概覽

工作流程設計工具可以針對您的特定業務需求,量身製作簽署過程的工作流程。透過這個新工具,管理員可使用直覺式拖放編輯器,輕鬆設計及管理工作流程範本。此工具易於指定要在合約中包含的文件;參與者的特性 - 包含預先定義的名稱、職務與路由;傳送者預填的表單欄位;要傳送給參與者的電子郵件;合約過期或密碼選項等。

工作流程也能為您的使用者建立淺顯易懂的傳送體驗,讓他們每次都能一致地遵守流程步驟。工作流程範本會透過自訂的指示和欄位引導使用的傳送者進行傳送過程,讓傳送過程易於使用並降低出錯機率。

新功能...

推出 2018 年 6 月版後,已針對工作流程設計工具套用多項變更,使其更貼近「傳送」程序的功能。

各項新功能如下:

  • 針對您的一或多位簽署者使用數位簽名
  • 設定收件者以使用電話式 (SMS) 收件者認證
  • 在傳送程序期間設定收件者群組
  • 在傳送程序期間,附加來自所有已啟用來源的文件

 

當您選擇加入全新的自訂工作流程傳送程序,便會啟用所有上述功能。

這項新的傳送程序會顯示在可重排版面的新頁面,就像「傳送」頁面一樣,而且可透過導覽至以下位置加以啟用: 帳戶 > 帳戶設定 > 傳送設定 > 自訂工作流程傳送

navigate_to_customworkflowsend

 

收件者驗證

工作流程設計工具裡,所有啟用的驗證方式皆顯示於收件者物件中。

驗證方式已更新以顯示為核取方塊,讓工作流程設計可允許傳送者使用選項。 

若於設計工具中核取多個選項,傳送者將可於傳送程序期間使用這些相同的選項。

此版本亦新增電話 (SMS) 作為設計工具中的選項。

workflow_phone_authentication

 

收件者群組

設計工具中的收件者物件現在可標示為收件者群組。  這讓傳送者能夠設定允許簽署該步驟的一系列電子郵件地址簽名

舉例來說,如果您需要五位經理當中一位副署,您可以列出所有五個電子郵件,但只需其中一個套用簽名即可。

workflow_recipientgrouppair

註解:

工作流程設計工具可將收件者視為收件者群組,但無法在工作流程設計中加以設定。

唯有在傳送程序期間,才能設定收件者群組。

 

檔案附件

傳送程序期間,文件現在可從任何已啟用 Adobe Sign 來源附加。

workflow_librarypair

 

工作流程的使用者介面傳送體驗已更新為可重排版面的新穎設計,就像「傳送」頁面一樣。

先前位於收件者清單右方的指示已移至頁面最上方的可收合視窗中。

new_workflow_sendexperience

建立自訂工作流程

只有管理員才能建立工作流程。帳戶管理員可以為整個帳戶或帳戶內的特定群組建立工作流程。群組管理員可以查看所有工作流程,但是只能編輯其群組內的工作流程。

建立工作流程包括定義以下資訊:

  • 工作流程資訊—定義工作流程本身,包含命名、為使用的傳送者輸入自訂指示,以及授與使用此工作流程的權限。
  • 合約資訊—定義與自訂要顯示在「傳送」頁面上的合約資訊。
  • 收件者—依所需的簽署順序新增收件者 (簽署者和核准者),藉以建立路由路線。
  • 電子郵件– 指定在傳送過程的不同步驟傳送給不同參與者的電子郵件。
  • 文件—指定工作流程中應包含哪些文件
  • 傳送者輸入欄位—定義傳送者可用來在傳送合約時輸入資訊的欄位。傳送輸入欄位會先合併至合約中,然後再傳送給簽署者和核准者。

必要欄位會以紅色星號標示。有些欄位標籤可以編輯,並以
鉛筆圖示表示,例如合約名稱:

editable label

按一下鉛筆圖示即可輸入自訂標籤。當工作流程用來傳送文件時,此標籤就會顯示在「傳送」頁面上。若要還原為原始標籤,請按一下還原圖示。

工作流程資訊

1. 以帳戶管理員身分登入,並瀏覽至:「帳戶 > 工作流程

2. Nav to Workflow

2. 按一下「建立新的工作流程」按鈕,開啟工作流程設計工具。

Create New

工作流程設計工具隨即開啟,而「工作流程資訊」面板顯示如下:

workflow_-_workflowinfo

在「工作流程設計工具」橫幅中,會顯示工作流程的預設名稱 (例如「新工作流程」)。

工作流程名稱旁的點指出該工作流程是草稿/非作用中 (灰色點) 或作用中
(綠色點)。

右側具有下列控制項:

