Saklama kurallarının zaman içinde nasıl uygulandığını ve sürdürüldüğünü görüntüleyin, filtreleyin ve kontrol edin.
Saklama kuralları, anlaşmaların ve ilişkili verilerin ne zaman silineceğini tanımlar. Bu kuralları yönetmek, birincil politikaların doğru şekilde uygulanmasını ve daha önce uygulanan kuralların anlaşmaları beklendiği gibi yönetmeye devam etmesini sağlar.
Başlamadan önce
- Saklama kurallarını yönetmek için hesap düzeyinde veya grup düzeyinde yönetici olmak gerekir.
Yapılandırma
Kullanılabilirlik
- Acrobat Sign Solutions: Desteklenir.
- Resmi Kurumlar için Acrobat Sign: Desteklenir.
- Acrobat Standard ve Acrobat Pro: Desteklenmez.
Yapılandırma kapsamı
Saklama kuralları, hesap ve grup düzeylerinde yapılandırılabilir.
Grup düzeyindeki ayarlar, hesap düzeyindeki ayarları geçersiz kılar.
Bu ayara erişmek için
Hesap düzeyi:
- Hesap Ayarları > Veri Yönetimi bölümüne gidin.
Grup seviyesi:
- Yönetici > Gruplar alanına gidin.
- Bir grup seçin.
- Grup Ayarları > Veri Yönetimi seçeneğini belirleyin.
Saklama kuralları nasıl davranır
Saklama kuralları tanımlanmış bir yaşam döngüsü izler:
- Yeni terminal anlaşmaları için aynı anda yalnızca bir saklama kuralı aktiftir.Yeni bir kural oluşturulduğunda, bu kural aktif kural haline gelir ve bundan sonra terminal durumunda kaydedilen tüm sözleşmelere uygulanır. Önceden aktif olan kurallar, kendilerine zaten atanmış olan sözleşmelere uygulanmaya devam eder ve devre dışı bırakılmaları gerekmez.
- Her anlaşmaya terminal durumda kaydedildiğinde bir saklama kuralı atanır.
- Anlaşmalar, daha sonra yeni kurallar oluşturulsa bile atanmış kurallarını korur.
- Bir kuralı devre dışı bırakmak, o kural altında henüz silinmemiş olan tüm anlaşmalar için silme işlemini engeller.
Kural durumları
Saklama kuralları aşağıdaki durumlardan birine sahip olabilir:
- Etkin: Kural şu anda yeni terminal anlaşmalara uygulanıyor veya hâlâ silme için programlanmış anlaşmaları yönetiyor.
- Devre dışı: Kural artık uygulanmıyor. Kuralla ilişkili anlaşmalar silinmiyor.
- Süresi dolmuş: Daha önce kural tarafından yönetilen tüm anlaşmalar zaten silindi.
- Eski: Önceki sistem ayarları aracılığıyla yapılandırılmış saklama politikalarını temsil eder. Eski kurallara zaten atanmış anlaşmalar bu silme programlarına uymaya devam eder.
Saklama kurallarını filtrele
Kuralları duruma göre görüntülemek için filtre kontrolünü kullanın:
- Tüm kurallar (varsayılan).
- Etkin kurallar.
- Devre dışı kurallar.
- Süresi dolan kurallar.
Sayfa başına görüntülenen kayıt sayısını 15, 30 veya 50 kural gibi seçenekler dahil olmak üzere yapılandırabilirsiniz.
Saklama kuralını devre dışı bırakma
Bir kuralı devre dışı bırakmak, o kuralla ilişkili tüm anlaşmalar için silme işlemini durdurur.
- Devre dışı bırakmak istediğiniz kuralı seçin.
- Devre Dışı Bırak'ı seçin.
Bir kuralın devre dışı bırakılması işlemi geri alınamaz.
Devre dışı bırakılmış bir kuralla ilişkili sözleşmelere artık silme eylemi uygulanmaz ve GDPR araçları gibi diğer yöntemler kullanılarak kaldırılması gerekir.
Hesap düzeyinden grup düzeyi kurallarını görüntüleyin
Grup düzeyindeki saklama kurallarına hesap düzeyindeki arayüzden erişebilirsiniz:
- Hesap Ayarları > Veri Yönetimi bölümüne gidin.
- Saklama Kurallarına Sahip Gruplar sekmesini seçin.
- Bir grup seçin.
- Grup Saklama Kurallarını Görüntüle öğesini seçin.
Bilinmesi gereken noktalar
- Yeni sonlandırılan anlaşmalar için aynı anda yalnızca bir saklama kuralı aktif olur.
- Saklama kuralları oluşturulduktan sonra değiştirilemez.İleriye dönük saklama davranışını değiştirmek için yeni kurallar oluşturulmalıdır.
- Önceden uygulanan kurallar, kendilerine zaten atanmış olan anlaşmaları yönetmeye devam eder.
- Saklama kuralları bir anlaşmaya uygulandıktan sonra düzenlenemez.
- Yoğun dönemlerde terminal durum işlemesi 12 saate kadar gecikebilir ve bu da veri saklama işleminin başlamasını geciktirebilir.
- Devre dışı bırakılan kurallar yeniden etkinleştirilemez.
- Silinen gruplarla ilişkili saklama kuralları, denetim geçmişini korumak için erişilebilir durumda kalır.Grup ayarları hesap düzeyindeki arayüz üzerinden incelenebilir ve yönetilebilir.
