Le flux de signatures « Par écrit » est actuellement disponible pour tous les niveaux de service.

Description de la fonction

L’obtention d’une signature physique est parfois nécessaire en raison d’exigences juridiques ou de conformité, de prises de position politiques ou tout simplement parce que l’une des deux parties préfère les signatures physiques.

Le flux de signatures « Par écrit » Adobe Sign facilite l’obtention de signatures physiques, tout en garantissant un contrôle d’accès adéquat, conservant la qualité et la clarté du document final et tirant parti des processus et des vérifications électroniques.

La solution classique du fax dépend de chacun des télécopieurs impliqués dans le processus de signature. Chaque signature supplémentaire ajoute une certaine quantité de « bruit » analogique, et le document subit souvent une perte significative de fidélité.

Le nouveau flux de signatures « Par écrit » permet au destinataire de remplir le contenu du champ de façon électronique, y compris l’ajout de fichiers supplémentaires, puis d’imprimer ce document numérique précis pour signature. Le signataire numérise ensuite le document signé et télécharge le fichier en utilisant le lien du courrier électronique qui a fourni le document d’origine. La numérisation du document grâce à un scanner ou un appareil photo augmente grandement la qualité de l’accord final.

Remarque :

  • Le flux de signatures « Par écrit » est uniquement disponible dans le nouvel environnement d’envoi. Les utilisateurs de l’environnement d’envoi classique devront utiliser le flux de signatures « fax ».
  • Le flux de signatures « fax » n’est pas disponible dans le nouvel environnement d’envoi.
  • Il est prévu que le flux de signatures « Par écrit » (téléchargement numérique) remplace le flux de signatures fax lors de l’arrêt complet de l’environnement d’envoi classique au quatrième trimestre 2017.

Nouveautés

Pour les expéditeurs

Pour les expéditeurs, aucune modification n’a été apportée au flux, ni au modèle de document. La seule modification est la sélection de l’option « Par écrit » au lieu de l’option « Signature par fax ».

Du côté des avantages, le flux de signatures « Par écrit » offre des options étendues, comme :

  • La personnalisation des messages envoyés au destinataire pour toute instruction distincte
  • La vérification du signataire
  • La possibilité de préremplir les champs avant d’envoyer le document pour signature
  • Le remplacement du signataire actuel
  • La modification de l’accord après son envoi (mais avant signature)
  • La possibilité d’inviter le premier signataire à joindre des pièces annexes
  • Les rappels sont compatibles avec le flux de signature électronique
  • La création de rapports de données pour le préremplissage et le contenu du champ de formulaire du premier signataire
  • La possibilité de demander la validation des champs pour le premier signataire et de les valider
  • La liste étendue des destinataires qui peut comporter autant de signataires que celle du flux électronique
  • La prise en charge complète de tous les types de destinataire disponibles (approbateurs, chargés du remplissage du formulaire, accepteurs, etc.)
    • En règle générale, il est préférable que l’expéditeur se désigne lui-même (ou une partie désignée) en tant que dernier destinataire avec un rôle d’approbateur. Vous pouvez ainsi vérifier l’intégrité des documents téléchargés.

 

Pour les signataires

Pour les signataires, le flux de signatures « Par écrit » ressemble en tout point au flux de signatures électroniques jusqu’à l’étape d’impression du document pour signature :

  • Dans ce cas, le destinataire est informé par courrier électronique comportant un lien vers le document.
  • Le destinataire ouvre le document par voie électronique et prend d’abord connaissance du résumé en 3 étapes du processus.

 

  • Le destinataire peut remplir tous les champs de formulaire demandés/obligatoires
  • Une fois cette étape effectuée, le destinataire clique sur le bouton Suivant pour passer aux instructions de téléchargement :

 

  • Le destinataire clique sur le bouton Télécharger pour télécharger le document complété.
  • Une fenêtre s’ouvre et demande au destinataire d’ouvrir ou d’enregistrer le fichier
  • Une fois le fichier PDF ouvert, imprimez les pages du document
  • Apposez votre signature physique
  • Numérisez le document
    • Adobe Sign prend en charge les fichiers les plus courants (PDF, JPG, GIF, TIF, BMP).
    • Adobe Sign ne prend en charge qu’un seul fichier. Si vous avez plusieurs images, vous devez les rassembler dans un fichier unique.
  • En cliquant sur le lien dans le courrier électronique « Veuillez signer » original, vous ouvrez l’interface pour mettre le fichier en ligne (ou le télécharger à nouveau si nécessaire)
 
  • Cliquez sur le bouton Télécharger pour soumettre pour ouvrir une fenêtre qui permet au signataire de naviguer jusqu’au fichier à télécharger.
  • Une fois le fichier téléchargé, le destinataire a accompli sa tâche : l’accord passe au prochain signataire ou termine le processus.