  • 關閉按一下可關閉工作流程
  • 儲存—按一下可儲存變更
  • 啟用/停用—按一下可啟用 (或停用) 選定群組的工作流程

 

1. 在「工作流程資訊」頁面中,輸入下列資訊:

  • 工作流程名稱—輸入工作流程的名稱。此名稱會顯示在工作流程設計工具橫幅中、顯示面板的「使用工作流程」下拉式清單中,以及當工作流程用來傳送合約時的「傳送」頁面頂端。
  • 給傳送者的指示—輸入使用工作流程的指示。當工作流程用來傳送合約時,這些指示就會顯示在「傳送」頁面的最上方。

註解:

可使用 HTML 標籤來新增指示。指示區段中可使用下列 html 標籤及其屬性: <p>、<br>、<b>、<i>、<u>、<ul>、<ol>、<li>、<img src=”fully qualified path”> 以及 <a href=”fully qualified path”>。

如果您想使用 src href 路徑,則需將這些路徑加入白名單。請將 URL 傳送給您的客戶成功經理

  • 啟用對象—指定誰能使用工作流程。選項有「所有群組」或帳戶內的群組。

 

以下是工作流程資訊的範例: 

Workflow Info

合約資訊

1. 按一下左側欄中的「合約資訊

workflow_-_agreementinfo

2. 在「合約資訊」區段中,定義應顯示在傳送者的「傳送」頁面上的合約資訊:

  • 合約名稱—輸入合約的名稱。當工作流程用來傳送合約時,此名稱會顯示在「傳送」頁面上,以及「請簽署/請核准」電子郵件標題中。這是必要欄位,且標籤可以進行編輯。
  • 訊息—輸入給收件者的訊息。當工作流程用來傳送合約時,此訊息會顯示在「傳送」頁面上。這是必要欄位,且標籤可以進行編輯。
  • 副本—如有需要,請輸入副本收件者的電子郵件地址。
    • 最少—指定副本可加入的電子郵件地址數下限。
    • 最多—指定副本可加入的電子郵件地址數上限。
    • 可編輯—啟用此選項以允許傳送者編輯「傳送」頁面上的工作流程副本地址。
  • 收件者的語言—傳送者可使用此選項來指定收件者的語言。  此設定定義是否在「傳送」頁面上顯示語言選取器,以及若顯示,則顯示哪種預設語言。
  • 傳送選項
    • 設定密碼以開啟下載的 PDF—啟用此選項以允許傳送者指定下載的 PDF 的密碼。
      • 設定此選項也會同時設定「簽署者密碼驗證」,並使用相同的密碼值。
      • 必要—啟用此選項將一律要求下載的 PDF 需要密碼。若設定此選項,傳送者無法在「傳送」頁面上將其停用,必須提供密碼。
    • 完成截止日期—啟用此選項以允許在「傳送」頁面上指定完成截止日期。
      • 完成合約的天數 – 選取收件者必須完成簽署程序的預設天數。指定的天數一律可在「傳送」頁面上進行編輯。
    • 允許在傳送前編寫文件—啟用此選項以允許傳送者使用「傳送」頁面的「預覽」選項,在編寫環境中修改文件表單欄位。
      • 預設啟用編寫—啟用此選項會在「傳送」頁面上自動啟用「預覽」選項。

 

以下是合約資訊的範例: 

Agreement Info

收件者

1. 按一下左側欄中的「收件者」,存取「收件者路由」區段

workflow_-_recipients

2. 在「收件者路由」區段中,您可以根據您的需求,指定收件者和路由順序。您可以使用序列、並行、混合或巢狀混合路由,建立非常複雜的工作流程。  下列指示強調「收件者路由」可用的功能。

  • 若要在現有收件者之前或之後新增其他收件者:
    • 按一下新增圖示
    • 選取您要插入的角色 (針對帳戶啟用的所有角色皆可使用)
recip1

 

  • 若要指定平行分支,請按一下收件者上方的新增圖示並選取「平行分支」。
Recip2

 

  • 若要刪除收件者,請將游標移到收件者泡泡上方,然後按一下刪除圖示
Recip4

 

