Adobe Sign 完整支援所有使用者的一般資料保護規範 (GDPR)。
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免責聲明: 此指南目的是作為指導方針,但不得作為法律建議。請徵詢您品牌法律顧問的建議,來滿足您營運區域的要求。

什麼是 GDPR?

一般資料保護規範 (GDPR) 是歐盟的新隱私權法律,可讓資料保護要求保持一致並符合現代的要求。儘管有許多全新和強化的要求,核心基礎原則仍維持不變。新規則具備廣泛的個人資料定義且涵蓋範圍寬廣,會對在歐盟收集個人資料的任何公司造成影響。部分規範要求個人有權了解收集的是哪些個人資料,並在適當時機,經要求將資料刪除。

為了說明本文的目的,使用者一詞指的是傳送供簽名合約的公司成員。 簽署者一詞指的是接收且簽署或拒絕合約的個人。隱私權管理員是具備特殊控制權的 Adobe Sign 帳戶管理員,可在傳送者或簽署者要求時移除服務中的個人資訊。

使用者唯一性是基於辨識個人所用的電子郵件地址。具有多個電子郵件地址的人員,在系統中可能會有多個獨立的使用者 ID。Adobe Sign 中的所有 GDPR 控制,都會使用電子郵件地址來尋找和管理個人資訊。 唯一電子郵件地址之間沒有關聯,管理員只會使用提供的電子郵件地址來尋找資料。


支援 GDPR 的功能

Adobe Sign 提供的功能可協助客戶遵循 GDPR。如需 Adobe 如何保護您隱私權的詳細資訊,請造訪 www.adobe.com/tw/privacy

根據 GDPR,個人的權限已強化,可要求存取、修正和刪除其個人資訊。

  • 存取– 使用者或簽署者可透過 Adobe Sign UI 直接存取其個人的多數個人資訊。 目前還無法直接取得少數的活動資訊。 個人帳戶持有人需要在 Adobe.com/privacy 聯絡 Adobe Privacy 辨公室來要求存取這類資訊。 本文稍後會包含報告的範例。
  • 修正 – 您可透過使用者介面取得針對使用者或簽署者收集的所有個人資訊。 如果需要變更,使用者或簽署者可以直接進行變更,不需聯絡 Adobe 或其管理員。
  • 刪除 – 根據簽署儀式中扮演的角色,會有不同的動作。 傳送合約的使用者必須向受聘公司提出要求。 Adobe 不得參與此互動,且不得控制雇主在業務過程收集的資料。簽署過程會收集儀式期間簽署者的極少相關資訊。 其中包含名稱、電子郵件地址、IP 位址和 (選用) 電話號碼和 OTP 密碼。 系統會使用含簽署者簽名的合約來儲存此資訊,而傳送合約的公司可控制此資訊。 如果簽署者需要有關該合約收集之個人資訊的資訊,就需要聯絡合約的傳送者。 身為資料處理者的 Adobe,無法將合約或傳送合約之公司的任何資訊提供給簽署者。因為與簽署者相關的唯一資訊儲存在合約中,刪除合約就會刪除簽署者的個人資訊。 如果傳送者同意刪除簽署者的資訊,他們可使用隱私權選單來尋找和刪除該簽署者參與的合約。

針對 Adobe Sign 工具組,有三個功能可供使用:

  • 使用者等級日誌 - 在 Adobe Sign 環境中觸發的各種事件日誌 (其中包含個人資訊)
  • 合約刪除 - 隱私權管理員 具有授權,可檢視和刪除在其帳戶中任何使用者建立的任何合約。
  • 使用者刪除- 隱私權管理員具有授權,可在其帳戶中刪除任何使用者。

 


使用者等級日誌 

任何使用者都能向 Adobe 隱私權中心提出要求,請 Adobe 提供在 Adobe Sign 系統中包含這些使用者私人資訊的活動日誌。

系統會以 CSV 格式來傳回此資訊,其中包含:

  • 事件日期
  • 事件類型
  • 觸發事件的 IP 位址
example_user_privacydata


合約刪除

僅適用於在隱私權管理員授權的情況下,使用者傳送的合約。

當簽署者提出將其資訊從 Adobe Sign 系統中移除的要求時,帳戶隱私權管理員可針對該使用者的電子郵件地址進行搜尋,並傳回該電子郵件地址參與且在管理員帳戶中建立的所有合約。