 

Pour les clients intégration/API

Le flux de signatures « Par écrit » sera le comportement par défaut pour les clients pour qui la nouvelle page de signature est activée/intégrée à leur application. 

Les clients qui utilisent l’API pour récupérer des données ou des accords ne doivent pas modifier leur code existant. Le flux utilisé pour la signature d’un document n’affecte pas la façon d’accéder à l’accord complété.

Étant donné que les champs de préremplissage et de premier signataire sont remplis de façon électronique, leurs données peuvent être importées si un mappage des données est défini.

 

Remarque :

Les clients qui utilisent toujours la page d’envoi classique seront toujours en mesure d’utiliser la signature par fax jusqu’au quatrième trimestre 2017, date à laquelle la page d’envoi classique (et les signatures par fax) sera désactivée.

Pourquoi cette évolution

Les accords signés par fax, très efficaces pour les signatures valables sur le plan juridique, sont sujets à de nombreux problèmes en raison de la nature des appareils utilisés. Les problèmes courants :

  • Mauvaise qualité du document final : la réexpédition par fax d’un document à quatre reprises entraîne l’apparition d’une grande quantité de « bruit » analogique sur le document.
  • Échec des transactions : l’erreur est humaine et les documents sont souvents faxés à l’envers. Etant donné que le document reçu est vide, Adobe Sign est incapable de l’associer à l’accord approprié.
  • Sécurité : l’envoi d’un document à un fax n’est pas sécurisée et n’offre aucune garantie quant à la bonne réception du document par le destinataire désigné
  • Restrictions sur le nombre de signataires : le mécanisme utilisé pour faire suivre les pages faxées de l’accord se base sur des QR codes dans les coins de la page. Etant donné qu’une page ne comporte que quatre coins, les transactions par fax sont limitées à quatre signataires.
  • Préremplissage des champs : le système actuel de fax est conçu pour envoyer simplement un document à la partie désignée, il ne permet pas de préremplir les champs du document.
  • Saisie des données : un document envoyé par fax ne possède pas de champs que le système peut lire et vous envoyer sous la forme d’un rapport. La collecte des données est donc un processus manuel.

Envoi à des numéros de fax

L’envoi à un numéro de fax n’est pas pris en charge par le flux de signatures « Par écrit ». Limiter les problèmes mécaniques liés à l’impression par un fax constitue l’un des avantages principaux de cette nouvelle solution. Le fax n’étant plus une source, nous pouvons :

  • Assurer la qualité du document en éliminant le bruit analogique
  • Améliorer et enregistrer la réussite des livraisons : les rapports de transmission du fax ne vous permettent pas de savoir si une copie lisible du document a été livrée, ni d’identifier la personne qui l’a reçu.
  • Améliorer la sécurité : la plupart des télécopieurs sont simplement mis à libre disposition dans un espace public.
  • Améliorer la validation/communication du signataire : grâce au processus de signature électronique, la validation du signataire et les messages privés peuvent être inclus dans le flux de l’accord. Vous pouvez donc vérifier et donner des instructions au signataire pendant le processus de signature.

Activer l’option de signature « Par écrit »

Pour que la fonction de signature « Par écrit » soit disponible, votre compte doit d’abord utiliser le nouvel environnement d’envoi.

  1. Allez dans Compte > Paramètres de compte > Paramètres d’envoi
  2. Faites défiler l’écran jusqu’à Types de signature autorisés
  3. Cochez l’option Autoriser les expéditeurs à envoyer des documents pour signature par écrit
  4. Cliquez sur Enregistrer pour valider la modification

 

Une fois la fonction activée, elle sera disponible dans la page d’envoi

Remarque :

Si vous utilisez la visibilité limitée (Compte > Paramètres du compte > Paramètres généraux), vous devez explicitement activer la signature « Par écrit » dans ces paramètres avant de voir apparaître l’option dans la page d’envoi.

Pour tout accord envoyé en associant les paramètres de visibilité limitée et le flux de signatures « Par écrit », les paramètres de visibilité limitée ne seront pas pris en compte et le signataire verra le document dans son intégralité.

Ce produit est distribué sous licence Creative Commons Attribution - Pas d’utilisation commerciale - Partage à l’identique 3.0 non transposé  Les publications Twitter™ et Facebook ne sont pas couvertes par les dispositions Creative Commons.

Mentions légales   |   Politique de confidentialité en ligne