  • 若要自訂收件者,請將游標移到泡泡上方,然後按一下編輯 圖示
recipient_properties

編輯收件者時,您可以設定下列項目:

  • 收件者標籤—自訂收件者的標籤。例如,可將預設收件者標籤變更為「買方」。
    • 收件者的標籤在工作流程中必須是唯一的
  • 電子郵件地址—輸入收件者的預設電子郵件地址
  • 此收件者是傳送者 – 若核取,傳送者將作為收件者插入
  • 標示為收件者群組 – 若核取,傳送程序期間,收件者將對傳送者顯示為空白的收件者群組。  傳送者必須針對收件者群組設定電子郵件地址
  • 角色—更新收件者的角色 (簽署者或核准者)
  • 必要—如果需要收件者的簽名,請啟用此選項
  • 可編輯—啟用此選項以允許傳送者在「傳送」頁面上更新此收件者的電子郵件地址
  • 身分驗證 – 選取簽署者需要提供哪一種身分驗證
    • 可能的選項包括「無」、「Adobe Sign」、「電話」、「KBA」、「密碼」與「網路識別」
    • 只會顯示針對 Adobe Sign 帳戶啟用的選項

註解:

啟用密碼做為身分驗證,會新增相同的密碼至「文件安全性」,必須輸入密碼才能檢視 PDF。

請務必按一下「儲存」,儲存所進行的收件者設定。

 

以下是收件者資訊與路由的範例,其中已自訂簽署者 (買方和銷售總監) 和核准者 (銷售副總裁) 的標籤。

Recip Example

電子郵件

1. 按一下左側欄中的「電子郵件」,移至「電子郵件」區段

在「電子郵件」區段,您可以根據不同的事件,控制在簽署和核准過程中要傳送給哪些電子郵件。

例如,您可以在合約取消時,指定將通知電子郵件傳送給收件人與副本收件人。 

2. 勾選您要觸發電子郵件通知之事件的方塊

workflows_-_emails

註解:

有些電子郵件事件無法進行編輯:

  • 「始終」表示一律會針對該事件和電子郵件收件者傳送電子郵件
  • 「-」表示該事件和電子郵件收件者組合無效,將不會傳送電子郵件

文件

1. 按一下左側欄中的「文件」,移至「文件」區段

workflows_-_documents

 

2. 在「文件」區段中,您可以設定下列項目:

  • 文件標題—輸入文件的標題。當您使用工作流程傳送文件時,此標題會顯示在「傳送」頁面的「文件」區域中
  • 檔案—按一下「新增檔案」圖示,從您的 Adobe Sign 文件庫附加文件。當您使用此工作流程進行傳送時,會自動附加此文件
    • 若未選取任何檔案,工作流程會允許傳送者在傳送合約時提供檔案
    • 刪除檔案—如果您附加了錯誤的檔案,則可按一下檔案名稱旁的刪除圖示 (X),將其移除
  • 文件名稱—輸入可讓傳送者辨識文件的有意義名稱。已上傳的資料庫文件名稱是預設的,但可以覆寫
  • 必要—指定文件是否為必要
  • 新增文件—按一下「新增文件」按鈕,新增一列給其他文件
  • 刪除列—按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

註解:

只有已上傳至 Adobe Sign 文件庫的檔案可以附加至設計中具中的工作流程。

傳送程序期間,傳送者可以附加 Adobe Sign 設定中啟用之任何來源的檔案。

 

以下是已設定文件區段的範例:

Document Info

傳送者輸入欄位

1. 按一下左側欄中的「傳送者輸入欄位」,存取「傳送者輸入欄位」區段。

這些輸入欄位會對應至已附加文件 (在工作流程設計過程中附加,或是由傳送者上傳的檔案) 中定義的表單欄位。

傳送者可使用這些欄位,在傳送合約給收件者前預先填入內容。

workflow_-_senderinputfield

2. 在「傳送者輸入欄位」面板中,按一下「新增欄位

input firld record

接著針對新增的每一列,您可以設定下列項目:

  • 欄位標題—輸入欄位的標題。此值會顯示在「傳送」頁面上供傳送者參考
  • 文件欄位名稱—針對已附加文件庫文件的欄位,輸入欄位名稱
    • 此處輸入的欄位名稱必須符合文件中的表單欄位名稱
  • 預設值—輸入預設值 (若有的話)。
  • 必要—如果在傳送合約前必須輸入此欄位的值,請啟用此選項
  • 可編輯—啟用此選項以允許合約的傳送者修改預設值
  • 按一下刪除列圖示 (X) 可刪除整個列