如果隱私權管理員確定該合約不再需要,就可以將合約從服務中完全刪除,且此操作無法撤銷。

為了刪除合約,系統會將聯絡 Adobe Sign 的收件者重新導向至「管理」索引標籤來進行審閱,並聯絡原本建立交易的公司。

身為客戶資料處理者的 Adobe Sign 永遠不會在收件者的要求下刪除合約。

delete_agreements


使用者刪除

僅適用於在隱私權管理員授權情況下的使用者

當員工要求將他們的資訊從您的系統中刪除時,這個工具可將所有使用者資訊從 Adobe Sign 伺服器中完全刪除。 

使用者必須直接向帳戶隱私權管理員提出此要求。只有隱私權管理員有權刪除使用者。

Adobe Sign 支援無法將使用者從帳戶中刪除,如果收到刪除的要求,則會將該使用者導向至帳戶管理員。

delete_user_link

註解:

個人和免費帳戶

身為帳戶中唯一人員,或只有免費帳戶的使用者無法刪除自己。在這個情況下,這類使用者必須聯絡 Adobe 隱私權中心

使用者需要提供他們的電子郵件地址與明確的指示,來將與電子郵件地址關聯的使用者從 Adobe Sign 系統中刪除。Adobe 隱私權中心接著會採取適當的步驟來確保使用者已刪除。


使用者可以如何要求將其資料從 Adobe Sign 中移除

將個人資訊從 Adobe Sign 系統中刪除,需要對使用者的資產進行適當的解析。 此程序會依相關的使用者/帳戶類別而有所不同,可分為四類:

簽署者的獨特之處,在於他們所有的合約都是由其他使用者所建立。

將您的內容從 Adobe Sign 系統中刪除的第一步,就是註冊電子郵件地址,並審閱與電子郵件地址關聯的內容。

您可以在此註冊電子郵件地址: https://secure.na1.echosign.com/public/registerAccount

 

註冊電子郵件地址後,登入並按一下視窗頂端的「管理」索引標籤。

此頁面會顯示內含您電子郵件地址的所有 Adobe Sign 內容。

  • 請確定按一下視窗左側的篩選器

如果此頁面上沒有內容,請聯絡 Adobe 隱私權中心,並要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Adobe Sign 系統中刪除。

管理頁面

 

若要刪除您的合約內容,您必須聯絡合約的原始傳送者。

只有原始的傳送帳戶有權審閱和刪除合約。

注意: 原始傳送帳戶的隱私權管理員會判斷何時可將合約刪除。

 

若要判斷誰是原始傳送者:

  • 在「管理」索引標籤上,按一下某個記錄來進行選取 (按兩下則會開啟合約)
    • 合約的圖像就會出現在右側面板
  • 按一下選項右側邊欄的「活動」連結開啟合約事件清單
    • 活動報告中最底部的記錄是已建立的文件。建立合約那一方的電子郵件地址就列在
  • 複製電子郵件地址
  • 使用原始文件建立者的電子郵件,來將電子郵件傳送至這些建立者,指出您希望這些建立者將您的資訊從他們的 Adobe Sign 帳戶中移除。
    • 請確保使用原始合約傳送目標的相同地址來傳送電子郵件,讓這些建立者了解您已獲得提出要求的授權

對於在已完成進行中的類別中,「管理」頁面上所列的所有合約重複以上動作

  • 這些聯絡的公司有 30 天的時間可根據您的要求來刪除內容
活動清單

等待您簽名的任何合約都應拒絕:

  • 開啟要簽署的合約
  • 按一下左上角的選項
  • 選取我將不進行電子簽署
  • 提供拒絕的原因,然後按一下「拒絕」按鈕
拒絕

將合約從系統中刪除時,系統會將該合約從您的「管理」索引標籤檢視中移除。

刪除所有已簽署合約後,立刻聯絡 Adobe 隱私權中心,並要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Adobe Sign 系統中刪除。

免費和個人服務計劃具有註冊的電子郵件地址,且應能夠登入其帳戶來隨意審閱內容。

如果您無法登入,按一下在登入欄位底下的「我忘記密碼連結」,並重設您的密碼值。

i_forgot_my_password

 

在能夠登入服務時:

  • 按一下視窗頂端的「帳戶」索引標籤
  • 按一下左側欄中的「隱私權」選項
    • 此選項會開啟一個頁面,您可在其中使用電子郵件地址來搜尋使用該電子郵件值建立的內容
  • 在頂端輸入您自己的電子郵件地址,並按一下「輸入」
    • 系統即會傳回所有您已建立合約的清單
  • 按一下每個已完成合約,並下載要審閱的 PDF
  • 透過按一下最右邊的垃圾桶圖示,來刪除所有不再有效的合約
    • 在將所有已完成合約從帳戶中刪除前,無法刪除該使用者
delete_your_own_agreements

 

按一下視窗頂端的「管理」索引標籤。

此頁面顯示內含您電子郵件地址的所有剩餘 Adobe Sign 內容。

管理頁面

 

若要將其他使用者傳送的合約刪除,您必須聯絡合約的原始傳送者。

只有原始的傳送帳戶有權審閱和刪除合約。

注意: GDPR 不會要求將仍具有法律效力的合約刪除。此會由原始傳送帳戶的隱私權管理員決定。

 

若要判斷誰是原始傳送者:

  • 在「管理」索引標籤上,按一下某個記錄來進行選取 (按兩下則會開啟合約)
    • 合約的圖像就會出現在右側面板
  • 按一下圖像右側的「活動」索引標籤來開啟合約操作記錄
    • 活動清單中最底部的記錄是已建立的文件。建立合約那一方的電子郵件地址就列在
  • 複製電子郵件地址
  • 使用原始文件建立者的電子郵件,來將電子郵件傳送至這些建立者,指出您希望這些建立者將您的資訊從他們的 Adobe Sign 帳戶中移除。
    • 請確保使用原始合約傳送目標的相同地址來傳送電子郵件,讓這些建立者了解您已獲得提出要求的授權

對在已完成進行中類別中,「管理」頁面上所列的所有合約重複以上動作

  • 如果您已在「進行中」建立合約,請將其「取消」

這些聯絡的公司有 30 天的時間可根據您的要求來刪除內容

活動

 

「拒絕」「等待您」類別中的任何合約

將合約從系統中刪除時,系統會將該合約從您的「管理」索引標籤檢視中移除。

刪除所有已簽署合約後,立刻聯絡 Adobe 隱私權中心,並要求將您的使用者 (電子郵件地址) 從 Adobe Sign 系統中刪除。

經帳戶/隱私權管理員授權的使用者,只需聯絡其管理員並要求從系統中刪除。

隱私權管理員有權審閱您的內容/使用者,並刪除所有適合的內容。


刪除使用者的資訊

若要從 Adobe Sign 伺服器中刪除使用者,首先您需有該使用者 ID 的系統權限。若使用者不在您的帳戶中,您就沒有權限刪除。

若要確定該使用者是否在您的權限範圍內:

  1. 導覽至「使用者」介面: 「帳戶 > 使用者」

  2. 按一下「選項」 圖示 (最右方的三條線)

  3. 選取「顯示所有使用者」

  4. 搜尋該使用者的電子郵件地址

    navigate_to_users

    若無法在帳戶中找到該電子郵件地址,畫面上會顯示「使用目前篩選未出現任何使用者」

    user_not_found

    若有該使用者,則只會出現一筆紀錄 (因為電子郵件地址獨一無二)。


刪除使用者的合約

確認電子郵件地址正確,並確認您即將刪除正確的使用者 ID。 

使用者 ID 刪除後,就無法撤銷。

  1. 按一下使用者紀錄,將其反白標示。使用者紀錄上方隨即顯示動作連結

  2. 如果使用者為「非作用中」以外的其他狀態,請按一下「停用使用者」連結

    • 僅能刪除「非作用中」的使用者
  3. 按一下「刪除使用者資訊」連結

    delete_the_user

    注意:

    「刪除使用者」提問隨即開啟,指出刪除使用者的後果。

    刪除使用者將會:

    • 取消由該使用者發起之目前 處理中的任何合約
    • 拒絕任何處理中的合約 (其中該使用者為收件者)
    • 停用此使用者建立的任何作用中網頁表單
    • 避免與此使用者相關聯的任何整合進行任何 API 呼叫
    • 移除由此使用者建立的所有已儲存資料庫範本
    • 刪除與此使用者之間的任何帳戶共用

