetişimi genel bakış sayfasına bakın.

En iyi uygulamalar

Tutarlı politika uygulaması sağlamak için anlaşmaları göndermeden önce saklama kurallarını tanımlayın.
Ekipler arasında farklı saklama gereksinimlerini desteklemek için grup düzeyindeki kuralları kullanın.
Mevcut uyumluluk gereksinimlerine uygun olduklarını doğrulamak için kuralları düzenli olarak gözden geçirin.

Bilinmesi gereken noktalar

Sözleşme "terminal duruma" ulaştığında saklama kuralları tetiklenir.
Yeni terminal anlaşmaları için aynı anda yalnızca bir saklama kuralı etkindir.Yeni bir kural oluşturulduğunda, bu kural aktif kural haline gelir ve bundan sonra terminal durumunda kaydedilen tüm sözleşmelere uygulanır. Önceden aktif olan kurallar, kendilerine zaten atanmış olan sözleşmelere uygulanmaya devam eder ve devre dışı bırakılmaları gerekmez.
Uygulanacak kural, sözleşmenin son haline ulaştığı anda gönderen kullanıcının ait olduğu gruba dayanmaktadır.
Terminal durum işlemi, yoğun zamanlarda 12 saate kadar gecikebilir ve saklama politikalarının başlangıcını geciktirebilir.
Hiçbir kural tanımlanmamışsa, anlaşmalar süresiz olarak saklanır.
Bir kuralı devre dışı bırakmak, o kuralı benimseyen ve henüz silinmemiş olan tüm anlaşmalar için silme işlemini engeller.

İlgili makaleler

Daha hızlı ve daha kolay yardım alın

Yeni kullanıcı mısınız?

Adobe Acrobat Sign'da saklama kurallarını yapılandırma

Anlaşmaların ve ilgili verilerin otomatik olarak silinmeden önce ne kadar süre saklanacağını tanımlayın.