 

以下是傳送者輸入欄位的範例: 

Sendere Input fields

完全設定好工作流程後,按一下頁面頂端的「儲存」。

若要立即啟用工作流程,請按一下「啟用」。隨時都可以編輯工作流程。

使用自訂工作流程進行傳送

您可以使用工作流程傳送合約。當您選取工作流程時,「傳送」頁面會顯示已定義的自訂欄位,包括自訂指示、預設收件者等。

傳送過程

1. 在「顯示面板」中,從「使用工作流程」下拉式清單中選取工作流程,然後按一下「開始

workflow_menu_onthedashboardpage

 

隨即顯示「傳送」頁面:

whole_workflow_pagebysection

在上方顯示的「傳送」範例頁面中,顯示了下列自訂項目:

A. 在「工作流程資訊」區段中:

○ 頂端的工作流程名稱 (GlobalCorp 服務契約 <50K)

○ 傳送者的指示 (此工作流程適用於低於 50K 的契約...)

B. 在「合約資訊」區段中:

○ 自訂合約名稱 (2018 年的 GlobalCorp 服務契約)

○ 訊息 (請見隨附的服務契約...)

○ 密碼保護已簽署文件 (允許但未定義)

C. 在「收件者」區段中:

○ 適用於收件者 (簽署者副署者) 以及適用於認證收件者的自訂標籤 (法律團隊) 顯示

○ 電子郵件地址傳送者若為其中一位簽署者便會隱藏,改為列出「我自己」

○ 收件者群組的電子郵件地址 (法律團隊) 將由傳送者輸入

D. 在「文件」區段中:

○ 「文件」區域中顯示預先附加的契約 (服務契約) 名稱

○ 也會顯示傳送者必須上傳的引薦文件檔案名稱

E. 在「傳送者輸入欄位」區段中:

○ 定義的欄位顯示在「欄位」區域中

○ 已匯入預設值,但可加以編輯

 

2. 填寫工作流程要求必填的欄位。

在上述範例中,這些欄位為:

  • 法律團隊電子郵件地址
  • 任何副本電子郵件地址 (選擇性)
  • 上傳引薦文件檔案
  • 必要欄位資訊 (產品總成本)
  • 密碼保護已簽署文件」和「預覽、定位簽名或新增表單欄位」對於此工作流程都是選擇性欄位。

3. 按一下「傳送」。

4. 可以選擇在編寫環境中視需要修改欄位,然後按一下「傳送

簽署並核准工作流程合約

工作流程合約會依路由中指定的順序傳送出去。簽署者和核准者可以使用「請簽署/請核准」電子郵件中的連結進行簽署,而如果他們是 Adobe Sign 的註冊使用者,則也可以從其「管理」頁面中進行簽署。這與標準傳送過程的做法相同。

可從「管理」頁面存取工作流程合約的歷史記錄與稽核報告。當合約進行中時,您可以新增提醒並執行其他工作。

編輯自訂工作流程

如何更新現有的工作流程

1. 以帳戶管理員身分登入,並瀏覽至:「帳戶 > 工作流程

24. Nav to Workflow

2. 在「工作流程」清單中,按一下以選取工作流程

workflows

 

3. 在上下文功能表中,按一下「開啟」。隨即顯示工作流程設計工具

工作流程設計工具開啟後,可以完整編輯工作流程。您可視需要變更所有區段,而除非按一下「更新」按鈕,否則不會儲存任何變更。

 

在工作流程設計工具中,您可以進行下列變更:

workflow_header

 

A) 複製工作流程 - 選取此圖示,會提示您設定新的工作流程名稱,接著以這個新名稱儲存完全相同的副本

B) 刪除工作流程 - 此選項會詢問您是否確定要刪除工作流程,如果您同意這麼做,工作流程就會刪除且無法回復

C) 關閉 - 這會關閉工作流程設計工具,不儲存任何變更

D) 更新 - 如果您對工作流程進行了任何變更,按一下此按鈕可儲存變更

E) 停用 - 此按鈕會將工作流程的狀態從「作用中」變更為「草稿」。使用者無法使用草稿工作流程。

 

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