  4. 這則鄭重警告下方有三個選項。

    選取符合此情況的選項,並按一下「刪除使用者資訊」 (如果您有其他想法,則按 「取消」):

    • 保留此使用者發起的合約,但移除包括以上所述資源在內的使用者資訊
      • 若此使用者建立的合約,對公司仍有其重要性,請選取此選項
        • 合約會自動與刪除使用者的管理員帳戶共用 (請參閱下方的「備註」)
      • 僅適用於已完成的合約
      • 稍後,您可以視需要刪除這些合約
    • 移除使用者資訊,包括以上所述資源以及此使用者發起的所有合約
      • 刪除所有資訊
    • 目前請勿刪除使用者資訊 
      • 預設選項
    delete_user_challenge

    註解:

    選取「保留合約」選項時:

    • 此使用者 ID 建立的所有已完成內容,會與刪除該使用者的管理員帳戶共用
    • 系統會保留刪除之使用者 ID 的電子郵件地址,以便操作記錄/稽核報告能正確參照
    • 因為保留該電子郵件地址,無法在系統中以相同的電子郵件值建立新使用者
    • 若必須使用保留的電子郵件地址建立新使用者 ID,必須先刪除所有共用的內容,否則無法建立新使用者。(由於系統中有重複的電子郵件地址)。

  5. 最後的提問隨即出現:

    • 如果確定,請按一下「刪除使用者資訊」
      • 否則,請按一下「取消」
    delete_user_challenge-part2

    成功訊息隨即顯示,說明已將使用者 ID 從資料庫中刪除。

    • 若沒有問題,請按一下「確定」


刪除使用者的合約

GDPR 主張,使用者 (通常是簽署者) 有權將包含其個人資訊的所有記錄,從不再有保留個人資訊商業需求的系統中刪除。

在 Adobe Sign 的上下文中,這表示使用者必須聯絡他們簽署文件的公司,來評估系統中的文件並刪除適合的文件。

您必須透過帳戶中的帳戶管理員來指定隱私權管理員,視需要授予他們檢視和刪除所有合約的授權。

GDPR 的遵循程序很容易理解,而刪除或保留合約的決定權都掌握在帳戶的隱私權管理員手中。

 

若要審閱和刪除使用者內容:

  1. 以您帳戶的隱私權管理員身分登入

  2. 導覽至「帳戶 > 隱私權」

  3. 將要求方的三個電子郵件地址輸入至最上方的欄位,並按 「輸入」

  4. 系統會傳回在您帳戶中由使用者建立,且包含提供電子郵件地址的所有合約

    delete_agreements
  5. 按一下每個記錄,然後按一下合約清單頂端的「下載合約」連結

    • 開啟已下載的 PDF,並審閱內容來評估合約是否仍有效,或者您是否有其他保留合約的有效原因
    • 如果沒有保留文件的原因,請按一下合約記錄最右邊的 「刪除」(垃圾桶) 圖示
      • 刪除合約是絕對且無法復原的

    註解:

    GDPR 不會要求您刪除仍具法律效力的合約。

  6. 系統會發佈挑戰來確認您是否真的要刪除合約

    • 如果您非常確定要刪除合約,請按一下「刪除合約」
    delete_agreementchallenge

    系統即會顯示順利訊息,指出刪除正在處理中。

    • 現在太遲了....按一下「確定」


以隱私權管理員的身分啟用管理員

僅限於隱私權管理員才能存取隱私權頁面。 

只有將使用者標示為隱私權管理員時,使用者才能使用。


若要啟用隱私權管理員:

  1. 以帳戶管理員的身分登入

  2. 導覽至「帳戶 > 使用者」

  3. 按一下您要提升為隱私權管理員的使用者

  4. 在使用者清單上方的功能表,選取「編輯」

    navigate_to_users
  5. 當「使用者」面板開啟時:

    • 勾選面板底部,寫著「使用者為隱私權管理員」的方塊
    • 按一下「儲存」


Adobe 隱私權中心

提出在使用者介面中做出工具不支援動作的要求,或是與 GDPR 合規相關的問題,都必須提交至 Adobe 隱私權中心

支援和成功人員無法存取可將內容從伺服器中刪除的工具。

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